Bliv organiseret: hvordan du holder dit arbejde og dine personlige filer adskilt

Informationsmedarbejdere som mig tjekker ofte vores e-mail om arbejde i weekenden. Eller vi går måske på vej mod en vigtig præsentation sent om aftenen hjemmefra, hvis det er når vores mest produktive timer er (eller hvis vi løber bagud med et projekt). Vi er lige tilbøjelige til at besvare personlige meddelelser, mens vi er på arbejde eller måske scanner et hjemmeforsikringsdokument på kontorets kopimaskine. Videnarbejdere kan generelt lide denne form for fleksibilitet, men hvis du ikke er omhyggelig med, hvordan du adskiller dit arbejde og dine personlige filer, kan du få dig selv og dine data i problemer.

Risici i det grå område mellem arbejde og liv kan risikere følsomme data. Selvom mange mennesker muligvis scanner et personligt dokument på kontoret her og der, ville du ikke ønsker at scanne noget følsomt, for medmindre du er chef for IT, har du ingen idé om, hvor multifunktionsprinteren gemmer kopier af filer, den scannes. De er sandsynligvis på harddisken på selve scanneren, og de kan muligvis også gemmes på usikrede delte servere.

Derudover er det nyttigt at have signaler, der minder dig om, når du udfører en slags arbejde, når du er på det andet ur for at opretholde en vis lighed mellem balancen mellem arbejde og liv. Lad os sige, at du indhenter nogle e-mails tre dage ind i en familieferie. Du kan måske sætte pris på, at du har fleksibiliteten og muligheden for at fange alle presserende anliggender, men du vil måske også komme tilbage til at nyde Splash Mountain med dine børn. Med et par enkle strategier til at adskille dine personlige filer og arbejdsfiler bliver du aldrig suget til at udføre arbejde for længe, ​​når du nyder din personlige tid og vice versa.

Kompartiser dine filer

Det vigtigste trick til at adskille arbejds- og personlige filer er at rumdele dem. At holde specifikke ting på dedikerede steder skaber ikke kun orden, men også sikkerhed. Det fungerer både i den fysiske verden og den digitale verden. Hvis du altid lægger dine nøgler i din højre lomme og din telefon i din venstre, ender du aldrig med at søge på din jakke efter nogen af ​​disse varer.

Med digitale filer er principperne de samme, men virkeligheden er lidt anderledes. Du kunne gemme alle dine arbejdsfiler i en mappe og personlige filer i en anden, men lever de på den samme server, computer, app eller mobilenhed? Vil du have dem til det?

Nogle gange adskiller vi arbejdsfiler fra personlige filer for at bevare grænserne, så vi ikke bliver fanget i arbejde, når vi skal tilbringe tid med familie og venner, eller så vi ikke fristes til at afslutte at indgive vores skatter, mens vi er på uret.

I årenes løb har jeg udviklet nogle strategier, der hjælper mig med at opdele mit arbejde og personlige filer, så de opfylder disse betingelser:

• De er altid adskilte
• De er tilgængelige, uanset hvor jeg er, men
• Det er lidt upraktisk for mig at få adgang til arbejdsfiler, når jeg er i hjemmefunktion og hjemmefiler, når jeg er i arbejdstilstand.

Brug forskellige grænseflader til forskellige ting

Lad os først tale om digitale dokumenter, såsom tekstbehandlingsdokumenter, regneark, præsentationer, PDF'er og billeder.

Den nemmeste måde, jeg har fundet på at holde dokumenter adskilt og alligevel tilgængelig, er at gemme dem i en online synkroniseringstjeneste og bruge forskellige tjenester til forskellige typer information. Jeg bruger Dropbox til at gemme, sikkerhedskopiere og synkronisere mine personlige filer, og jeg stoler på Google Drev til arbejde. Der er masser af muligheder ud over disse to tjenester, som du kan læse om i PCMags liste over de bedste online lagringstjenester. Men pointen er at starte med at opdele dine filer i to forskellige tjenester.

Hvorfor skulle jeg ikke vælge min yndlingslagringstjeneste og oprette to forskellige konti i stedet for at bruge to forskellige tjenester? At have en anden grænseflade hjælper mig med at bevare de grænser, jeg har brug for mellem arbejds- og personlige filer.

Hvis jeg ser på Google Drev-webgrænseflade, føler jeg, at jeg arbejder. Hvis jeg stirrer på Google Drive, mens jeg er på ferie, går der dog klokker i mit hoved, der minder mig om, at jeg udfører arbejde, når jeg skal slappe af ved poolen. Men hvis jeg arbejder rundt i Dropbox i weekenden og organiserer mine personlige fotos, giver min hjerne mig ikke det samme "du arbejder" -signal. Over tid har jeg udviklet en stærk tilknytning mellem hver interface og hvad jeg gør i denne grænseflade. For mig er det endnu vigtigere at have klare arbejdslivsgrænser, fordi jeg arbejder fra et hjemmekontor. Da jeg arbejdede på fuld tid i en kontorbygning, brugte jeg lignende strategier med samme virkning.

Opret visuelle signaler i dit operativsystem og temaer

Nogle lagertjenester, såsom dem, der integreres tæt med dit operativsystem, ligner overhovedet ikke noget (medmindre du bruger Web-appen). De har ikke nødvendigvis en særlig grænseflade. En anden måde, du kan være opdeling i, uden at engang klar over det, er ved at bruge et andet operativsystem på arbejde og hjemme. Hvis du har en Windows-maskine på kontoret og en Mac derhjemme, oplever du muligvis allerede den samme fornemmelse af at være hyperbevidst, når du laver kontorarbejde derhjemme på Mac'en.

Et andet problem kan være, at du bruger nogle af de samme værktøjer i dit arbejdsliv og personlige liv, fordi du kan lide dem. Du ønsker ikke at vælge to forskellige værktøjer eller grænseflader. Du vil bruge den, du bedst kan lide til begge. Nogle af mine venner bruger f.eks. Slack til personlig kommunikation, og de bruger også Slack på arbejdet. I denne situation vil jeg anbefale at ændre temaet (dvs. farveskemaet) for dine to Slack-konti, så de fysisk ser anderledes ud. Du forbinder hurtigt et farveskema med arbejde og et med privat personlig skrav.

Kompartiser efter browser

En anden mulighed for at opdele dit arbejde og skabe visuelle signaler, der minder dig om, hvilken type arbejde du udfører er at holde sig til en slags browser på arbejdet og en anden derhjemme. De visuelle signaler er muligvis mere subtile, men du kommer stadig ind i vanen med at lancere, for eksempel, Chrome til arbejde og Firefox til personlige ting.

Det er også fordelagtigt at bruge to separate browsere til at holde din webhistorik adskilt. F.eks. Er du måske mere opmærksom på at rydde browsercachen for arbejdsfiler, fordi de indeholder følsomme virksomhedsoplysninger, men du vil måske faktisk beholde din personlige webhistorie, så du hurtigt kan finde websteder, du ramte for et par dage siden (eller vice versa).

Brug e-mail-klientapps til din fordel

På mobiltelefoner er der en virkelig nem måde at adskille arbejds-e-mail fra personlig e-mail, uanset om du bruger den samme e-mail-tjeneste, såsom at bruge Gmail, til både arbejde og hjem. Løsningen: Brug forskellige e-mail-klienter.

Gmail har en enkeltstående app, men du behøver ikke nødvendigvis at vælge den som den app, du bruger til at få adgang til Gmail. På iPhone kan du bruge stock-app-appen. Eller på en hvilken som helst type telefon, kan du installere en tredjeparts e-mail-klient-app, der fungerer med Gmail, såsom Boxer eller Inboxcube.

Jeg kan godt lide at bruge separate apps til arbejde og personlig e-mail. Jeg får den samme fordel ved at have to forskellige grænseflader. Når jeg forsøger ikke at blive suget ind i arbejdet, kan jeg afslutte og lukke arbejds-e-mailen, mens jeg holder min personlige e-mail lettere tilgængelig, eller omvendt.

Det kan være tilfældet, at du bare rigtig kan lide en e-mail-klient-app, og du vil bruge den til både dit arbejde og din personlige e-mail. Med mange apps kan du få godkendt flere konti og skifte mellem dem efter eget ønske. Det giver en brugervenlighed, som du faktisk muligvis ikke ønsker. Du mister fordelen ved at have to forskellige grænseflader, og du mister muligheden for at forlade appen, uanset hvilken konto du vil gøre mindre fristende i øjeblikket. Måske vil du have, at din teknologi skal være lidt mindre brugervenlig af hensyn til din egen psykologi.

Rum for en bedre balance mellem arbejdsliv og liv

Hvis du har brug for mere tydelige grænser mellem dit arbejde og dine personlige liv, hjælper det enormt med at opdele dine data i forskellige apps, tjenester, operativsystemer og browsere.

At have to forskellige virtuelle rum, hvor du får adgang til dine filer, skaber signaler, tilknytninger og adgangsbarrierer, der kan hjælpe dig med at minimere arbejdet på din fritid eller udføre personlige opgaver, mens du er på arbejde, mens du stadig giver dig mulighed for at få dem gjort, når det er nødvendig.