Video: HE KNOWS HOW I LIKE IT... Jason Shah (Oktober 2024)
Hvor meget tid spilder du på møder, fordi de mennesker, der driver dem, ikke er forberedt? Der er ingen dagsorden. Kolleger ankommer sent. Det, der diskuteres, har noget at gøre med dig eller dit arbejde. En time senere har du ikke gjort noget, ikke lært noget og bidraget intet. Hvad var poenget?
Do.com sigter mod at hjælpe folk med at få bedre møder ved at give dem ressourcerne til at planlægge og udføre dem. På mange måder er det som en tjekliste over ting, der skal gøres før, under og efter et møde for at sikre, at det er produktivt for alle involverede.
Dagen for vores møde, fik jeg en e-mail fra Do.com via Shah. Inde inde fandt jeg en dagsorden, klare start- og sluttider for mødet, en liste over de mennesker, der ville være på opkaldet og deres kontaktoplysninger (bare os to, i dette tilfælde), og links til baggrundsinformation. Alt dette hjalp os med at nedbryde jagen under opkaldet, da Shah forklarede, hvad der gør et møde produktivt, hans motivation for at starte Do.com, og hvordan arten af møder blandt vidensarbejdere ændrer sig.
Jill Duffy: Lad os tale om møder, og hvorfor folk hader dem.
Jason Shah: Fra det, vi har fundet, deltager de fleste på møder, som de ikke er forberedt på. Der er ingen god grund til, at mødet finder sted. Der er ikke distribueret nogen dagsorden på forhånd. Folk dukker op sent, og nogen er nødt til at skylle op på tingene. Mennesker, der organiserer dem, er ikke altid tankevækkende over, hvem der skal være der, og så ender du med store møder, hvor halvdelen af menneskerne er valgfri, og måske er halvdelen af folkene kerne, så dynamikken er slukket og det forhindrer produktivitet.
Det koger ned til spildt tid for travle mennesker.
Hvis du beder nogen om at sidde i et rum i 30 minutter og ikke opnå noget, ville de tro, du var skør. Men det er, hvad folk gør millioner af gange om dagen på arbejdspladsen.
JD: Hvordan vil du beskrive et produktivt møde?
JS: Du skal have et par nøgleingredienser. Først skal det faktisk være nødvendigt. Hvis der hurtigt kan håndteres noget via e-mail, skal du gøre det. Men hvis det skal være et møde, så er det okay.
Forberedelse er nøglen: udrulning af hvad der skal diskuteres, hvem der er ansvarlig for hvad, disse slags ting, der fører til fokuseret samtale. Under mødet: holde sig til, holde tid, notere og slutte til tiden.
Mødetidspunktet betyder også meget. Mange mennesker er bare standard på en time. Jeg bemærkede, at du var meget bevidst og sagde 25 minutter til denne samtale. Jeg synes, det er en god praksis.
Hvad der sker efter mødet er også nøglen. Hvis Bob og Stacey siger, at de vil følge op med en ny version af et dias, og Mark siger, at han vil sende dig salgsnumrene, skal de faktisk gøre det! Vi finder ud af, at de fleste mennesker siger, "Fantastisk! Godt møde!" og de forlader, og der er ingen opfølgning. Og selvom der er, sker det på det forkerte tidspunkt, der udfælder et andet møde eller mere unødvendigt arbejde.
Så forberedelse, styring af mødet, opfølgning med succes bagefter er nøglekomponenter i et godt møde.
JD: Projektstyringsværktøjer og andre arbejdsstyringsværktøjer er designet til at strømline arbejdet. Tanken er at have færre møder og (og mindre e-mail). Du kan tildele hinanden opgaver og frister uden at have møder om dem. Ud fra dit synspunkt, har disse værktøjer ændret møder i vidensarbejdsstyrken?
JS: Ja. På makroniveau har vi forhåbentlig færre møder som et resultat af disse værktøjer.
Hvis jeg for eksempel ser, at der blev opdateret mockups på Dropbox, og jeg synes, de er gode, behøver jeg ikke at møde designeren for at diskutere dem. Hun behøver ikke engang at give mig besked. Jeg kan bare afbryde en meddelelse, der siger: "Hej, jeg så de opdaterede filer." Med noget som Slack kan jeg hurtigt stille nogen et spørgsmål uden at skulle mødes for at diskutere spørgsmålet.
Tidligere ønskede folk mindre teknologi, fordi det f.eks. Var svært at få donglen til skærmen, eller det var distraherende for folk.
Jeg håber, at forøgelsen af disse værktøjer fører til færre møder, men jeg ved ikke, om der er konkrete data, der understøtter det endnu, bortset fra den propaganda, som de enkelte virksomheder har lagt derude. Og i selve mødet, tror jeg, at naturen af disse ændrer sig, fordi vi er mere teknologisk orienterede. Hvis vi bruger tjenester uden for et møde, er selve møderne også nødt til at holde trit med det.
JD: Jeg kan godt lide at have arbejdsmøder. De har en tendens til at være den mest produktive for mig. Jeg mødes med en gruppe mennesker, vi sætter os ned og udfører det arbejde, vi har brug for lige her, måske med vores værktøjer projiceret på en skærm.
JS: Det får mig til at tænke på den vippede klasselokalmodel. Klasseværelset er et sted at arbejde, snarere end bare at se en præsentation, ligesom et møde ikke bør kaldes for bare at bladre gennem et dæk, som nogen let kunne sende dig en e-mail.
JD: Lad os tale lidt om Do.com. Giv mig 30-sekunders forklaring på, hvad Do.com er, og så vil vi tale mere detaljeret om, hvordan du bruger det.
JS: Do.com er samarbejdssoftware til møder. Det har intet at gøre med videoen og lyden. Det handler om produktiviteten af møder.
Med Do kan folk sætte dagsordener, så de ved, hvad de skal tale om. De kan notere i realtid og tildele opgaver, der interagerer med deres andre arbejdsgange. Vi er integreret med Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce osv.
Vi har haft mere end 1, 5 millioner mennesker til at deltage i møder i mere end 20.000 virksomheder. Vi hjælper dybest set folk med færre møder, bedre møder og forhåbentlig være mere glade og produktive på arbejdet.
JD: Og det er en freemium-model.
JS: Det er det. Du kan tilmelde dig gratis, og vi har masser af gratis brugere.
JD: En af de ting, der ramte mig ved Do.com, er, at det virkelig opfordrer folk til at tage de rigtige handlinger, i modsætning til at være løsningen i sig selv. Jeg tænker meget på ting som motivation og hvordan vi ikke altid opfører os på måder, der er i vores bedste interesse. Så jeg synes det er pænt, når jeg finder værktøjer, der handler mere om at guide os snarere end at give os noget. Jeg fik den fornemmelse, at det er det, Do.com handler om.
JS: Ja, jeg er enig. Vores tro er, at møder er lige så meget et folkeproblem som et teknologiproblem. For eksempel har vi ikke brug for en e-mail-app for at forhindre Bob i at bogføre fra at sende en super lang besked, der er svær at forstå. Det har sandsynligvis at gøre med firmapolitik, Bobs evne til at være professionel, teamdynamikken og lignende ting. Nogle UI, der sidder fast i en webbrowser, ændrer ikke Bob.
Dette er noget, jeg tænkte meget på, da jeg tidligere arbejdede hos Yammer. Yammer forsøgte at gøre virksomheder mere gennemsigtige. Men ærligt var Yammer et værktøj for gennemsigtige virksomheder, fordi det er meget svært at ændre en organisations kultur.
Do.com er meget et produkt, der prøver at hjælpe folk med at være bedre og giver dem teknologi, der gør dem i stand til det, snarere end at gøre det for dig. Helt ærligt ved jeg ikke engang, om vi kunne vende en switch og gøre et møde mere produktivt. Det ville være ret magisk!
Vi tror virkelig, at dette vil have opholdskraft. Hvis det vil arbejde, skal det komme fra mennesker, og vi gør det muligt for dem at blive deres bedste selv.
JD: Fortæl mig oprindelseshistorien til Do.com, og hvorfor du brænder for dette projekt og dette firma.
JS: Jeg arbejdede hos Yammer, før Microsoft købte Yammer. Og som du sandsynligvis kan forestille dig, efter at Microsoft købte virksomheden, begyndte kulturen at ændre sig meget, inklusive tilføjelse af meget bureaukrati og møder.
Jeg gennemgik omkring et år, efter denne erhvervelse, at finde ud af, at det var virkelig svært at få tingene gjort. Det var sindssygt for mig, især fordi vi var et firma, der oprindeligt blev bygget for at gøre arbejdet bedre for folk!
Lang historie kort, jeg sad i et forfærdeligt møde en dag med 10 mennesker, og jeg gik væk og tænkte: "Hvad laver jeg her?" Sindssyge af det slog mig bare.
Hvis jeg inviterede dig til en middagsselskab, og jeg ikke forberedte mig på forhånd til at få ingredienserne og have et koncept, som jeg ville have, at gæsterne skulle nyde, og de dukker op, og jeg siger: "Hej, lad os gå i købmanden og gøre denne middagsfest, "ville de sige, ” Det er skørt! Vi kommer ikke til at finde ud af det med dig. Vi kom hit for en middagsselskab! " Men det er hvad møder er!
Jeg troede, det var skør, og jeg havde kløet at forlade og starte et nyt firma.
JD: Hvilke andre produktivitetsapps eller -tjenester bruger du? Har du nogen bedste praksis for at forblive produktiv?
JS: Kan jeg give et ukonventionelt svar? Jeg tror, nogle af de bedste produktivitetsapps ikke rigtig er produktivitetsapps. Uber, for eksempel, giver mig måde mere produktivitet end en app som Asana. Jeg får steder hurtigere og spilder mindre tid på at stå rundt i regnen og vente på en bil.
Der er et andet værktøj, jeg bruger, kaldet BetterSnapTool, og igen er det ikke et klassisk produktivitetsværktøj. Jeg satte min skærm op med tre kolonner, og med Windows Snap ramte jeg en genvejstast, og alle mine vinduer klikker på plads.
Vi bruger Trello og Slack også her. Vi bruger Instacart til vores dagligvarer på kontoret. Det at ingen behøver at bekymre sig om er nyttige og på en eller anden måde gør os mere produktive som et resultat.
JD: Og hvad med bedste praksis eller personlige produktivitetsvaner?
JS: Jeg er begyndt at blokere tiden i min dag i kalenderen for at sikre, at ting ikke løber ud. Jeg har hentet meditation om morgenen for at hjælpe mig med at indstille til nul og få klar over, hvad der er vigtigt.
En anden, der er ukonventionel, er at delegere ting. Det er ikke en fire timers arbejdsuge lydbid, men jeg har den personlighed, der får mig til at ønske at gøre alt selv. At være opmærksom på behovet for at misligholde delegation i modsætning til standard for at gøre ting selv har virkelig været indflydelsesrig.
For mig er det en blanding af at være mere opmærksom, tidsboksende ting og delegere. Jeg er langt mere i fred og fokuseret på de to eller tre ting, der betyder noget hver dag. Som grundlægger kan du blive distraheret af alt, der har med virksomheden at gøre, hvad enten det er investorrelationer eller en PR-mulighed, og således har delegering gjort mig mere produktiv.
JD: Hvor stor er din stab?
JS: Ti personer. Delegationen bliver lettere, men det er selvfølgelig super lille for et firma.
JD: Ja, men det er vigtigt for andre iværksættere at vide, at selvom du arbejder med et meget lille team, er delegation stadig vigtig.
