Bliv organiseret: hvordan jeg skiftede til at arbejde i skyen

Efter mange års arbejde i et hybridsystem, hvor nogle filer var lokale og nogle var i skyen, skiftede jeg for nylig skiftet til at arbejde helt online. Jeg valgte at bruge Google Drive, men det kunne lige så let have været en lignende service, såsom Microsoft Office Online.

Her er hvordan jeg migrerede til det nye miljø, nogle af fordele og ulemper ved at arbejde helt online og råd, hvis du også tænker på at skifte.

Hvorfor migrerede jeg til Google Drev

Jeg har længe brugt Google Drive, inklusive Google Docs, Sheets og Slides. Men jeg har aldrig brugt det udelukkende til alt mit arbejde indtil for nylig.

Min forrige opsætning havde nogle filer gemt lokalt på min computer (selvfølgelig sikkerhedskopieret) og kun en håndfuld filer, der levede som Google Docs og andre online filer. Oftest brugte jeg Google Drev til filer, der var samarbejdende, såsom et dokument til at planlægge en ferie med venner.

En af hovedårsagerne til, at jeg besluttede at flytte helt til skyen, var fordi jeg har brugt en masse forskellige enheder, mange flere end nogensinde før. På en given dag ønsker jeg måske at få arbejde udført fra et hvilket som helst af omkring fem forskellige enheder, afhængigt af om jeg var hjemme, på et møde, rejser eller et andet sted. Jeg har en desktop Mac, en Chromebook Pixel, der er bærbar, men ikke fantastisk til møder, en smartphone og en bærbar computer. Og lejlighedsvis arbejder jeg på en andens computer.

Når det er muligt foretrækker jeg at lave noter og redigeringer direkte på mine filer i stedet for at lave en separat note i en note-tagende app om, hvad jeg skal gøre senere til filen. At arbejde i skyen imødekommer dette behov, og Google Drive opfyldte også de fleste af mine andre behov, f.eks. Kompatibilitet med Microsoft Office-filformater, meget lagerplads og support til alle de enheder, jeg har.

Når alt dit arbejde er i skyen, har du direkte adgang til filerne. Så længe du har en internetforbindelse (og nogle gange også når du ikke gør det), kan du redigere filerne. Det tog et par år for Google Drive at komme til dette punkt, men nu hvor det er her, bruger jeg det med fantastiske resultater.

Tip til migrering til skyen

Når du beslutter at holde alt dit arbejde i skyen og opbevare intet af det lokalt, står du over for en stor udfordring: At finde ud af, hvad du skal gøre med alle dine gamle filer. Mit råd er ikke bekymre dig om gamle filer for meget. Spild ikke din tid på at prøve at migrere eller omorganisere alle dine gamle data perfekt, som du måske aldrig ser på igen alligevel.

Fokuser i stedet på, hvordan du vil organisere eller gemme nye data fremover. I mit tilfælde begyndte jeg straks at bruge Google Drev til alle mine nye dokumenter. Jeg oprettede nye mapper i Google Drev online, der spejdede det samme organisationssystem, jeg plejede at bruge på mit skrivebord. Da jeg startede en ny fil, lavede jeg den til en Google Doc. Jeg var mere opmærksom på nutiden end fortiden.

Jeg havde nogle få filer, som jeg hverken ville klassificere som gamle eller nye, men "løbende." En igangværende fil er en, som jeg oprettede for længe siden, men den er stadig relevant og i brug i dag. I mit tilfælde har de en tendens til at være regneark, hvor jeg logger arbejde, når jeg udfylder det. For eksempel har jeg en løbende fil, hvor jeg holder styr på artikler, jeg skriver, datoer, de offentliggør, og andre metadata. Jeg tilføjer konstant til det, og det er altid nyttigt og relevant, selvom jeg oprettede det for mange år siden.

For at migrere disse igangværende filer uploadede jeg dem simpelthen til Google Drive, en efter en, og konverterede dem til Google-formaterede filer. Excel-filer blev Google Sheets. Let.

Årsagen til, at jeg gjorde dem en efter en, var at kontrollere og sørge for, at de ville åbne, og at indholdet ikke var forvirret. Heldigvis overføres alt glat. Jeg har stadig opbevaret de meget værdifulde originale kopier af filerne på min computer i cirka en måned, bare i tilfælde af, hvilket fører mig til et andet råd: Opbevar originale kopier af dine vigtige filer i en overlapningsperiode.

Hvis noget går galt med din migrering, vil du have originaler. Det er ligesom når du deponerer en papirkontrol eksternt ved hjælp af en mobil-app, og banken skubber dig en besked, der siger: "Hvorfor hænger du ikke på den check, indtil den ryddes?"

Et andet råd er at teste, at tjenesten fungerer på alle dine enheder. Åbn forskellige filer. Sluk nu for Wi-Fi, og prøv at åbne dem. Er det muligt, dvs. har du offline kopier af filer, som du forventede at have (mere om offline adgang i et øjeblik)? Kan du redigere? Skal du installere nogen apps eller plugins for at gøre det arbejde, du vil gøre? Det er sværere end du måske tænker at få tid til at køre disse forsøg, men det slår helt sikkert til at dukke op et sted og ikke være i stand til at gøre noget, du havde planlagt.

Da jeg først rullede med mit nye system, hvor jeg arbejdede helt i Google Drev (men stadig i denne overlapningsperiode, før jeg udslettede alle mine lokalt lagrede data), installerede jeg Google Drev-synkroniseringskomponent på min computer og sikkerhedskopierede de sidste to år ' værd af data til skyen. Jeg testede ikke hver fil for at sikre mig, at de konverterede rent til Google Drive, som jeg gjorde med mine vigtige igangværende filer, men jeg følte mig bedre ved at vide, at jeg havde trukket meget af mine gamle data i tilfælde af, at jeg nogensinde har brug for dem. Rådene derfra: Sikkerhedskopier gamle filer, men brug ikke for meget tid på det.

Når jeg vejer risici og fordele, bekvemmeligheder og ulemper, følte jeg, at det var nok for mig at sikkerhedskopiere mine gamle data, som jeg sandsynligvis ikke har brug for nogensinde igen, til Google Drive.

Der er også andre fordele og ulemper. Bemærk, at jeg ikke angiver alle fordele, men kun et par, der er relevante for at bruge Google Drev udelukkende til arbejdsfiler.

Arbejder i skyen: Fordele

Automatiske sikkerhedskopier. Jeg ved, at de fleste mennesker, der ikke sikkerhedskopierer deres data, nu ikke starter snart. Når du arbejder i Google Drev, behøver du ikke at tænke på sikkerhedskopiering. Det sker automatisk og ofte.

Så meget plads! Google Drive har en generøs mængde plads. Alle med en Google-konto får mindst 15 GB, men at købe mere er billigt. Der er desuden andre smuthuller, der giver dig mere plads. Filer, du opretter i Google Drev, ligesom Google Dokumenter, tæller ikke med til din lagringsgrænse! Det er enormt.

Kompatibel med Office. Mens jeg opretter og redigerer filer udelukkende i Google Drive, er det ikke alle, jeg samarbejder med. Mange mennesker bruger stadig Microsoft Office. Med Google Drev kan du eksportere enhver Google-filtype til et Microsoft-format. Med blot et par klik kan jeg omdanne et Google Doc til en Word.docx-fil.

Samarbejde. Intet er Google Drive, når du samarbejder i realtid. Du kan dele filer med andre brugere, styre, hvem der kan se og redigere dem, og endda have en chat, der går med dine samarbejdspartnere, mens du arbejder på en fil sammen.

Lokal synkronisering. Som jeg nævnte, var jeg i stand til hurtigt at tage sikkerhedskopi af mine gamle filer til Google Drev, fordi det har en lokal synkroniseringskomponent. Denne funktion gør det muligt for Google Drev at gøre dobbeltarbejde som en online samarbejdende kontorpakke og et filsynkroniserings- og backup-program.

Pris. Google Drev er gratis. Microsoft Office koster omkring $ 100 om året. Behøver jeg sige mere?

Arbejder i skyen: Cons

Bekymringer om privatliv og sikkerhed. Mennesker, der overhovedet ikke ønsker at bruge en skytjeneste, er næsten altid bekymrede for privatlivets fred og sikkerhed. En anden gemmer dine data på et sted, som du sandsynligvis ikke kan finde. Google krypterer dine filer, der er gemt i Drive som standard, men virksomheden administrerer også nøglerne til dig, hvilket er et rødt flag for nogle. Hvis du ikke har tillid til, at virksomheden gemmer dine filer, eller hvis dine filer indeholder meget følsomme oplysninger, er migrering til skyen muligvis ikke noget for dig.

Offline-adgang. At arbejde i skyen betyder, at du har brug for en internetforbindelse. Det kan være en virkelig smerte at navigere i online versus offline regler og konfigurationer. Undertiden går ting galt eller ej, som du forventede.

Med Google Drev er det muligt at arbejde offline, hvilket er fantastisk, bortset fra at der er mange advarsler, og helt ærligt, jeg har dem ikke gemt. Jeg ved, at jeg er nødt til at bruge Chrome-browseren for at den kan fungere, men jeg glemmer ofte detaljerne. Jeg har fundet ud af, at indlæsning af filer, jeg vil arbejde på, før jeg forlader et område med Wi-Fi, er en god løsning, men igen, kun hvis jeg kører Chrome. Derefter kan jeg arbejde på disse filer let (så længe jeg ikke ved et uheld lukker fanen).

Men det kan blive rodet.

Når jeg er færdig med at redigere offline, er jeg stadig nødt til at forbinde enheden til internettet for at få ændringerne i skyen. Nogle gange forårsager det problemer. Lad os sige, at jeg arbejder offline på en bærbar computer, mens jeg er i et fly. Flyet lander, jeg kommer i en taxa, og så kan jeg huske en anden ændring, jeg vil foretage. Hvis jeg åbner min telefon og indlæser filen ved hjælp af en dataforbindelse, vil jeg se den gamle kopi før alle de ændringer, jeg har foretaget i flyet, fordi jeg ikke har synkroniseret dem endnu. Lad os sige, at jeg glemmer det punkt, og jeg foretager et par ændringer via telefonen. Når jeg endelig tilslutter min bærbare computer til Internettet, fortæller Google mig, at noget er ude af vejen. Der er løsninger, men ingen af ​​dem er rene eller enkle. Gør dig klar til at kopiere og indsætte.

Søgning fungerer, undtagen når den ikke gør det. Når du gemmer dine filer hos Google, fornavnet i internetsøgning, har du høje forventninger til søgeværktøjet. At finde filer i Google Drev er blevet ramt eller savnet for mig. Når jeg søger efter filnavn, finder jeg sandsynligvis det, jeg har brug for, men ikke altid. Specielt underskæringer i filnavne ser ud til at kaste Google efter en løkke. Jeg har en fil kaldet 160530_SIN_RR_Collaboration-Chart, men når jeg søger efter "Collaboration", viser billedet herunder, hvad der dukker op.

Google søger indholdet af dine filer, hvilket hjælper, men det kan stadig tage en prøve og fejl for at finde det, du har brug for. Når andre samarbejdspartnere deler filer med dig, er det dem, jeg ofte har svært ved at finde, med eller uden søgning. Jeg ender med at stole på filer markeret med en stjerne (favoritter) såvel som listen over nylige filer, som Google Drev tilbyder ganske meget.

Online distraktioner. For at arbejde i Google Docs skal du have et browservindue åbent, og for nogle mennesker er det en glat hældning at være online. For mig er det ikke meget af et problem. Jeg bruger nogle forskellige værktøjer og tricks for at øge produktiviteten og minimere distraktioner. Men for andre er det bare at være online en invitation til at surfe på nettet og ikke få det rigtige arbejde. Hvis du er bedre til at få gjort arbejde, når du kobler fra internet, er det sandsynligvis ikke noget for dig at arbejde i skyen.

Skal du flytte til skyen?

At arbejde udelukkende i skyen har sine fordele, men det kommer også med nogle frustrationer. Som jeg sagde, betyder det ikke nødvendigvis at bruge Google Drive, men mange af fordele og ulemper vil være de samme på tværs af lignende løsninger. Nogle spørgsmål, du skal stille dig selv, før du flytter til skyen, er:

• Har jeg pålidelig internetadgang det meste af tiden?
• Er jeg villig til at lære de offline kontra online regler for at arbejde?
• Vil arbejde i skyen give mig adgang til filer på en måde, som jeg ikke har nu, og som jeg faktisk bruger?
• Er jeg villig til at organisere, hvor mit arbejde er gemt, så jeg let kan finde det?
• Vil jeg være i stand til at modstå fristelserne ved at surfe på nettet, hvis jeg altid er tilsluttet?

For yderligere rådgivning, se 30 Google Drev-tip.