Bliv organiseret: styring af en familiekalender

Måske holder du en vægkalender i køkkenet med alle familiemedlemmers begivenheder og aftaler: aftaler, arbejdsplaner, rejsedatoerer og så videre. Du kan også opbevare nogle blyanter og viskelædere i nærheden for at foretage ændringer, fordi der altid er ændringer. At få din families tidsplaner til at synkronisere kan være dens egen opgave. Brug af digitale kalendere gør imidlertid meget af udfordringerne lettere.

Her er nogle funktioner, du kan kigge efter og bruge i en digital delt familiekalender.

Deling af funktioner. Det er unødvendigt at sige, at en familiekalender er beregnet til at blive delt, selvom ikke alle delinger oprettes ens. Undertiden betyder "deling" af en kalender, at den er synlig for en anden person. Andre gange betyder det, at det er et samarbejde - andre medlemmer kan også redigere kalenderen.

Min drømmefamiliekalender vil have finjusterede tilladelsesindstillinger, så nogle familiemedlemmer muligvis kan læse og skrive bestemte aftaler, mens andre kun kan se dem. Nogle mennesker får lov til at oprette aftaler, og andre kunne kun redigere eksisterende. Og selvfølgelig ville jeg have komplette administratorkontroller. Desværre finder du ikke dybe indstillinger i typiske kalendere uden for dyre og robuste applikationer til projektstyring.

Importer offentlige kalendere. De fleste online kalendere har importindstillinger, så du automatisk kan udfylde din egen kalender med en liste over nationale helligdage eller en anden offentlig kalender. Mange synkroniserer nu også med Facebook- og kontaktadministrationsapps, så du også kan importere dine venners fødselsdage.

Synkronisering. De bedste delte kalendere synkroniseres på tværs af flere platforme, lægger advarsler, påmindelser og ajourførte oplysninger lige ved hånden uanset hvor du er. Det giver mening at bruge en kalender, som du kan få adgang til både en smartphone og online via en Web-app. På den måde behøver du ikke at stole på at være foran din hjemme- eller kontorcomputer for at foretage ændringer. Sørg for, at det system, du bruger, fungerer med de enheder, som dine familiemedlemmer også har. Du ønsker ikke, at din Android-bærende søn skal være ude af løkken, mens din iPhone-slående datter ved, hvad der sker.

Farvekodning. De fleste onlinekalendere har farvekodning, som undertiden er tildelt folk, og nogle gange til typer aftaler, som personligt kontra arbejde versus familie. For mig skal en delt kalender absolut have en slags farvekodning, da den kan fortælle dig på et øjeblik, hvem der laver hvad, hvornår.

Hvilken slags kalender skal du bruge?

Google Kalender, iCal og Outlook. De tre mest populære kalendere er sandsynligvis Google Kalender, Apples iCal og Microsoft Outlook. Fordelen ved at bruge en af ​​disse populære kalendere er, at de integreres med mange andre apps og tjenester. De er også forholdsvis fleksible, hvilket på den ene side giver dig mere frihed til at styre dem, hvordan du vil, og på den anden side kan skabe mere arbejde.

Specialiserede familiekalendere. Jeg har testet et par tjenester designet til at hjælpe med at centralisere og styre familier, og de fleste af dem har en kalendertjeneste, der er meget specifikt designet med en moderne familie i tankerne.

Famjama (gratis, 4 stjerner) er langt min favorit blandt gruppen, og vores redaktørvalg blandt familiearrangører. Den bedste funktion her er muligheden for at indstille aftaler og gøre dem kun synlige for udvalgte familiemedlemmer. Famjama overvejer også ikke kun dine nærmeste familiemedlemmer, men også plejere, og det har et ikon, der viser, hvornår ingen forælder er tilknyttet en aktivitet, der involverer børn. Famjama understøtter også gruppekalendere uden for familien, ligesom sportsholdsplaner.

Lidt mere kendt er familiearrangøren kaldet Cozi (gratis til $ 49, 99 pr. År for guldmedlemskab, 2 stjerner), og selvom jeg ikke er vild med den samlede service, er familiekalenderen bestemt dets søde sted. Du kan sende et link til enhver for at få dine Cozi-aftaler indtastet i deres tredjepart-kalender (Google Kalender, Apple iCal og Microsoft Outlook til Windows, skrivebeskyttet). Og en anden flot funktion er, at Cozi lader dig vælge hvert familiemedlem til at modtage en ugentlig e-mail, der viser ugens kommende dagsorden.

Én sidste populære familieorganisator, AboutOne (gratis, 3 stjerner) har ikke en familiekalender i øjeblikket, hvilket er en stor grund til ikke at bruge tjenesten. Man ser dog ud til at være i værkerne.

Gå online for bedre planlægning

At flytte din familiekalender fra køkkenvæggen til en onlinetjeneste giver mening. Det giver alle bedre synlighed i hinandens skemaer og er meget lettere at vedligeholde og redigere (ingen viskelæder kræves). Smartphone-advarsler og påmindelser knyttet til din kalender fungerer bedre end en stor gul stjerne markeret på en vægkalender. Bare sørg for at kigge efter de funktioner, du har brug for, når du vedtager en ny familiekalender.