Bliv organiseret: tag ansvaret for dine skatter

Uanset om du selv indgiver din skat eller betaler en revisor for professionel hjælp, er det den bedste ting, du kan gøre for at få processen til at gå glat - og sørge for at du ikke går glip af penge eller skattemæssige pauser - at organisere dine skattedokumenter. Men hvordan gør du det?

Som mange organisering af opgaver, er det mere en vane, at du skal leve hele året i stedet for et enkelt oprydningsjob, at få dine skatter i orden. Som du vil se, er det et spil at bevæge sig både fremad og bagud.

Start med at gå fremad

Selvom den amerikanske indgivelsesfrist for indkomstskatter er 15. april, skal du virkelig begynde at organisere dine skatter 1. januar - for næste år, det vil sige. Start med at udvikle nye vaner til at gemme donationsformularer, kvitteringer for støtteberettigede udgifter og andre dokumenter for det indeværende år. Med andre ord, start med at organisere dine 2014-kvitteringer, som du vil indsende i 2015.

I mange organisatoriske projekter er det let at rette opmærksomheden mod efterslæbet, men det er ofte mere fordelagtigt at skabe et bedre system, der går videre. Næste års arkiveringsdato vil være her, før du ved det.

Jeg har allerede startet en mappe mærket "2014 skatter." Så snart jeg har et dokument, der hører hjemme i den mappe, såsom en e-mail-kvittering fra at lave en online donation, lægger jeg det ind der med det samme. Hvis jeg har et papirdokument, forlader jeg det i en mappe oven på min scanner indtil weekenden, hvor jeg også har en chance for at digitalisere det og tilføje det til den virtuelle mappe.

At placere disse dokumenter hurtigt, når du indsamler dem, er virkelig nøglen til at gøre dine skatter lettere at gøre senere. (Få flere organiserede fremgangsmåder for styring af dine computermapper: Brug mapper til at fjerne dit skrivebord.)

Bør du beholde papiroriginaler?

Lad os sige, at du scanner dine papirskattedokumenter. Skal du også beholde originalerne?

"Når folk digitaliserer papir, føler de sig undertiden tvunget til at beholde originalerne, men hvad angår IRS og regeringen er digitale kopier af kvitteringer og dokumenter acceptable, " ifølge Chris Barbier. Barbier er vicepræsident for produktstyring hos The Neat Company, der fremstiller Neat desktop-scannerprodukter, såsom NeatConnect-dokumentscanner og NeatCloud online-opbevaringsløsning. Han var også CPA i en række år. Et af Neat's specialiseringsområder er automatisk at registrere og mærke visse former for skattedokumenter, når du scanner dem.

Organiser efter år, derefter måned og endelig skatskategori

For alle dine dokumenter, både papir og digital, mærker du dine mapper efter skatteåret - ikke det år, hvor du arkiverer disse formularer.

Barbier anbefaler følgende hierarki til yderligere mærkning og organisering:

• År
• Måned eller dato
• Skatskategori (dvs. hvor dokumentet vises på dine skatter).

Hvis du betaler en revisor for at forberede dine skatter, siger Barbier, kan denne kategoriseringsmetode ende med at spare dig for penge, fordi du allerede har organiseret alle dokumenter for ham eller hende, og de fakturerbare timer vil derfor være færre. ”Du vil ikke betale regnskabsføreren for at organisere en skobokse med dokumenter, ” siger han.

Se tilbage

Når det er tid til at indgive dine skatter, begynder de fleste med at se tilbage på deres forrige års arkivering (medmindre det gik dårligt, selvfølgelig). Medmindre du eller din virksomhed har haft en større statusændring (f.eks. At købe et hjem eller gifte sig), vil de fradrag og formularer, du arkiverer i år, sandsynligvis svare til eller være det samme som året før. Brug disse gamle formularer som vejledning, som en tjekliste, for at være sikker på, at du ikke går glip af noget.

Hvis du selv indberetter dine skatter, kigger du på vores liste over den bedste skattesoftware for 2014. For gratis online skatteforberedelse og arkiveringstjenester er vores redaktørvalg TaxACT Free Federal og for betalte tjenester, TaxACT Ultimate Bundle er vores redaktører ' Valg. (Bemærk, at PCMag ikke anbefaler alle amerikanske skatteydere at bruge en online skattearkiveringstjeneste. I mange tilfælde, især for alle med et komplekst selvangivelse, er en menneskelig skatteudarbejder en sikrere mulighed.)

Baseret på disse anmeldelser indleverede jeg både mine skatter for 2012 og 2013 ved hjælp af TaxACT, som har en mulighed for at importere det foregående års oplysninger for at hjælpe dig gennem det indeværende år. Jeg kunne også godt lide, at det i TaxACT var let at bruge hjælpeværktøjerne til at slå op en form for pantelenter, som jeg havde på hånden, men som ikke kom op automatisk, da jeg fulgte guiden til forberedelse af skat. Jeg har lige indtastet dokumentnummeret, og et link bragte mig direkte til den side, hvor jeg kunne indtaste oplysningerne.

Sikkerhedskopiere og rydde ud

Hvis du stræber efter at leve et papirløst liv og har makuleret alle dine følsomme papirskattedokumenter, skal du sikkerhedskopiere en kopi af dine digitaliserede skatter.

"Nogle mennesker er bange for at bruge skyen til noget så følsomt som skattedokumenter, men du vil altid have en sikkerhedskopi et eller andet sted, hvad enten det er en anden pc, et eksternt drev eller skyen, " siger Barbier. Og bestemt er der masser af softwaremuligheder, der kan hjælpe dig med at sikkerhedskopiere din computers data, men skal du med følsomme dokumenter som f.eks. Skatteformularer tage nogen ekstra forholdsregler?

Mark Grace, vicepræsident for global forbrugervirksomhed for Absolute Software (som gør LoJack til bærbare computere), er mindre bekymret for oplysningerne i skyen og mere bekymret for glemte kopier af dokumenter, der er tilbage på din smartphone eller computer. Lad os sige, at du klikker på et hurtigt foto af din W2-form og uploader det til Evernote, hvor OCR gør billedet tekst-søgbart. Det lyder som en god idé, men fotoet findes sandsynligvis stadig også på din telefon. "I det øjeblik du tager billeder af dine følsomme dokumenter, sætter du dig selv i fare. Der er ingen måde at omgå dette scenarie på, " siger Grace.

"Det er klart, at der er en massiv industri omkring digitalisering af skatter, " siger Grace, "men jeg tror, ​​du skal være opmærksom på det." Du skal have et vist ansvar, siger han, for at slette kopier af dokumenter, der muligvis findes på steder, som du vil glemme, ligesom din telefons kamerarulle.

Ud over at sikkerhedskopiere dine skatter, anbefaler Grace at bruge en service på både dine mobile enheder og bærbare computere, der giver dig mulighed for fjerntørret dem i tilfælde af tab eller tyveri. "Tyve er interesseret i at finde dine data, når de stjæler en enhed."

Penge i banken

Forhåbentlig får du en fedtbeskatningsrefusion i år. Når resultatet af en selvangivelse er til din fordel, jo hurtigere du indgiver generelt, jo hurtigere får du denne refusion. Hvis du organiserer dine kvitteringer, dokumenter og papirer nu til næste års arkivering, får du måske næste års kontant endnu før. Og jo før pengene er i dine hænder, jo hurtigere kan de begynde at tjene dig renteindtægter… som du kan rapportere året efter.