Bliv organiseret: hvordan du indhenter dine udgiftsrapporter inden årets udgang

Det kommer tæt på slutningen af ​​året. Du arbejder roligt ved dit skrivebord, når der kommer en ny e-mail fra regnskabsafdelingen. Du gisper højt på emnelinjen, og alle dine medarbejdere vender sig for at se, hvad der er galt. Dine kinder skyller, mens du indrømmer, at du indtil netop dette øjeblik havde glemt at indsende en udgiftsrapport. E-mailen siger, at fristen er i dag. Varmen fra dine kinder forvandles til en følelse af frygt, der løber ned ad brystet og ned i maven. Din virksomhed skylder dig et par hundrede dollars, og på denne tid af året kunne du virkelig bruge den. Gå ikke i panik! Disse enkle trin kan hjælpe dig med at få kontrol over dine udgifter.

Nogle organisationer gør det virkelig let at indsende udgiftsrapporter, selvom de er for sent. At have firmakreditkort, der er bundet til et udgiftsrapporteringssystem, hjælper fx enormt, men ikke alle har den luksus. Så tag en dyb indånding, og følg disse trin for at få dine forfaldne udgiftsrapporter indsendt så hurtigt som muligt.

Bemærk, at meget af denne artikel også gælder for selvstændige erhvervsdrivende, der er nødt til at gå efter kvitteringer i slutningen af ​​året for at kræve skattefradrag for forretningsomkostninger.

1. Spørg, hvornår den reelle deadline er, og om du kan arkivere for sent

Afhængigt af hvornår din organisation indstiller sit regnskabsår, og hvordan den håndterer periodiseringer, kan fristen for at arkivere udgiftsrapporter muligvis allerede være gået. Men det betyder ikke nødvendigvis, at det er for sent at indsende dine kvitteringer. Smarte mennesker indsætter tidsfrister. Hvis nogen fortæller dig, at en frist er slutningen af ​​dagen fredag, er der en god chance for, at den virkelige frist er mandag morgen eller senere.

Spørg nogen i regnskab eller din chef om klare oplysninger om den rigtige frist for udgiftsrapporter, og om der er noget, du kan gøre, hvis du har gået glip af det. Ofte er der. Hvis du kan indgive sent, skal du være venlig og elskværdig overfor de mennesker, der hjælper dig med at gøre det, og bøje dig bagud for at levere præcist det, de beder om. Vær detaljeret. Husk, at de gør dig en fordel. Gør dit bedste for at returnere det ved at gøre deres job lettere.

2. Kontroller reglerne for kvitteringer

Hvis du har indsendt udgiftsrapporter før, kender du sandsynligvis de grundlæggende regler for indsendelse af kvitteringer. Men kender du de fine detaljer? Når du indgiver en udgiftsrapport længe efter, at udgifterne blev afholdt, kan du have mistet nogle kvitteringer. Find ud af, om der er en politik, såsom at kræve kvitteringer kun for udgifter over 10 $. Spørg også, om du kan vise betalingsbevis ved at fremlægge en kreditkortopgørelse med den markerede linjepost. Disse detaljer kan gøre en verden af ​​forskel i den tid det tager dig at udarbejde en udgiftsrapport.

3. Lav en oversigt over poster og datoer

Når det er tid til rent faktisk at komme i gang med at oprette en forfaldsudgiftsrapport, skal du lave en grov liste over de store udgifter, du har brug for, f.eks. Varer, du har købt, rejser og gæstfrihed for klienter. Hvis du kun arkiverer for et element eller en rejse, skal du springe over dette trin.

Hvis et element på din liste er en begivenhed, såsom et klientbesøg eller en konference, skal du notere datoerne. Opret derefter en post under hver begivenhed for hver dag som denne:

Konference X: 1-3 juni

1. juni

2. juni

3. juni

4. Visualiser dine udgifter

Når jeg sammenlægger udgifter i forbindelse med rejser eller begivenheder, synes jeg, det hjælper med at først opregne de største udgifter (f.eks. Fly, hotel og deltagelsesgebyr) og derefter prøve at huske eller genindstille hver dag for at dække de mindre udgifter. Gør dette nedenfor hver indtastning.

Jeg kan godt lide at skabe en grov oversigt over mulige udgifter og derefter udfylde den, mens jeg husker dem (trin 5-7 inkluderer et par tricks til udfyldning af huller, når hukommelsen svigter dig). Oversigten skal indeholde så mange af disse punkter, som er relevante for dine datoer:

• Start placering. Hvor sov du? Har du haft nogen udgifter på dette sted, f.eks. Wi-Fi-afgifter?
• Lokal rejse. Gik du hvor som helst, og i bekræftende fald, hvordan kom du dertil (bil, taxa, bilservice, offentlig transport)? Hvordan kom du tilbage? Hvad var afstanden, hvis du kræver et gebyr pr. Mil for kørsel?
• Måltider. Hvor spiste du morgenmad, frokost og middag? Har du købt drikkevarer, inklusive flaskevand og kaffe eller snacks?
• Forsyninger. Har du brug for at købe noget forventet eller uventet i løbet af din dag?
• Slutlokation. Hvor sluttede du din dag? Hvad betalte du for der?

Ofte er det bare at stille sig selv disse spørgsmål, der hjælper dig med at huske udgifter, du ellers kunne have glemt.

5. Blad gennem dine kvitteringer

Hvis du har en stak kvitteringer, skal du bla gennem dem nu og matche dem op til konturen, du oprettede. Der er en grund til, at jeg ikke gør dette trin først. Nogle gange omformer kvitteringer vores hukommelse på en måde, der forlader dele af dagen. Lad os for eksempel sige, at du ser på dine kvitteringer og ser, at du spiste en hurtig morgenmad på en kaffebar og senere spiste frokost på et konferencested. Du har nu en levende erindring af disse to begivenheder, og du er klar til at gå videre til den næste kvittering. Men din hukommelse kan have udeladt $ 15 Uber-turen mellem de to placeringer, simpelthen fordi du ikke havde en fysisk kvittering for at udløse hukommelsen. Det er let at glemme detaljer, når vi ikke har triggere.

6. Scan din kalender

En kalender kan indeholde flere påmindelser, der hjælper dig med at oprette en nøjagtig udgiftsrapport. Når du udfylder din dag, skal du åbne din kalender og scanne den for at bekræfte rejsedatoer og vigtige begivenheder. Visse poster kan muligvis udløse din hukommelse om udgifter såvel som manglende udgifter. For eksempel, hvis en forretningspartner sendte dig en kalenderinvitation til middag den dag, du rejste, og hun betalte, behøver du ikke bekymre dig om at søge efter en kvittering for dit måltid den aften.

7. Se på mint

Et andet godt sted at kigge efter manglende udgifter er Mint. Mint er en personlig finansieringsapp, der konsoliderer alle dine økonomiske transaktioner til et søgbart websted og en app. Med Mint kan du filtrere alle dine kreditkort- og betalingskortudgifter efter dato, hvilket kan hjælpe dig med at afdække udgifter, du har glemt. I det eksempel, jeg tidligere har givet om en Uber-kvittering, kunne du finde oplysningerne ved at søge efter datoen i Mint, hvilket vil gøre det lettere at finde den rigtige kvittering i din e-mail.

Du kan også tilføje tags i Mint til linjeposttransaktioner, og hvis du har gjort det hele året for forretningsudgifter, kan du nemt finde alle de udgifter, du har krav på.

Jeg nævnte tidligere, at hvis du ikke kan finde en kvittering, kan du spørge, om du kan indsende en kopi af en kreditkortopgørelse, der fremhæver linjeposten for en udgift. Igen vil Mint hjælpe dig her, fordi den fortæller dig, hvilket kreditkort du brugte.

8. Glem ikke tip og parkering

To kategorier af udgifter, der er lette at overse, er tip og parkering. Små tip, der betales kontant, ligesom for hotellets rengøringspersonale og bellhops, kommer aldrig med kvitteringer. Parkeringsbetalinger kan også være kontant uden en kvittering. Men de tilføjer sig og er værd at hævde, hvis du lavede dem.