Bliv organiseret: hvordan man forbedrer kommunikationen for bedre projektstyring

Under ethvert projekt er det vigtigt at vide, hvordan man kommunikerer, samt hvornår man skal bruge en projektstyringstjeneste til kommunikation. Kommunikation med alle dine interessenter er den eneste vigtigste faktor for succes i projektledelsen, ifølge en rapport fra Project Management Institute. Dårlig kommunikation er for ofte årsagen til andre problemer, der fører et projekt ud af kursen eller synker det helt.

Hvad betyder klar, åben og effektiv kommunikation med hensyn til projektstyring, og hvordan gør du det? Sidste uges kolonne Get Organised kiggede på, hvordan man kommer i gang med at styre et projekt. De vigtigste takeaways handlede om at definere projektet (og sørge for, at det er et projekt snarere end bare igangværende arbejde) og dets krav, omfang, leverancer, milepæle og spillere, inklusive interessenter. Hvis du ikke allerede har læst den, anbefaler jeg at gøre det, før du tager fat på denne artikel.

Hvordan dårlig kommunikation påvirker projektstyring

De tre øverste problemer, der forhindrer et projekt i at blive vellykket, er ændringer i omfang, dårlig estimering i planlægningsfasen og dårligt definerede mål og mål, ifølge en undersøgelse fra PricewaterhouseCooper. Men Jason Westland, administrerende direktør for ProjectManager.com, ser alle dem som problemer, der stammer fra en anden rod: dårlig kommunikation.

"Hvis en projektleder ikke har rækkevidden nede, eller hvis spillere ikke kender tidslinjen, falder ting fra hinanden, eller hvad der leveres opfylder ikke kravene, " sagde Westland, da jeg for nylig talte med ham om projektledelses bedste praksis.

Westland, der også skrev Life Management Cycle for Project Management , tilføjede: "Hvad der typisk sker, er at projektlederen ikke har et rigtigt greb om projektets omfang. Holdet ved ikke rigtig, hvad de leverer. Ingen ved virkelig, hvad slutdatoen for milepæle eller nøgleleverancer er. Og i løbet af projektet holder ingen dem orienteret om den overordnede vision, grunden til, at de gør det. Og tingene glider bare. ”

Westland voksede op i New Zealand. Han delte med mig en analogi mellem opdræt af får i sit moderlands terræn og styring af et projekt.

Forestil dig en ung dreng, der skal flytte 300 får fra det ene vogne til det andet ved ikke at bruge mere end et par hunde. ”Du er i konstant kommunikation med dine hunde gennem en fløjte, ” sagde han. "Hundene bevæger sig konstant i splittede grupper eller fletning af grupper." Jobbet kan virke uhåndterligt for en dreng og et par hunde, men hvis der aldrig er et brud på kommunikationen, og drengen fortsat minder om sit mål, kan det gøres.

Se på det store billede

Under et projektets kickoff-møde skal alle de spillere, der arbejder med projektet, forlade mødet med en klar beskrivelse af, hvad det endelige projekt vil omfatte. Med andre ord, alle skal ikke kun have en vision, men også skriftlige detaljer.

Forestil dig et projekt, der tager et år at gennemføre. Et par måneder ind i projektet er det fuldstændigt muligt, at visionen i en persons sind er blevet ændret lidt siden første dag. Projektlederen skal minde alle om beskrivelsen af ​​det endelige projekt - og skal gøre det ofte. Denne form for visionskommunikation kan ske under et regelmæssigt planlagt møde (mere om det i et øjeblik) eller ved at indhente projektets klient fra tid til anden for at minde teamet om, hvad de arbejder mod.

Derudover er alle i projektteamet ansvarlige for at kommunikere, når en opgave eller række opgaver adskiller sig væk fra den næste leverbare eller projektets endelige beskrivelse. Når der opstår en opgave, der ikke er inden for rammerne, skal arbejdstagerne tale, og projektledere skal lytte. Kommunikation er en tovejsgade. På samme måde, hvis et team mener, at det ikke kommer til en frist, skal de fortælle projektlederen, når de er i fare, ikke efter at det er for sent. En projektleder, der hører kommunikation af denne art, kan træffe beslutninger i overensstemmelse hermed. Og som du måske har gætt, er projektlederen nødt til at informere teamet om de ændringer, der foretages, og anmode om feedback.

Vær opmærksom på den fine detalje

Ud over at ofte vende tilbage til visionen og holde omfanget i skak, er projektledere nødt til at vide om alle fine detaljer. "I løbet af projektet er det virkelig vigtigt, at projektlederen er fuldt opmærksom på hver opgave, og hvad status for denne opgave er, " sagde Westland.

Projekter kan let have tusinder af opgaver, hvilket er en masse information, som enhver projektleder kan huske. Netop derfor er en projektledelsestjeneste så værdifuld. To eksempler er Zoho-projekter og teamwork-projekter, selvom der er snesevis på markedet for teams i forskellige størrelser og kompleksitet.

Når teams bruger projektstyringsplatforme, registreres alle opgaver i systemet og er synlige for alle, der har brug for at se dem (eller nogle gange er de synlige for alle, afhængigt af værktøjet). Hver opgave har en modtager og forfaldsdato. Der findes også som regel yderligere oplysninger, der beskriver, om opgaven i øjeblikket endnu ikke er på nogens plade, i øjeblikket aktiv eller afsluttet. Nogle platforme overvåger endnu mere detaljerede procentvise gennemførelsesniveauer for hver opgave. Så en projektleder kan checke ind på en opgave når som helst for at se dens status uden at skulle gå hen til en persons skrivebord, trykke på den person på skulderen og spørge. Det ændrer kommunikationens art fuldstændigt.

Projektstyringsværktøjer centraliserer information og giver alle adgang til dem. I sidste ende er dokumentation blot en anden form for kommunikation.

Peter Clarkson, direktør hos Maestro Development, der gør projektledelsesplatformen Maestro Project Office, er en tidligere projektleder, der har styret tusinder af projekter. ”Jeg foretog en masse revision af dårlige projekter. Jeg var kendt som en bail-out-kunstner, ” fortalte han mig. "Uvægerligt bundet tilbage til mangel på metodologi og mangel på at vide, hvad der skete i projektet: ikke at dokumentere møderne, problemerne, handlingerne."

Når Clarkson beskriver sin dag som en projektleder, bliver betydningen af ​​kommunikation og projektlederen forbundet til enhver bit af kommunikation tydelig. ”Som projektleder hævdede jeg altid, at jeg var doven, fordi jeg aldrig tildelte mig noget nogensinde, ” sagde han. ”Alt, hvad jeg gjorde, var at gå rundt og tale med folk eller læse rapporter eller tjekke i databasen om emner, der blev brygget og blev optaget, men ingen gjorde noget med. Jeg havde læst mødereferater fra forskellige møder, som jeg ikke har gjort” t går faktisk til. " Han sagde, at han let tilbragte en tredjedel af sin arbejdsdag i uanset projektstyringsværktøj og database, som holdene brugte.

Hold møder

De fleste projekter og projektteam er i nogen grad afhængige af møder. Som Westland forklarer, "Før onlineværktøjer afholdt projektledere typisk et ugentligt stand-up-møde, hvor alle simpelthen oplyste, hvilke opgaver de arbejdede på, hvilke opgaver de har udført, og status for andre leverancer eller opgaver." Men med en projektstyringsplatform på plads, hvor alle disse oplysninger er registreret og synliggjort, er der stadig et punkt at have møder?

Faktisk, ja. Mens kommunikationen forbedres kraftigt af online-værktøjer, er møder stadig fordelagtige. "Det er ikke det, at du stadig ikke har stand-ups; det er bare, at formålet ændrer sig. I stedet for en ugentlig opgavebaseret stand-up, kan det blive et to ugers møde, hvor projektlederen omlægger visionen og sørger for, at alle ved, hvor de skal hen, eller bringer kunden ind for at tale om grunden til, at projektet leveres. Det bliver mere en strategisession end en eksekveringssession, ”sagde Westland.

Plan for postmortems

Kommunikation er nøglen til succes for hvert projekt, ikke kun i planlægningsfasen og kickoff-mødet, men også gennem projektets løb, og selv efter at det er afsluttet. Postmortem-møder giver teammedlemmer en sidste mulighed for at kommunikere, hvad der gik rigtigt og galt i et projekt.

Teammedlemmer skal være ærlige og åbne med deres feedback, men lige så vigtigt skal projektlederen lytte til feedbacken, registrere den og henvise til den næste gang et lignende projekt opstår.

Projektledelsesplatforme kan også være en stor kilde til referencemateriale, når et projekt er afsluttet. De fleste hold drager fordel af at gennemgå deres projekts rapporter og historie for at få en bedre fornemmelse af, hvad der skete, når noget gik galt.

For flere tip til, hvordan du får mest muligt ud af PCMags to Editors 'Choice-projektstyringstjenester, kan du læse 7 måder at forenkle projektstyring i teamwork-projekter og 5 Zoho-projekter-funktioner til at organisere din virksomhed.