Bliv organiseret: stop kampe med e-mail med mere e-mail

Overbelastning af e-mail er et enormt produktivitetsproblem på arbejdspladsen. Jeg møder hele tiden mennesker, der klager over e-mail, siger, at det er overvældende, og ønsker, at der var en slukket switch for alle de nye meddelelser, der hældes ind i deres indbakke.

Mange af disse samme mennesker fikserer imidlertid på e-mail på en sådan måde, at de ender med at forværre problemet. Hvad jeg ser er mennesker, der prøver at bekæmpe e-mail med mere e-mail, som igen genererer stadig mere e-mail. Fordi de er knyttet til e-mail-elendighed, kan de normalt ikke se, hvad der sker klart, så de har ingen idé om, at de gør det værre.

Der er nogle få måder, jeg har bemærket, at folk skyder sig selv i foden, mens de prøver at håndtere e-mail-overbelastning.

Brug ikke din indbakke som en opgaveliste

Det første eksempel på mennesker, der forværrer deres e-mail-problemer, er to-do listerne , som jeg gerne kalder dem. Opgavelister efterlader e-mails i deres indbakke, når meddelelsen enten indeholder en opgave eller udløser hukommelsen til en tildelt opgave. Med andre ord bruger de indbakken som en opgaveliste.

Tænk på, hvordan folk normalt tildeler opgaver via e-mail. Sjældent er opgaven tydeligt angivet i emnelinjen. Modtageren skal åbne og læse e-mailen for at kende detaljerne i opgaven. Mere sandsynligt er det dog, at beskeden ikke har alle de oplysninger, som modtageren har brug for, såsom en deadline eller andre detaljer om opgaven. En udveksling af meddelelser frem og tilbage tydeliggør opgaven, og det ender med at oprette et nyt stykke e-mail hver gang det sker. Kort sagt, e-mail-indbakker er meget dårlige at gøre-lister.

Et andet problem er, at huskelister konstant skal kontrollere hver indgående mail for at se, om den indeholder en opgave, og hvis den ikke gør det, slipper de straks af med e-mails. To-do lister ender med at luge uophørligt.

Værre er, at huskelister bliver vant til at kontrollere deres indbakke for deres daglige opgaver, og ofte ender de ofte med at sende sig selv påmindelser om andre ting, de vil have gjort.

Hvis e-mail er et problem, hvorfor ønsker du så at oprette mere e-mail på denne måde?

I det tykke kan det imidlertid ikke lister, der gøremål, se, hvordan deres system forværrer sagen. De hævder ofte, at det at bruge deres indbakke som en opgaveliste er det eneste, der fungerer. Men hvis denne samme person føler sig overvældet via e-mail, fungerer den helt klart ikke. Der er et par løsninger, og jeg kommer til dem i et øjeblik.

Stop med at sende Nudgemail

Jeg talte for nylig om en virksomheds tilbagetog om e-mail-administration. For at forberede mig til foredraget talte jeg med nogle ansatte og lærte, at mange af dem håndterede enorme mængder e-mail, undertiden 1.000 meddelelser pr. Dag ved hjælp af Nudgemail. De troede, at dette var en perfekt fornuftig måde at styre strømmen på.

Nudgemail er et freemium-værktøj, der lader dig i det væsentlige udsætte e-mail ved at indstille et tidspunkt, hvor det vises igen i din indbakke som en ny meddelelse. "Væsentligt" er et meget vigtigt ord her.

De fleste snooze-funktioner, som dem i SaneBox eller nogle af de bedste e-mail-apps, skjuler den originale meddelelse fra din indbakke og får den derefter til at vises igen som et nyt ulæst stykke mail på det tidspunkt, du vælger. Nudgemail fungerer lidt anderledes. Når du bruger den til at slukke e-mail, forbliver den originale e-mail i din indbakke, og en ny meddelelse vises øverst i din indbakke med hele den tråd, der er angivet i den originale meddelelse.

Misforstå mig ikke. Nudgemail er et fint værktøj, og det er en god løsning i nogle tilfælde. Enhver, der ser indbakken som en strøm af information snarere end et indsamlingssted for kommunikation, der skal behandles, kan godt gøre det med at bruge den. Men når arbejdstagere fortæller mig, at det store antal meddelelser i deres indbakke efterlader dem ikke i stand til at udføre deres job, og 20 procent af deres beskeder er gentagne meddelelser i form af Nudgemails, er det et problem.

Meget som to-do lister kan være i benægtelse af det faktum, at deres system er ødelagt, nogle Nudgemail-brugere forvandler det til en krykke. De sidder så fast i deres nuværende vaner, at de ikke kan forestille sig en bedre løsning.

Svar ikke så hurtigt

Meget ofte er det at svare på en e-mail en måde at anerkende en andens besked på uden at faktisk flytte samtalen fremad. Forestil dig en kollega-e-mails for at spørge din mening om en præsentation. Du har ikke set på præsentationen endnu. Afhængig af din arbejdsplads, kan det være mere acceptabelt at svare hurtigt med "Jeg ved ikke. Jeg har ikke kigget endnu" end at vente to timer, indtil du har set og dannet en mening. Når du hopper for at svare hurtigt, selvom beskeden ikke er materiel, genererer du overskydende e-mail. Hvis virksomhedskultur skubber dig mod denne opførsel, skal du tro, at andre mennesker også gør det mod dig.

En person, der er langsom med at svare på e-mail, kan ses som doven eller ikke være en holdspiller, selvom det at vente på at svare på en e-mail er en meget mere logisk og produktiv måde at gøre det på. Men det er helt baglæns, og du er nødt til at bryde dig væk fra det, hvis du føler dig oversvømmet via e-mail.

Det, der ender med at ske, er, at folk svarer på beskeder bare for at videregive pengene. Lad os sige, at Raj spørger Sarahs mening om noget, og hun svarer: "Ikke sikker. Hvad synes du?" Nu er bolden tilbage i Rajs domstol, og onus er på ham til at svare, hvis kun for at Sarah får en ny ulæst besked i sin indbakke, der minder hende om at faktisk svare denne gang.

Et andet eksempel, der er almindeligt for folk i supportafdelinger, såsom it, er, at de opretter en generisk e-mail-adresse, hvor medarbejderne skal indgive hjælpebilleder, som Når en medarbejder er ved at narre over, at hendes computer dog er ødelagt, og hun er nødt til at få hjælp hurtigt, hun kan muligvis glemme den generelle e-mail og i stedet e-maile den person, hun kender inden for IT. Bør den IT-person tage sig af problemet? Ignorer e-mailen? Svar og fortæl medarbejderen, at hun har brug for at bruge den rigtige IT-hjælp-adresse? CC hendes chef? Hvad er den rigtige ting at gøre?

Ofte genererer responsen, der er drevet af panik og frustration, bare mere e-mail (og skaber spænding). Igen er det et eksempel på, at virksomhedskultur skaber forventninger til et hurtigt svar, der er grundlæggende. Men du kan bryde væk fra dette mønster uden at forstyrre freden og generere færre e-mails som et resultat.

Løsninger til overdreven e-mail

Hvordan stopper vi med at generere overdreven e-mails? Nogle løsninger er enkle og hurtige, og en person kan gøre dem uden støtte fra virksomheden.

I det forrige eksempel kunne IT-medarbejderne sandsynligvis nippe problemet i knoppen ved at have en ansigt til ansigt samtale (eller telefonopkald med en ekstern medarbejder) snarere end at svare via e-mail. Hvis IT-personen svarer via e-mail, vil den kollega, der har behov, sandsynligvis ikke læse den meget nøje alligevel. Husk, at hun allerede er stresset over sit computerproblem. Det lyder muligvis meget lavteknologisk, men at konfrontere kollegaen ansigt til ansigt, roligt og professionelt, vil hjælpe hende med at huske den rigtige protokol til arkivering af hjælpebilletter i fremtiden, især hvis IT-personen forklarer, hvad andre job prioriterede ved øjeblik. At forklare person går langt.

En anden måde at stoppe med at generere overdreven e-mail for dig selv er at finde gode e-mail-assistentværktøjer, der hjælper dig med at skære ned på e-mail i din indbakke i stedet for at sprede den, som Nudgemail gør. SaneBox (ca. $ 7 pr. Måned) er den løsning, jeg anbefaler. Mailbird er en e-mail-klient-app, der leveres med en snooze-indstilling og andre funktioner, der muligvis også kan hjælpe.

Stop med at bruge din indbakke som din opgaveliste, både til personlige opgaver og arbejdsrelaterede opgaver. Der er så mange gode værktøjer nu, der er meget bedre til at tildele opgaver, spore dem, opdatere detaljerne om dem osv., Som ikke er afhængige af e-mail. Jeg kan godt lide Todoist, selvom Wunderlist også er en fantastisk app.

Hvis du kan overbevise dit arbejdshold eller din afdeling om at samle et bedre værktøj til opgaveopgaver, er du virkelig i meget bedre form. Bortset fra projektstyringsapps med fuld styrke, er der andre samarbejdsprogrammer, der er lette, lette at bruge, hurtigere at konfigurere, og de kan være en bedre løsning på dit teams udfordringer.

Se mine andre tip for at skære ned på overbelastning på kontoret via e-mail for mere.