Bliv organiseret: hvordan man holder slap ryddig, scannbar og ikke for travlt

Slack gør kommunikationen i et team meget lettere end at bruge e-mail, men appen har en tendens til at ligne et rodet børns legerum. Hvis medlemmerne af dit team har en dybt lidenskab for animerede gif eller ikke tænker over, hvordan de navngiver kanaler, lider din personlige interface sandsynligvis af at være fuldstændig uorganiseret. Disse ni tip kan hjælpe dig med at genvinde kontrol over denne top-messaging-app.

1. Gør slappe meddelelser mere kompakte

To indstillinger vil stramme din Slack-grænseflade op, så den bliver mere strømlinet. Gå til Præferencer> Meddelelser og medier. Vælg Kompakt under Tema. Derefter, lige under det, vælger du at se Just display names.

Tilsammen fjerner disse indstillinger overskydende karakterer og hvidafstand fra Slack. Det er måske ikke din foretrukne stil, men det er værd at prøve, hvis du vil få dit Slack-rum til at være pænere og mindre travlt. Hvis du vil være i stand til at scanne en masse information uden masser af rulle, kan det være værd at prøve dette.

2. Del din slakke sidebar ned

Der er ingen grund til at du har brug for at se alle kanaler og meddelelser, der er angivet i din sidebar som standard. Stjernekanaler og direkte beskeder, som du bruger oftest. Det får dem til at sidde øverst under overskriften Stjernemarkeret, så du kan fokusere din opmærksomhed på denne kuraterede liste.

Hvis din Slack-konto er alvorligt rodet, kan du også overveje at ændre dine indstillinger for kun at vise stjernemarkerede meddelelser og ulæste meddelelser. Gå til Præferencer> Sidepanel> Sidepanelindstillinger> Udseende og vælg Ulæste og stjernemarkerede samtaler.

3. Undertræd billedrør

Hvis din vigtigste klage over Slack er, at dine kolleger lægger for mange animerede gifs, emojier og links med enorme eksempelbilleder, kan du blot undertrykke dem i dit synspunkt. Se i Præferencer> Meddelelser og medier. Mod bunden er afkrydsningsfelter, der giver dig mulighed for at skjule forskellige typer af billeder.

Hvis du vil have den ultimative uklare Slack-oplevelse, skal du indstille dem sådan:

4. Tilpas underretninger

At få for mange underretninger gør dem alle til støj. Tilpas de underretninger, du modtager i Slack i tre trin.

Først skal du slå alle kanaler fra, hvor flertallet af nye meddelelser ikke er vigtige. Gå til kanalen, klik på tandhjulikonet ved siden af ​​søgefeltet, og vælg muligheden for at slå den kanal fra.

For det andet skal du kun ændre dine meddelelsespræferencer til enten direkte beskeder, omtaler og nøgleord eller Intet. Hvis du vælger Intet, ser du badges, der angiver nye meddelelser, men du får ikke lydalarmer eller andre skærmmeddelelser.

For det tredje skal du være opmærksom på de sidste to indstillinger, der vises i dette afsnit af dine præferencer: Advis mig om svar på tråde, jeg følger, og brug forskellige indstillinger til mobile enheder. Afhængig af hvordan du og dine teamkammerater bruger trådede samtaler, kan du muligvis vælge muligheden for at modtage trådmeddelelser. Med hensyn til valgmulighederne på den mobile enhed kan det at vælge at have forskellige præferencer på din telefon hjælpe dig med at fokusere. Næste gang du skal arbejde uden afbrydelse, skal du afslutte Slack desktop-appen og logge ud af webappen, men hold din telefon i nærheden for vigtige Slack-meddelelser.

5. Brug præfikser til at klynge lignende slakke kanaler

Her er en taktik, som jeg regelmæssigt ser hold bruge i Slack: Opret præfikser til kanaler, der skal grupperes sammen. Alle kanaler, der er beregnet til udelukkende at blive brugt af salgsteamet, skal tage præfikset "salg-", så du kan have # salgskontakter, # salgstips, # salgsgevinster osv. Kanaler, der bare er for sjov, kan tage præfikset "sjov-" eller "vandkøler-".

Brug af præfikser får lignende kanaler til at klynges sammen automatisk, både i din sidebjælke og i den fulde liste over kanaler, når du har brug for at udforske dem.

6. Brug pollingværktøjer (eller denne hack)

Når du stiller dine holdkammerater et spørgsmål i undersøgelsestil, som "Hvilken tid kan alle mødes i eftermiddag?" Brug en polling-app. Det er meget lettere og pænere at læse svar på en meningsmåling end at bladre gennem en spærring af kommentarer.

Polly for Slack er en af ​​de mest kendte valg- og undersøgelsesapps. Installer det som et Slack-tilføjelse, og skriv derefter "/ polly", når du vil oprette en afstemning.

Du kan også springe afstemningsværktøjer med dette enkle hack: Skriv dit spørgsmål og give mulige svar med reacji. Dine holdkammerater finder ud af, at de skal tilføje den passende reacji til spørgsmålet for at vise deres præference. Brug til antal reacji eller farvede prikker til pollingindstillinger, der ikke har indlysende ikoner, der skal matche. Resultaterne er stramme, ryddelige og lette at læse.

7. Opret en etikette til tråde

Beskedtråde er fantastiske til at holde Slack organiseret, men kun når du bruger dem på en måde, der fungerer for dit team. En meddelelsestråd er en samtale, der spinder af fra hovedkanalen til en sidebjælke. Folk kan tilmelde sig samtalen eller holde sig ude af den. I tråden kan du og dine teamkammerater have en detaljeret samtale om et emne uden at det bliver afbrudt.

Når der er for mange tråde, er det imidlertid svært at scanne kanalen og indhente det, der er sket for nylig. Derfor skal du finde den rigtige balance mellem trådbrug og en etikette til det. Der er ingen regel for, hvordan man gør det.

Jeg plejede at arbejde med et team, der ville tilføje en spole af trådemoji i slutningen af ​​enhver meddelelse om, at de ville aflede hovedkanalen. Med tiden tog vi alle op til de uformelle regler for, hvornår vi skulle tråde beskeder, og alle syntes glade for at følge dem.

Tip: Hvis du vil tilføje en brugerdefineret emoji, skal du klikke på dit arbejdsområde øverst til venstre, vælge Tilpas slap og uploade et billede efter dit valg fra fanen Emoji. Bemærk, at administratorer kan begrænse, hvem der kan tilføje tilpassede emoji.

Hvis du er ude af mere avanceret tinkering, kan du måske også lære at opbygge en slap bot.

8. Organiser dine tanker med formatering

Brug formatering til at organisere det, du skriver i Slack-meddelelser. Det gør det lettere for andre mennesker at scanne kanalen og hente, hvad der er vigtigt.

Slack bruger Markdown-formatering til fedt, kursiv, understregning og kodeformat. Når du skriver mere end et par tegn, vises et snyderi nederst på skærmen for at hjælpe dig.

Tilføj endvidere linjeskift i din meddelelse ved hjælp af shift + return. Denne tastetrykskombination giver dig mulighed for at oprette afsnit uden at sende meddelelsen (hvis du rammer retur uden skift, vil din besked blive sendt). Når du har gjort det, kan du skrive længere beskeder, der er lette at læse og redigere, snarere end at skulle skrive fem eller seks på hinanden følgende. Denne praksis kan gavne dine Slack-søgeresultater, hvis du bruger en gratis konto, der er begrænset til kun at søge i de seneste 10.000 meddelelser.

9. Opret automatiserede advarsler

En automatisk alarm i Slack er en meddelelse, du automatisk modtager, når der sker en handling. For eksempel kan du oprette en advarsel om, når nogen udfylder din virksomheds webformular. Et par andre ideer: Du kan have en advarsel, hver gang et salg lukker i din online shop, hver gang en ny kommentar vises på dit websted, eller så snart nogen på dit team åbner eller lukker et problem i Github.

Der er nogle få måder at konfigurere og kontrollere automatiserede alarmer på. Det enkleste er gennem Slacks integration med andre værktøjer i sin App Directory. Forbind for eksempel Slack til Freshdesk, og du kan få advarsler om supportbilletter, der er sendt til dit team.

En anden måde er at bruge Slack-appen Indgående webhooks, som tager en lille smule teknisk know-how til at konfigurere, men lader dig få advarsler om aktiviteter, der muligvis er uden for området Slack-apps. Den sidste mulighed er at bruge et tredjeparts automatiseringsværktøj, såsom IFTTT, Workato eller Zapier. Disse tjenester giver dig mulighed for at forbinde apps til hinanden, og i tilfælde af Slack kan du forbinde en app, selvom Slack ikke oprindeligt understøtter den. Automationsværktøjer kan også give dig flere muligheder for at tilpasse alarmen.

Signal vs. støj

Slack lovede at hjælpe med at rette nogle af de signal-til-støj-problemer, der er forbundet med e-mail. Den lovede også at give folk en måde at kommunikere på, der var sjovere. Det er blevet en app, der for det meste lykkes i begge områder, men ved at gøre det er vokset til en anden slags dyr, en der kan føles uhåndterlig. Ved at rydde op i din Slack-interface kan du reducere støjet markant og skabe et mere fokuseret rum til kommunikation.

Hvis alt andet mislykkes, kan du altid springe skib ved at undersøge disse 17 alternativer til Slack. Hvis du er forpligtet til at holde dig med appen, skal du sørge for at lære dig selv nogle flere tip og tricks til Slack.