Bliv organiseret: hvordan du bruger samarbejdssoftware til at kortlægge arbejdsgange

På den allerførste dag af mit allerførste virkelige job tog den mest seniorredaktør for det tidsskriftsforlag, der ansat mig, mig til et stort flowchart fastgjort på en væg. ”Sådan går en artikel fra skrevet til offentliggjort, ” sagde hun. Hun ledte mig gennem hele processen og understregede de dele, hvor mit team og jeg var involveret. Dette var 2001, før samarbejdssoftware var frit tilgængeligt, men de lektioner, jeg lærte den dag, gælder også i denne tidsalder af Asana og Slack.

Hver journalartikel gik i en overdreven poly-konvolut med et stykke papir, der var tapet foran. Papiret blev farvekodet til det tidsskrift, hvor artiklen skulle vises. Vi kaldte dette en jobjakke. Hver gang artiklen gik til en anden afdeling, hvad enten det drejer sig om kopiereditorer til korrektur eller til tastaturafdelingen for ændringer, blev historien om dens rejse logget på jobjakken. Når en medarbejder var færdig med det, tildelte hun den til en ny afdeling ved at skrive en linje på sporarket. Alle, der så en jobjakke, vidste nøjagtigt alle de stadier, artiklen havde været igennem, og hvor den skulle gå næste gang.

Når jeg tænker tilbage på det, var disse jobjakker en forløber for og fysisk manifestation af dagens workflow-software, ligesom Asana. Arbejdsprocesdiagrammet, der var fastgjort til væggen, var en fremragende orientering for mig som ny medarbejder og alle andre, der blev ombord. Det gav mig et krystalklart billede af, hvad organisationen gjorde, og hvordan.

I nutidens verden, hvor vi skaber efter papirløse miljøer og stort set er flyttet til elektroniske filer og mapper, er det lettere at afstå fra at oprette sådanne arbejdsgangsdokumenter og holde dem ajour. Men for alle virksomheder og endda teamwork-projekter på hobbyniveau er det meget vigtigt at dokumentere din arbejdsgang.

Hvorfor dokumentarbejdsgang?

Hvorfor skal du dokumentere din arbejdsgang? Der er et par absolut kritiske grunde, herunder følgende:

• Det hjælper virksomhedsejere og ledere med at tænke igennem og forstå, hvad der sker på alle faser i forretningsprocessen, og hvorfor;
• Det gør det muligt at identificere unødvendige trin og afskære processer;
• Det minder medarbejdere eller teammedlemmer, der kan være fjernt fra bestemte faser i virksomheden, hvorfor de eksisterer, og hvilken værdi de giver;
• Det er vigtigt for ombordværende teammedlemmer;
• Det er en af ​​de bedste måder at forklare potentielle kolleger, klienter og investorer om, hvordan en virksomhed fungerer; og
• Det giver et team mulighed for mere effektivt at begynde at bruge samarbejdsværktøjer.

Til det sidste punkt har jeg allerede nævnt Asana. Asana er et værktøj til styring af arbejdsgange, ligesom en opgaveliste på steroider. Det ligner meget jobjakke-systemet, jeg brugte i mit første udgivelsesjob. Med Asana kan du spore opgaver, der skal udføres, og skubbe dem igennem en proces. Hver opgave har en historie med alle de trin eller delmasser, som den har været igennem. Når en person er færdig med den underopgave, der er ved hånden, tildeler hun eller han den til det næste trin og leder den mod en person eller afdeling, der henter den næste.

Jeg har lavet analogien før, at Asana er som et kortstykke, mens projektstyringssoftware er som et brætspil. Når du åbner et brætspil, har du måske noget som et bræt, en række forskellige spillebrikker og en klar regelbog til, hvordan du spiller spillet. Alle, der spiller, accepterer disse forudbestemte regler. Du kan afvige fra reglerne, men spillet er designet til maksimal nydelse, når du holder dig til disse regler, så gør du det.

Når du spiller kort, skal alle, der spiller, dog blive enige om, hvilket spil der skal spilles, og hvilket regelsæt, du vil følge. Du kunne spille hjerter, eller du kunne spille spytte. Nogle kortspil er velkendte med etablerede regler, som Texas Hold'em. Så er der andre spil, der har variationer, såsom rummy (gin rummy, straight rummy, 500 rummy, og så videre), og du er nødt til at hash over reglerne med alle ved bordet for at sikre dig, at du alle er enige om hvordan man spiller. Der er også muligheden for at opfinde på dit eget kortspil med unikke regler, som du er nødt til at lære til alle, der er klar til at spille.

Asana (og mange andre samarbejdsværktøjer; jeg vil give flere eksempler på et øjeblik) er som sagt et kortstykke. Så for at få Asana til at fungere, skal alle vide, hvordan spillet spilles, hvad er reglerne, hvad er målet og hvordan spillet slutter.

Hvad med Kanban?

Kanban-tavler er et andet eksempel på samarbejdsværktøjer, der ligner et kortstykke. Trello er et eksempel på et online kanban-værktøj. Softwareudvikling og programmeringsteam bruger ofte kanban på en meget specificeret, forudbestemt måde (som at spille Texas Hold'em), mens de, der bruger kanban til personlig brug, kan udgøre de regler, de kan lide.

Hvis du har en dokumenteret arbejdsgang, kan du nemt kortlægge denne arbejdsgang til Asana. Det er meget lettere at begynde at bruge Asana, når du allerede har en dokumenteret arbejdsgang, fordi det betyder, at du allerede har tænkt igennem hele forretnings- eller teamprocessen fra top til bund. At vedtage Asana tager en vis prøve og fejl uanset hvad, men det vil være meget rodere og mere frustrerende, hvis du gør det uden nogensinde at have dokumenteret dine arbejdsgange før.

Kortlægning af arbejdsgange

Med workflow-software er der normalt noget, der afsluttes, selvom hele processen er i gang. Uanset hvad der kan udføres er normalt dine opgaver eller delopgaver.

Ideen om færdiggørelse er meget forskellige i projektstyringssoftware. Et projekt pr. Definition er noget, der afsluttes og leveres på en dato. Men ikke alle typer arbejde er projekter. På det tidsskriftsforlag, hvor jeg arbejdede, ville en artikel være komplet, når den blev trykt. Tilsvarende havde hver udgave af en journal en slutdato, da den blev leveret. Men kopieringsredigering var aldrig afsluttet. Det var løbende arbejde. Det skulle stadig spores. Det havde konkrete opgaveopgaver - kopier redigere denne artikel - men kopieredigering havde ikke en slutdato eller kunne leveres.

Processen med at kortlægge en arbejdsgang involverer også identifikation af nøjagtigt, hvilke processer eller procedurer der skal tildeles eksplicit og spores. Denne præcision og detaljeringsniveau er meget vigtigt.

Tænk på en opskrift på madlavning. Opskrifter viser ikke hvert enkelt trin, fordi mange af dem er underforstået eller forstået. Opskrifter fortæller dig ikke at knække æg, tømme deres indhold og smide skaller ud, fordi "tilføj æg" allerede betyder det, og det bliver unødvendigt besværligt at liste alle disse trin. På lignende måde kan det i et arbejdsmiljø forstås, at "redigere artikel" betyder "kontrollere overskriften, kontrollere byline, kopiere rediger stykket og efterlade spørgsmål til forfatteren."

I nogle situationer kan det dog være nødvendigt at være eksplicit i en mere detaljeret grad. Jeg arbejdede engang i avisudgivelse, hvor kontrol af overskrifter, billedtekster, datoen i bunden på siden og sidetal skulle have været adskilte trin fra kopiering, fordi de ofte blev overset.

Med andre ord skal du finde ud af, hvilket detaljeringsniveau der er nødvendigt. For mange trin, og folk, der bruger softwaren, vil ignorere proceduren. For få og kritiske fejl kan ske. Det vil sandsynligvis tage nogle forsøg og fejl for at få det helt rigtigt, men du skal tage nogle beslutninger, før du starter.

Kortlægning af tankegange

Når du kortlægger arbejdsgange, bruger du også tid på at finde ud af, hvordan din organisation tænker samlet. Hvad er din organisations tankegang omkring projekter, mennesker eller emner af interesse? Det er relevant i Asana såvel som i andre samarbejdsværktøjer.

Slack er et godt eksempel. Slack er en meddelelsesplatform, der fremhæver pull snarere end push-meddelelser, så det handler om at vælge de meddelelser, du vil modtage. For at lave gode filtre til disse meddelelser skal du delvis stole på kanaler. Kanaler er som grupper, og for at gøre kanaler effektivt, skal du vide, hvordan dit team tænker over, ja, alt. Tror du i form af afdelinger eller projekter? Tænker du med hensyn til emner eller klienter? Hvis du driver et ejendomsselskab, kan du måske tænke på kvarterer, eller tærskler for ejendomsværdi eller agenter. Du skal finde ud af dit teams tankegang, før du opretter kanaler, så de faktisk er effektive til at lette teamwork.

Samarbejdsværktøjer inkluderer ofte flere måder at organisere information på, såsom at bruge farvekodning, tagging og undertiden endda farvekodet tagging. Kan du huske de farvekodede jobjakker, jeg beskrev tidligere? Samme aftale. Når den bruges korrekt, er farvekodning en visuel markør, der straks videregiver oplysninger tydeligt. Af den grund øger farvekodning produktiviteten. Jeg kan varmt anbefale at bruge farvekodning i et samarbejdsværktøj, så længe du først sørger for at forstå teamets tankegang om, hvorfor noget skal farvekodes i første omgang. Hvilke oplysninger skal formidles øjeblikkeligt og uden ord? Du skal forstå dit teams tankegang for at kunne besvare det spørgsmål.

Inkl. Kultur

Det er vigtigt at dokumentere arbejdsgange, før de kortlægges til et samarbejdsværktøj, og det er lige så vigtigt at forstå og kortlægge tankesæt. Det sidste stykke er kultur.

Samarbejdsværktøjer spejler virksomhedskultur, og vice versa. Det er virkelig vigtigt at etablere generelle regler for engagement med hensyn til professionalisme, formalitetsniveau og hvor det er og ikke er passende at gå ud af emnet.

Fra en medarbejders eller teammedlems synspunkt bruges samarbejdsværktøjer ofte som et sted at sprænge dampen. Efter min oplevelse vil folk udsende deres klagepunkter uanset om samarbejdsværktøjerne giver dem en dedikeret plads til det. Nogle organisationer værdsætter åben debat og endda opvarmede diskussioner om arbejde, mens andre ser det som distraherende og potentielt farligt.

Samarbejdsredskaber alene kan ikke diktere, om folk vil lufte og adskille sig på de passende steder. Det skal komme fra virksomhedskultur. Mennesker i lederstillinger er nødt til at gøre klart, om de ønsker, at teammedlemmer skal tale med klager og argumenter inden for rammerne af arbejdet eller uden for det. Hvem har brug for at vide, hvornår der er et problem? Ønsker teammedlemmer anonymitet, før de udtrykker en bekymring eller klage? Klages der for katarsis eller for at fremhæve potentielle problemer med arbejdet og arbejdsgange? Hvis det alligevel vil ske (og det er), er det bedre at tage det i betragtning og træffe beslutninger om det i stedet for at foregive, at det ikke sker.

Yderligere ressourcer

En anden ressource, der gør kortlægning af arbejdsgange lettere, er mind-mapping software; se disse tip til, hvordan et tankekort kan styre din projektstyring. Hvis du er i de tidlige dage med at bruge projektstyringssoftware, bør disse fire tip til at komme i gang hjælpe. Og for et dybere kig på Asana hjælper det med at læse nogle tip til brug af Asana.