Bliv organiseret: hvordan man opretter nøgledokumenter til hjem og virksomhed på under en time

Hvis du administrerer et kontor, har du en grundplan gemt online, i tilfælde af at der er en katastrofe eller en anden grund til, at folk, der ikke kender pladsen, skal ind i det? Hvis du lejer en ferieejendom eller endda bare værelser i dit hjem, giver du dine gæster tilstrækkelige nødoplysninger? Hvor er dit nødudgangskort til din familie og eventuelle gæster, der måtte bo hos dig?

At tænke på beredskab er aldrig sjovt, men planlægning i forvejen og at være forberedt er meget bedre end at ønske, at du havde gjort det efter en katastrofe strejker. Her er et simpelt projekt, der hjælper dig med at være bedre forberedt: Opret nødudgangskort, grundplaner og de andre dokumenter, du har brug for, og gør det på cirka en time.

Hemmeligheden bag at holde dette projekt kort er at bruge diagrammapper, der er frit tilgængelige online og døde enkle at bruge. Lige så vigtigt kommer disse apps med skabeloner til alle slags diagrammer, kort, diagrammer og så videre.

Når du arbejder ud fra disse skabeloner, skal du bare omarrangere møblerne som det var. Du behøver ikke at trække noget fra bunden.

Hvilken diagramapp skal du bruge?

Forudsat at du overhovedet ikke ved noget om design- eller vektortegningssoftware, er der to apps, som jeg anbefaler at bruge til at lave nødudgangsplaner, gulvkort og andre nøgledokumenter til dit hjem, ferieejendom og virksomhed. De er Lucidchart og SmartDraw.

Efter min erfaring med disse apps er Lucidchart marginalt lettere at bruge, men SmartDraw har flere skabeloner til beredskab. De er dog begge meget nyttige. Begge har et gratis serviceniveau, så du behøver ikke betale noget for at oprette disse kritiske filer. Og de har begge en Web-app, så du kan bruge appen lige i din browser uden at installere nogen software.

Dokumenter til beredskab i beredskab

Jeg vil gerne give nogle eksempler på beredskabsdokumenter, fordi du ofte ikke ved hvilke, du har brug for, før du har en chance for at gennemse nogle af indstillingerne. Et par almindelige er:

• Etageevakueringsplan / kort,
• Bygge evakueringsplan / kort, herunder sikkert mødested,
• Hjem evakueringsplan / kort, herunder sikkert mødested,
• Forretningskontinuitetsplan
• Nødkontaktliste (hvert hjem skal have en i et køleskab eller være placeret et sted meget synligt),
• Nødtelefontræ,
• Førstehjælps- og CPR-informationsdiagrammer, og
• Vilde fyr, oversvømmelse, jordskælv og husly-tip.

Jeg kunne fortsætte og fortsætte, men forhåbentlig udløser denne liste nogle ideer til dokumenter og diagrammer, der er egnede til dit særlige sted og omstændigheder. Ikke hvert dokument er naturligvis passende til hvert hjem eller virksomhed. Nogle af disse dokumenter er tilgængelige til blot at udskrive, f.eks. HLR og førstehjælpsdiagrammer. Andre er så enkle og enkle at lave, at du endda kunne udarbejde dem hurtigt i en Word-behandlingsapp. Du kan endda blive fristet til at skrive dem i hånden. Jeg anbefaler dog at gå digitalt i stedet, for da er det lettere at gemme digitale kopier gemt i skyen. At have digitale kopier i skyen betyder 1) du kan opdatere dem let, og 2) du kan få oplysningerne, selvom du ikke er foran det papir, du udskrev.

Sådan opretter du nøddokumenter

Brug af en af ​​disse to apps, som jeg nævnte tidligere, SmartDraw eller Lucidchart, vil gøre dette projekt hurtigt og effektivt. Du kan endda nyde at bruge værktøjerne.

Start med at se på de skabeloner, som appen leverer. I skabelonsoftware betyder "skabelon" eksempeldokument, så du får meget mere end bare en fil med korrekt formatering. Lad os tage eksemplet med et kontor evakuering kort. Skabelonen har faktisk en prøveplanplan og evakueringsrute, der allerede er trukket på den (snarere end at give dig et tomt lærred og et bibliotek med passende objekter til at smække på den). Alt hvad du skal gøre, både bogstaveligt og metaforisk, er at flytte møblerne rundt. Du trækker og slipper objekter, der repræsenterer døråbninger, vinduer, skriveborde, stole, potteplanter, vandkøler, badeværelser, skabe osv. Indtil prøveplanplanen omdannes til en repræsentation af dit faktiske kontor. Ligeledes bevæger du dig og roterer, forlænger eller forkorter røde pile, der peger mod den nærmeste udgang.

Du kan muligvis ikke finde den nøjagtige skabelon, du ønsker, men du kan altid vælge andre lignende diagrammer til dit formål. For eksempel er et lodret org-diagram ikke så forskelligt, skematisk set, fra et telefontræ.

Tag en time på at være bedre forberedt

Diagram-apps gør det så simpelt at udnytte et par beredskabsdokumenter, at du burde være i stand til at slå mange af de mest importører, som du har brug for, inden for en times tid. Tag enhver fredag ​​eftermiddag på kontoret, når du føler dig udbrændt fra at udføre andet arbejde, eller en lørdag morgen hjemme for personlige dokumenter, og få et par kritiske filer oprettet.

Naturligvis er dette bare toppen af ​​isbjerget, når det gælder planlægning af det værste. Hvad vil du gøre, hvis strømmen går ud? Hvad hvis dine computere bliver ramt af ransomware? Sikkerhedskopieres alle dine data på skyen? Når tiden tillader det, skal du læse, hvordan du katastrofesikker din virksomhed, som inkluderer information om katastrofeberedskabsplanlægning, udførelse og træning.