Bliv organiseret: hvordan du scanner, gemmer og makulerer dine skattedokumenter

Organisering af dine skattedokumenter er en løbende proces. Først skal du gøre noget med hvert dokument, når du modtager det, hvad enten det er en kvittering for en forretningsudgift eller en W-2-formular fra en arbejdsgiver. Du kan scanne det. Du arkiverer den muligvis i en mappe. Uanset hvad du gør med det, skal du henvise til det igen, når du gør dine skatter, så du skal kunne finde den. Du kan også være nødt til at udlevere nogle af disse dokumenter til en anden på et tidspunkt, måske en revisor, men i det mindste til skattemyndighederne inden for skattefristen. Til sidst vil du bortskaffe dine dokumenter korrekt for at beskytte dit privatliv.

Hvis du fordeler hele processen for at forudse, hvordan du bruger og henviser til skattedokumenter på et senere tidspunkt, kan du finde en metode til scanning, gemning og til sidst makulering af filer, så du ikke uforvarende gøre mere arbejde for dig selv undervejs.

Hvilke skattedokumenter skal du gemme?

Du skal gemme alt, der er sendt til dig fra arbejdsgivere, samt alle dokumenter, der har at gøre med fast ejendom, bankkonti, donationer eller investeringer. Gem med andre ord dokumenter, der er genereret af andre og leveret til dig til årets slutningsskat.

Med hensyn til dokumenter, der er genereret af dig, bemærker tip på IRS-webstedet, at poster inkluderer "regninger, kreditkort- og andre kvitteringer, fakturaer, kilometertallogs, annulleret, afbildet eller erstattet kontrol, betalingsbeviser og andre poster til støtte for fradrag eller kredit du hævder ved dit hjemkomst."

Scanning af skattedokumenter

Du vil sandsynligvis tage alle dine skattedokumenter og fylde dem i en kasse, skuffe eller mappe. Det er fint, så længe du kan finde dem hurtigt senere, når du har brug for dem.

En hurtigere og mere bekvem måde at sikre dig, at du kan finde dokumenter senere, er at digitalisere dem ved at scanne dem. Scanning af dine dokumenter giver dig også fordelen ved at oprette en sikkerhedskopi, så hvis der sker noget med de fysiske kopier (brand, oversvømmelse, fire-årig), får du et ekstra sæt.

Du kan bruge en stor desktop-scanner eller multifunktionsprinter, der har en scanner inkluderet, hvilket er nyttigt, hvis du har store stacks sider, du har brug for at scanne. Hvis du kun har en håndfuld løse dokumenter, kan du have det bedre med at bruge en mobil scanningsapp.

Mange mobile scanningsapps er gratis. De forvandler din telefon til en scanner. De finder kanterne på dokumenterne automatisk og konverterer billeder til PDF-filer. Hvis du aldrig har brugt en før, opfordrer jeg dig absolut til at prøve en. De er super nemme at bruge.

Gemme og navngive skattedokumenter

Når du har scannet dine dokumenter, er det mest fordelagtige, du kan gøre for at hjælpe dig selv senere, at navngive filerne intelligent og sætte dem i en mappe med et meget klart navn, såsom "2016 SKATTE DOKUMENTER."

Brug både skatteregistreringsåret og ordene "skat" og "skat" i din computermappe og i navnene på dine filer. På den måde, når du har brug for filerne senere, kan du søge efter dem, selvom du ikke husker nøjagtigt, hvor du lægger dem.

For filnavne inkluderer også navnet på formularen, såsom 1099-INT eller W-2, og inkluderer alle andre specifikke detaljer, der signalerer til dig eller en anden, der håndterer dine dokumenter nøjagtigt, hvad filen indeholder. For eksempel ville et godt filnavn for en 1099-INT fra Duffy Bank være 2016: 2016-TAXES_1099-INT-DuffyBank.

Makulering af skattedokumenter

Det skader ikke at gemme digitale kopier af dine skattedokumenter på ubestemt tid, men du kan naturligvis sikkert bortskaffe papirkopier efter få år. Som nævnt har IRS retningslinjer for, hvilke dokumenter der skal gemmes i hvilket tidsrum. Hvis du hellere vil fejle på siden af ​​forsigtighed, er syv år det nummer, du skal huske, da det er den længste periode, som regeringen kræver.

Fordi du arkiverer til 2016 i år, kan du sikkert makulere alt fra 2009 eller tidligere. Hvis du driver en lille virksomhed eller har en masse følsomme dokumenter, er det den rette vej at eje din egen shredder. De er ikke så dyre, med de bedste shreddere, der er testet på PCMag, spænder fra $ 159 til $ 329. Swingline Style + Super Cross-Cut Shredder er den billigste model af de bedst bedømte modeller.

E-arkiver dine skatter

Nu hvor du forstår, hvordan du skal håndtere dine skattedokumenter, er det tid til at begynde at gøre dine skatter faktisk - og jo tidligere, jo bedre. Mens du teknisk set har indtil den 18. april til at gøre dem, er det godt for din ro i sindet at få gjort dine skatter før. Hvis du får en refusion, får du den før - og hvem vil ikke det? Hvis det er nødvendigt at betale, har du også mere tid til at finde ud af, hvordan du håndterer det.

Yderligere, hvis du mangler et dokument, eller et af dem viser sig at være unøjagtigt, er det langt bedre at finde ud af det nu end tæt på midnat den sidste dag. Du kan naturligvis altid få en forlængelse, men ingen ønsker at beskæftige sig med den slags stress i sidste øjeblik, hvis de kan undgå det. Overvej også, at hvis du har brug for at kontakte support i den skatteopgavetjeneste, du vælger, er dine chancer for at være i stand til at nå nogen langt nu, end hvis du e-arkiverer dine skatter i sidste øjeblik.

Vi har to foretrukne skatteforberedelsestjenester til dine 2016-skatter (dem, du skal arkivere i 2017). TurboTax Selvstændig er det øverste valg for dem, der ønsker den meget venlige interface og den mest omfattende support, herunder muligheden for videokonference med fagfolk, der kan se på dit tilbagevenden i realtid. TaxAct Online Premium er vores redaktørers valg til at udføre dine skatter på et budget, hvis du ikke har brug for lige så meget håndholdelse. Se vores roundup af den bedste skatteforberedelsessoftware for mere.