Bliv organiseret: hvordan du renser din indbakke | jill duffy

E-mail forårsager alvorlige problemer for vores produktivitet og for vores psyke. En overfyldt indbakke vejer tungt på sindet. At vende tilbage til det igen og igen skaber mere "arbejde om arbejde", som man siger, hvilket er meget ineffektivt og sjældent faktisk centralt i det virkelige arbejde, vi har brug for. Hvis dette lyder som dit liv, er det tid til at rydde op i denne indbakke.

Min metode til at opretholde et sundt forhold til e-mail er afhængig af meget små og konkrete handlinger, som jeg udfører hver dag - se mine 11 tip til styring af e-mail. Med andre ord er vedligeholdelse af min indbakke ikke et engangsoprydningsjob. Men hvad kan du gøre, hvis din indbakke er så forfærdelig, at du ikke kan se ud over det enorme og øjeblikkelige forhindring med at håndtere det først? I dette tilfælde er det tid til at sætte sig ned og gennemgå indbakken.

Sådan gør du.

Trin 1. Fej din indbakke

Glem at behandle hver meddelelse i din indbakke. Det vil ikke ske, og der vil ikke være nogen stor gevinst. At gøre en feje er bedre.

"Feje" betyder, at du flytter en hel flok i en masse til en anden. Konfigurer et par nye mapper i dit e-mail-program, og navngiv dem efter år, kvartal eller måned (ekskl. Det aktuelle år, kvartal eller måned; dvs. opret ikke en "2013" -mappe lige endnu), afhængigt af tilstanden for din indbakke, og hvordan du har en tendens til at tænke på tid. For eksempel kan du oprette disse mapper:

• 2010
• 2011
• 2012

Eller du har måske:

• 2012_Q4
• 2013_Q1
• 2013_Q2

Årsagen til at du ikke opretter en mappe til det aktuelle år, kvartal eller måned er fordi din indbakke er den "aktuelle" mappe lige nu.

Herefter skal du sortere eller udføre en søgning, afhængigt af hvilket e-mail-program du bruger, for at isolere alle meddelelser fra et bestemt tidsrum og flytte dem i en masse til den tilsvarende mappe.

Uanset hvad der er tilbage i din indbakke - det er de meddelelser, du faktisk kan bekymre dig om at behandle, måske i dag, måske i morgen, men mere sandsynligt vil det være lidt efter lidt i løbet af de næste par dage. Du ønsker ikke at tage for meget på én gang.

Alle dine gamle beskeder er stadig til stede - de er bare ude af vejen. Måske vil du en dag tage dig af dem, men jeg ved det, at du ikke gør det. Det er et af de værste e-mail-problemer. Vi tror, ​​at vi kommer til at læse, svare eller på anden måde reagere på så mange beskeder, men det gør vi aldrig. Fejning giver dig mulighed for at få dem ud af vejen uden faktisk at slippe af med dem. Så du kan fortsætte med at tro, at du en dag kan behandle alle 2012-e-mails (selvom du sandsynligvis ikke gør det).

Se videoen for, hvordan du fejer i Gmail.

Trin 2. Kompartiser

"Fejningen" tager sig af den meddelelse, du allerede har, men det gør ikke noget for de meddelelser, der vil blive rullet i et øjeblik nu. Så når du først har en indbakke, der ikke føles kvalt, er du nødt til at oprette nogle filtre eller andre måder, hvorpå du automatisk vil kompartimere i fremtiden.

En måde at gøre det på er at bruge forskellige e-mail-konti til forskellige formål i stedet for en til alt. Jeg har faktisk fire forskellige e-mail-konti, som jeg bruger regelmæssigt: en til erhvervslivet, en til personlig kommunikation, en til online shopping (hvor jeg opbevarer kvitteringer, sporer pakker, får advarsler om bank- og elektronisk skatteregistrering) og en til det, jeg kalder " junk ". Min junk-konto er faktisk ikke for skrammel i den strengeste forstand. Det er en adresse, som jeg bruger til at tilmelde mig nyhedsbreve eller nye onlinetjenester, jeg vil prøve, men som i sidste ende ikke er vigtige. Et andet navn på denne type indhold er graymail. Det er ikke helt spam, fordi du anmodede om det og slags ønsker det. Intet, der er missionskritisk, går nogensinde ind på denne skrammelkonto, så hvis jeg ikke tjekker det i flere dage, er det ingen big deal. Jeg åbner også sjældent uønsket konto eller shopping konto, mens jeg er på arbejde, så det er aldrig engang inden for synet at friste mig.

En anden måde at få den samme effekt på er gennem mapper og automatiseret sortering. Dette er en særlig nyttig måde at administrere nyhedsbreve og daglige tilbud. Outlook.com er temmelig sofistikeret i denne henseende, og Gmail er også ret god til det.

Uanset om du konfigurerer filtre og mapper eller begynder at skubbe nyhedsbreve og indkøbskvitteringer til en anden e-mail-adresse, tager dette trin nogen tid. Du har sandsynligvis brug for 30 minutter til en time for at konfigurere en grundlæggende kompartimeringsmetode.

Trin 3. Slet

Forhåbentlig, hvad der er tilbage i din indbakke er bare en brøkdel af hvad der var der før. Den næste ting, jeg ville gøre, er at forsøge at slette alt, der simpelthen ikke er vigtigt. Dette trin kan tage et stykke tid, men jeg ville ikke spilde for meget tid på det.

Scan meddelelserne i din indbakke, og når du lander på en, du vil slette, kan du prøve at sortere indbakken efter afsender og se, om der er andre beskeder fra denne samme person, der er værd at slette. Ofte får jeg flere opfølgende e-mails fra en person, der siger det samme, og de burde alle være på hakke.

Slet så meget du kan uden at blive fanget af indholdet af en enkelt meddelelse. Hvis du ikke er sikker på en meddelelse, skal du bare lade den være i øjeblikket.

Sletning er vigtig for mig, fordi det repræsenterer slip. Hvis en meddelelse ikke er vigtig og ikke indeholder kritiske oplysninger, er sletning det et tegn på, at jeg aldrig behøver at tænke over den igen. Det frigør mig mentalt fra den forpligtelse, som e-mailen repræsenterer.

Du ønsker måske også at oprette en mappe kaldet "Senere", hvor du arkiverer meddelelser, der ikke virkelig er vigtige, men som du stadig har en psykologisk tilknytning til. Dette er meddelelser, du har til hensigt at behandle "senere". Efter min oplevelse er "senere" meddelelser normalt skrald, som jeg ikke var klar til at give slip på endnu.

En fantastisk tjeneste kaldet SaneBox ($ 6 pr. Måned) vil faktisk scanne din indbakke og skubbe uvægtige e-mails ind i en ny mappe kaldet "@SaneLater" automatisk til dig. Når jeg testede SaneBox, fandt jeg, at det gjorde et utroligt stykke arbejde med at identificere, hvad der var vigtigt kontra ikke vigtigt.

Trin 4. Udvikle et system, gør det til vaner

Med en administrerbar indbakke og en grundlæggende struktur på plads til arkivering af e-mail, har du nu brug for et system til, hvordan du arkiverer din e-mail - ud over den grundlæggende regel om "e-mails relateret til juni 2013-artikler gå til mappen 1306_JUN", men hvornår lægger du dem der? Hvor ofte vil du kigge igennem dem? Hvad vil du gøre med meddelelserne, inden du arkiverer dem?

Dette trin er det sværeste, fordi det beder dig om at oprette regler og udvikle vaner for at følge dem på lang sigt. De regler, du opretter, skal være eksplicitte. Du skal være i stand til at formulere dem. Men de behøver ikke at være perfekte eller absolutte. Det er okay, hvis du adskiller dig fra dem fra tid til anden. Du vil have et system, der tilgir en dårlig dag her og der, der giver dig mulighed for let at hoppe tilbage, hvis du glider op.

For at give dig en idé om, hvordan regler spiller ud, her er nogle af mine regler for behandling af e-mail.

Slet hurtigt. Hvis en e-mail ikke kræver handling, herunder genlæsning eller arkivering til reference, kaster jeg den med det samme. Jeg dyrker at slette beskeder hurtigt ind i en vane ved at slette meddelelser i bulk første ting hver morgen. Når jeg ankommer til mit skrivebord, sletter jeg så mange meddelelser, som jeg synes passer i det ene fald. Det er normalt omkring 60 procent af mine nye ulæste beskeder.

Svar straks på kritiske meddelelser, eller opbevar dem i indbakken. Hvis en e-mail er kritisk - hvilket betyder at den kræver forestående handling eller dyb genlæsning og muligvis et svar - handler jeg straks efter den eller lader den forblive i indbakken, indtil jeg handler efter den, normalt inden for en dag eller to. Det kan forblive i indbakken op til en måned eller deromkring. Efter en måned skal jeg handle efter det. Det er fristen.

Fil ved slutningen af ​​dagen. Hvis en meddelelse indeholder oplysninger, jeg har brug for, men ikke kræver øjeblikkelig handling, skal den flyttes til en tilsvarende mappe (eller gemmes lokalt på mit skrivebord) ved udgangen af ​​dagen - eller slutningen af ​​ugen, hvis jeg virkelig har travlt.

Rengør indbakken fredag ​​eftermiddag. Fredag ​​eftermiddag giver jeg mig selv 10 til 20 minutter til at sortere gennem hvad der er i indbakken og måske handle på de ting, der ikke kræver langvarig reaktion. Når jeg forlader kontoret, skulle jeg være i stand til at se en tomme eller to hvide plads i bunden (plads til at blive fyldt igen i weekenden).

Se bunden af ​​indbakken. Dag til dag er denne regel den, jeg lever af på det mest grundlæggende niveau: se altid bunden af ​​indbakken. I modsætning til Inbox Zero sigter jeg ikke mod at have flere indbakke-beskeder end jeg kan se på skærmen. Det er simpelt. Det er tilgivende. Det er fleksibelt. Det er et rimeligt og opnåeligt mål. Og det kræver ikke meget at følge denne regel konsekvent. Det spiller ud som en vane, da det, når jeg begyndte at sigte mod at se bunden af ​​min indbakke, blev et underbevidst mål.

En langsigtet løsning til at styre e-mail

Al organisation koger virkelig ned til regler, og den lynchpin, der holder regler sammen, er vaner. Vaner er, hvordan du gør reglerne. Hvis reglen er tom e-mail-papirkurven i slutningen af ​​dagen, er vanen altid at højreklikke for at dumpe papirkurven, før du afslutter e-mail-programmet (eller opsætter dit e-mail-program til automatisk at slette papirkurven, når du holder op). Hvis reglen altid er at besvare en e-mail fra din chef ved dagens slutning, kan vanen være automatisk at sortere beskeder fra din chef i en speciel mappe og kontrollere den mappe hver dag kl. 16:00

At administrere e-mail godt og effektivt handler om det system, du bruger, ikke den software, du bruger. Apps, funktioner og plug-ins kan hjælpe med at løse specifikke problemer, du har med e-mail, men hvis de ikke er omfattet af et mere omfattende system med regler eller metode til indgroing af vaner, kommer de ikke med langvarig udbetaling.