Bliv organiseret: hvordan du kan tage bedre pauser for at øge din produktivitet

Du vil aldrig være den bedste, du kan være, hvis du sigter mod at være 100 procent produktiv hele tiden. Det er umuligt for nogen arbejdstager at arbejde direkte uden at betale en pris, det være sig et fald i kvalitet, output eller sikkerhed. Vi er alle nødt til at tage pauser.

Generelt er vidensarbejdere (mig selv inkluderet) ansvarlige for deres egne pauseskemaer. Det er op til os at bestemme, hvornår vi skal tage en 2-minutters pause for at surfe på Facebook, eller hvor langsomt man skal slentre ned i hallen for at få et glas vand.

Folk tager ofte pauser baseret på intuition uden nogen form for hensyn til, hvor længe de har brug for at komme sig, eller hvornår de tager deres næste pause. Og ikke alle har god intuition. Det er let at få ført ned ad et internetkaninhul, mens du tager en pause. Det er også let at stoppe en opgave i håb om kun at tage en pause for at blive fanget i at kontrollere e-mail, og det er ikke en pause.

Teorien om pauser

At tage nyttige pauser, der faktisk giver os mulighed for at være mere produktive, hjælper det med at forstå teorien om, hvorfor og hvordan de fungerer.

Når vi beskriver udbrændthed på arbejdspladsen, og det er det, vi prøver at undgå, når vi tager pauser, henvender de fleste forskere sig til noget, der kaldes modellen for bevarelse af ressourcer. Teorien, der er udviklet af Stevan E. Hobfoll i slutningen af ​​1980'erne, forklarer, hvordan folk håndterer stress. Kort sagt siger det, at vi alle har interne ressourcer til at tackle stress, og vi kan bruge vores ressourcer i et stykke tid, men på et tidspunkt skal vi genopbygge de ressourcer, vi har mistet.

På det tidspunkt, Hobfoll kom med denne teori, begyndte eksperter at forstå, at stress er konstant og allestedsnærværende, snarere end at være forårsaget af kun enkelte begivenheder. Med andre ord, vi oplever stress bare ved at arbejde. Der behøver ikke være en traumatisk begivenhed på arbejdspladsen, der forårsager stress. Stress er der altid, og vi bruger altid vores ressourcer til at tackle det. Når vi løber tør for ressourcerne og vores resterende ressourcer trues, er det udbrændthed.

Andre forskere har yderligere stillet spørgsmålstegn ved de forhold, der er nødvendige for at genopbygge ressourcer, som vi mister, mens vi tager os af stress. For eksempel konkluderede to forskere, der studerede virkningerne af ferier, at positiv arbejdsreflektion, mestring (dvs. arbejde på en færdighed) og afslapning hjælper med at genopbygge ressourcer. Socialt samvær i weekenden synes også at hjælpe, ligesom det ikke er at gøre med arbejdsrelaterede besvær, når du skal arbejde.

Det, vi kan fjerne, er, at vi er nødt til at være lettet for arbejdspressen

1. ikke arbejde og
2. gør noget sjovt.

Det lyder måske som sund fornuft, men hvis du nogensinde har taget en pause fra en arbejdsopgave ved at kontrollere e-mail (som stadig er arbejde og næppe sjovt), gjorde du ikke rigtig en pause, gjorde du det?

Hvilken slags pauser er bedst?

Hvis man lægger weekender og ferier til side, hvilke slags pauser på arbejdet er effektive? Det er at sige, hvad skal vi gøre for at stoppe yderligere ressourcetab eller endda bygge lidt op igen?

Undersøgelser af pauser på arbejdspladsen, inklusive dem, der er brugt på surfing på nettet, og hvad der gør dem effektive antyder pauser bør være

• kort,
• intermitterende, og
• fornøjelig.

Som tidligere nævnt skal pausen faktisk også være en pause fra arbejde og arbejdsrelaterede ting. E-mail er ikke en pause, og det viser sig heller ikke, klager over arbejde med kolleger, katartisk som det måtte være.

Det er vanskeligt at sætte tal på pausernes længde og hyppighed. Nogle studier har forsøgt det for videnarbejdere, men der er ikke noget, der er aftalt på tværs af flere undersøgelser. Et populært og ofte ombloggeret indlæg fra 2014 om The Muse siger, at den ideelle pauseskema er at arbejde i 57 minutter, efterfulgt af en pause på 17 minutter, men det vil jeg ikke stole for meget på. Disse numre, der kommer fra en computerovervågningssoftwarevirksomhed, inkluderer ikke nogen rig detaljerede oplysninger om emnerne, deres arbejdslinje, rådataene eller hvordan de blev analyseret.

En bedre undersøgelse fandt, at den optimale mængde tid til pauser er ca. 12 procent af arbejdsdagen, og igen blev det konstateret, at korte intermitterende pauser var bedre end en eller to lange pauser. Hvis vi tager 12 procent og anvender det på en 8-timers arbejdsdag, får vi cirka 58 minutters pausetid. Som et eksempel ville fem pauser på cirka 12 minutter hver gøre tricket.

Værktøjer, der hjælper dig med at tage smartere pauser

Der er meget mere ved at tage effektive pauser end at vide, hvorfor de er gavnlige, hvordan de skal være, og hvor ofte man skal tage dem. Der er også spørgsmålet om at holde sig til de pauser, du beslutter at tage og komme tilbage på arbejde, når de er forbi.

En app, som jeg bruger fra tid til anden, når jeg skal være mere regimenteret med mit arbejde / pausemønster, er Strict Workflow. Denne plug-in til Chrome løst (men uden varemærkeovertrædelse) implementerer Pomodoro-teknikken på din computer.

Pomodoro-teknik er en arbejdsmetode, der adskiller tid i arbejdsfaser og brudfaser. Så du arbejder i x minutter og bryder i y minutter og gentager. Navnet kommer fra at bruge køkkentimere, som ofte var i form af tomater, til at give tid til hver fase. Chrome-udvidelsen er ikke andet end en timer, der skifter farve og brummer en alarm, når begge faser er op. En yderligere fordel ved at bruge et plug-in snarere end et køkkenur er, at mens du er i arbejdsfasen, kan du indstille Strict Workflow til at forhindre dig i at få adgang til bestemte webadresser, der kan distrahere dig fra arbejde, såsom Facebook og Twitter.

Der er andre break-apps, der kører på dit operativsystem snarere end i browseren, f.eks. Time Out til Mac. Break apps ikke bare tid dig og låse dig ud af websteder, der forhindrer dig i at arbejde i en arbejdsfase. De låser dig også ud af hele computeren i pausefasen, hvilket tvinger dig til at stoppe med at arbejde. Din skærm låses først op, når den pausetid, du indstiller, løber tør.

Break-apps bruges ofte af folk, der prøver at undgå gentagne stressskader og computerrelateret øjenbelastning, fordi de alle bortset fra har mandat til, at du forlader din arbejdsstation under hver pause. Hvis du kan lide at surfe på nettet som en del af din pause, skal du bruge et plug-in i stedet. Eller lav en regel for dig selv, at du kun foretager surfing på internettet på en mobilenhed.

En yderligere måde at sikre dig, at du tilføjer pauser til din dag, er at stå op og forlade dit skrivebord, hver gang tomgangsvarslen vibrerer på din fitness-tracker. Mange fitness trackere har nu denne funktion. I løbet af et tidsvindue, som du indstiller, f.eks. Fra 8 til 18, hvis trackeren fanger dig siddende i mere end så mange minutter, vibrerer den og nogle gange blinker en meddelelse på displayet. Standard for de fleste trackere er 60 minutters tomgangstid, men ofte kan du tilpasse den. Indstil det måske i 55 minutter for at give dig selv et par minutter ekstra til at pakke dine tanker op, inden du står op og tager en ordentlig pause.