Bliv organiseret: hvordan man holder sig fokuseret med personlig kanban

Forestil dig et styringssystem i dit liv, noget, der er let at lære at bruge, holder alt organiseret, forhindrer dig i at multitaske og hjælper dig med at nå dine mål. Det er personlig kanban.

Selvom kanban vinder popularitet for projektledelse i kontormiljøer, låner folk også kerneideer fra det for at organisere aspekter af deres personlige liv, alt fra planlægning af bryllupper til styring af familieopgaver. Så hvad er personlig kanban, hvordan fungerer det, og hvad kan det gøre for dig?

Hvad er Kanban?

Kanban er en arbejdsstil, der begyndte i japanske bilproduktionsanlæg og er populær i dag blandt softwareudviklere og folk, der arbejder i professionelle tjenester.

Det er afhængig af kort, som du skriver information på, og et bord, som du arrangerer dine kort på. En del af grunden til, at det er populært inden for software- og servicesektoren, er fordi det skaber en visuel repræsentation af noget, der ellers slet ikke er visuelt.

Kanban-software starter med et bord. Tænk på det som et bræt, hvor du arrangerer sticky notes. Disse noter kaldes kort. Du kan flytte kortene rundt, som du vil, selvom de virtuelle kort altid falder pænt i kolonner. Traditionelt er kolonnerne mærket fra venstre mod højre for at gøre, gøre og udføre. I nogle værktøjer kan du tilpasse formålet eller mærkaten på kolonnerne.

Kanban-værktøjer er generelt samarbejde; så mange mennesker har alle adgang til det samme bræt og kort. Kort har på et tidspunkt i deres liv typisk en ansøger, der er tiltalt for at have udført opgaven på dem. Alle på holdet kan se alle kortene eller opgaverne, hvor de er i deres livscyklus, og hvem der er ansvarlig for dem.

Personlig kanban tager nogle af de centrale ideer fra kanban, men udelader eller gør valgfri mange af de regler, der er specifikke for professionel produktivitet og kontorarbejde. Afhængigt af hvad du lægger i dit kanban-bord kan du måske dele det med familiemedlemmer, venner, vaktmestere, vejledere eller et bryllupsplanlægger.

Et par kanban-apps på markedet inkluderer SwiftKanban og Trello, selvom Trello-direktør Michael Pryor fortalte mig, at hans virksomheds værktøj ikke teknisk set er et kanban-bestyrelse, men snarere var inspireret af dem.

Sådan fungerer personlige Kanban

I hjertet af den personlige kanban er en visualisering af, hvad det er, du har brug for at styre, og hvordan det bliver gjort.

"Der er forskellige former for visuel styring derude, og en fordel, som kanban giver, er at det begrænser det igangværende arbejde, " sagde Janice Linden-Reed, præsident for LeanKanban University, en organisation, der lærer kanban til fagfolk og fremmer brugen af ​​det. "Det har en måde at tackle problemer omkring multitasking og hjælper folk med at fokusere, så de ikke bliver overvældede. Det, der gør det til kanban i modsætning til bare et taskboard, er at begrænse det igangværende arbejde og flow."

Linden-Reed forklarede, at kanban er et træk snarere end et push-system. "Du påtager dig kun så meget arbejde, som du kan klare på ethvert givet tidspunkt, " sagde hun. "Hvis du kun vil have tre opgaver på et givent tidspunkt, har du dine tre, og når du er færdig med en, kan du trække den næste. Ved at have et begrænset træksystem kan det hjælpe dig med at forblive fokuseret og organiseret." Med andre ord, hvis du har Opgaver, gør, udført, vil du aldrig have mere end tre kort i kolonnen Opgave.

Da jeg talte med Pryor om kanban og personlig kanban, forklarede han, at formålet med hans virksomheds værktøj, Trello, var at "destillere til noget meget enkelt, som kun er en liste med lister, på samme måde som et regneark er en gruppe af numre, og hvis du ændrer en celle, ændres en anden celle. Det er bare en måde at visuelt organisere, hvad det er, du tænker på. " I den forstand er Trello fantastisk til at styre dit personlige liv, fordi det ikke behøver du at bruge strukturen og lingoen, du finder i kanban-apps, der er lavet til forretningsprojektledelse.

Hvorfor personlige Kanban fungerer

En vigtig årsag til, at kanban er effektive til at hjælpe folk med at holde sig organiserede, er at de tvinger dem til at tænke igennem, hvad det er, de vil administrere for at kortlægge det til et kanban-bord.

Lad os tage eksemplet med at bruge personlige kanban til at organisere familieopgaver. Først skal du finde ud af, hvad kolonnerne vil være. De er måske at gøre, gøre, udføre, men de kan også være mere detaljerede. I stedet for en to-do kolonne, har du muligvis to-do dagligt, to-do ugentligt og to-do månedligt. Måske den første søndag i måneden, er dit barn ansvarlig for at trække en opgave fra den månedlige kolonne. Måske hver lørdag er din partner ansvarlig for at trække to ugentlige opgaver. Uanset hvad du beslutter dig, skriver du processen ved at kortlægge den i kanban-tavlen dig til at tænke igennem, hvordan arbejdet sker naturligt, samt hvordan du ønsker det skal styres.

Linden-Reed brugte personlige kanban til at styre pligter, da hendes datter var bare seks år gammel. Det gav hendes datter agentur og lærte hende også, hvordan man kunne tackle en enkelt opgave ad gangen.

Tonianne DeMaria Barry er forfatter af Personal Kanban: Mapping Work 'Navigating Life . Hun siger, at personlig kanban skaber en fortælling om arbejdet. "Personlig Kanban forvandler vores arbejde til en historie, et system. Det tager selv de mest kedelige opgaver og gør dem til et spil, der er passende og overbevisende for alle aldre, " fortalte hun mig via e-mail. Når nogen planlægger sin opgaveliste på et bord, "ophører arbejdet med at være en samling af ikke-relaterede opgaver og bliver i stedet en række begivenheder og muligheder, der påvirker hinanden og flyder fra den ene til den næste."

Personlig Kanban i aktion

En af de bedste måder at få en fornemmelse af, hvordan kanban kan bruges til at organisere og styre aspekter af det personlige liv, er at høre om, hvordan andre mennesker bruger det. Nedenfor finder du nogle eksempler samt links, der yderligere forklarer, hvordan de fungerer i et kanban-system:

• planlægning og organisering af et bryllup
• administrere opgørelse af en vinkælder
• styring af husarbejde (se ovenfor)
• udarbejdelse af et fantasysportshold
• gemme ideer til ferier og rejser (se billede nedenfor).

Hvem kan drage fordel af at bruge personlig kanban?

Forskellige slags mennesker trækker hen mod forskellige slags software for at hjælpe med at holde dem organiserede. Jeg spurgte Linden-Reed og Pryor om deres mening om, hvilke slags mennesker der er bedst egnet til kanban. De sagde begge, at visuelt orienterede mennesker klarer sig godt med kanban og tilføjede derefter et par flere tanker.

"Enhver, der kæmper med problemer med at blive overbelastet eller har kvalitetsproblemer i deres arbejde, folk, der går glip af frister, folk, der har problemer med at opfylde forventningerne", kan alle drage fordel af kanban, ifølge Linden-Reed.

DeMaria Barry bemærkede, at børn med Asperger ofte klarer sig godt, når de bruger personlig kanban. "Den kinestetiske feedback og serotoninforstærkning, de får ved at trække sig ind og se deres arbejde i Udført-søjlen, tvinger dem til at fuldføre snarere end intenst fokusere på eller drøvtyse over bare en enkelt opgave, " sagde hun. Hun sagde også, at børn med ADHD ofte lykkes med det, fordi "implementering af en arbejdsgrænse tvinger dem til at fokusere på de opgaver, der er ved hånden, snarere end at blive distraherede ved at starte mange, men ikke afslutte nogen."

Pryor sagde, at næsten alle er velegnet til kanban, fordi det er lavet til at matche, hvordan vi allerede tænker.

”Hvis man ser på, hvordan folk prøver at organisere deres liv - hvis man ser på en computer med Post-It-notater overalt, et køleskab med noter på døren, folk, der laver indekskort og lægger dem ud foran dem- vi har en meget rumlig hukommelse, ”sagde Pryor. "Den visuelle organisering af ideer kan være meget nyttig for mennesker."

For flere råd kan du læse disse tip til organisering af forfatternotater, hvordan du organiserer din ferieshopping og tricks til at motivere dig selv.