Bliv organiseret: hvordan du katalogiserer dine ejendele

Indhold

• Bliv organiseret: Sådan katalogiseres dine muligheder
• Produkter til personlig fortegnelse

Nørder som jeg vil fortsætte og fortsætte med, hvordan du skal sikkerhedskopiere dine vigtigste data, for at du ikke mister uerstattelige oplysninger, som den eneste kopi, du har af fotos af dine børn, en hel karrieres kontakter værd, et helt musikbibliotek og snart.

Men sjældent nævner nogen at lave digitaliserede optegnelser over dine fysiske ejendele. Vi snakker mindre om inventar af fysiske værdigenstande, fordi det kun synes i vidt omfang er forbundet med teknologiens verden.

Ikke sandt.

I tilfælde af en katastrofe, som en brand, oversvømmelse, indbrud eller en meteorit, der river et seks fods hul i dit tag, er det sidste, du vil gøre, forsøg på at liste alt, hvad du ejer, stykke for stykke, og estimere værdien af ​​eventuelle beskadigede eller manglende genstande i et forsikringskrav.

Andre grunde til, at du måske ønsker at katalogisere dine ejendele og dokumenter, der er relateret til dem, er for let adgang og søgefunktion efter ting som garantier eller bevis for køb eller donation til skattemæssige afskrivninger.

Bliv ikke kid selv: Det er et meget stort job

Den dag, jeg begyndte at katalogisere mine ejendele, strømlede solskinnet gennem vinduerne og vinkede mig udenfor i sommerluften. Jeg ville ønske, at det havde været en kold vinter lørdag formiddag, så jeg kunne have startet med et krus stærk kaffe i hånden, og alle mine dokumenter spredte sig på gulvet omkring mig, med intetsteds at gå hen hele dagen. Faktum er, at jeg meget godt kan have min hyggelige vintermorgen med katalogisering, da dette er et job, der vil tage måneder at gennemføre. Undlad dig selv at tro, at du kan erobre det om en eftermiddag.

Hvad du imidlertid kan gøre nu, og hvad du først skal gøre, er at forberede din struktur.

Opsæt din struktur

"Struktur" i denne forstand betyder mappehøsting, klassificeringssystem eller en anden hierarkisk rækkefølge til organisering af dine værdigenstande og papirarbejde. Den software, du kan bruge, hjælper nogle gange dig med at udvikle din klassificeringsstrategi, men hver softwareløsning gør det meget anderledes. Det foretrækkes at finde ud af, hvad du har brug for først og derefter finde den rigtige software, snarere end at vælge software først og senere indse, at det føles akavet, fordi det prøver at få dig til at tænke anderledes om dine ting.

På den anden side lærer du meget og gør mere lovende indgreb med din struktur, hvis du arbejder efter prøve og fejl i det mindste lidt med den softwareløsning, der i det mindste lyder rigtigt. Jeg har opsummeret et par af nedenstående muligheder. Læs gennem dem for at få en idé om, hvad opsætningen der passer bedst til dig.

Jeg anbefaler at afsætte cirka halvanden time for at opsætte din struktur.

Da jeg prøvede forskellige løsninger, var den, der fungerede bedst for, hvordan jeg tænker og min besiddelse, NeatCloud på grund af dens fleksibilitet. Her er et eksempel på, hvordan jeg startede min struktur:

• Hjem (delt) Elektronik (fjernsyn, Wi-Fi-router, Roku-boks, DVD-afspiller)

• Hvidevarer (køleskab, ovn, klimaanlæg)

• Møbler til hjemmet (større møbler)

• Dokumenter til husejere

• Co-op og Management Company Information

• Hjemforbedringsprojekter

• Pant og husejers forsikringspapirer

• Personlig elektronik

• Personlige værdigenstande: Ikke-elektronisk (smykker, sportsudstyr)

Denne struktur ændrede sig, da jeg fandt flere og flere genstande til vigtige og katalogiske, så det var vigtigt for mig at finde en løsning, der havde en god mængde fleksibilitet indbygget. Jeg kan også godt lide at Neat lader dig navngive og reden mapper, som du vil. Nogle andre muligheder, såsom Mac-app-kamre, giver meget mere vejledning ved at segmentere dine ejendele efter det rum, hvor du holder dem. Jeg kan nemt forestille mig, hvordan denne metode til at katalogisere det, du ejer, ville være meget lettere for mange mennesker.

Hvorvidt det er den organisation, jeg holder fast ved gennem projektet, er svært at sige. Jeg har allerede identificeret flere manglende områder (skatter og især skattefradrag, såsom velgørenhedsbidrag), og jeg overvejer, om den enkle opdeling af elektroniske og ikke-elektroniske værdigenstande vil fungere for mig.

Scanning og tagelse af billeder

Når du har fundet ud af din struktur mere eller mindre (du kan ændre den, mens du går, men prøv først at få en grov oversigt), skal du begynde at scanne dokumenter, knipse fotos og uploade alle disse filer til systemet du vælger. Dette er den vanskelige og tidskrævende del, selvom nogle af softwareleverandørerne (især Neat) har add-on-tjenester til mail-away. Du pakker en kasse fuld af gamle selvangivelser eller kvitteringer eller garantier og sender dem til et center, hvor de scannes og indtastes i systemet. Neat bruger en dobbeltblind metode til at holde din sikkerhed intakt under denne manuelle scanning.

Hvis du selv scanner og uploader billeder derhjemme, skal du lade din struktur lede, hvordan du arbejder. Forsøg at udføre "sæt" ad gangen. Et sæt kan være alt hvad du har brug for for at katalogisere, der er i et rum, eller et skab eller et arkivskab; eller det kan være alt, der er klassificeret som "smykker" eller "samlerobjekter" eller "antikviteter." Tænk over hvilket sæt, du har til hensigt at afslutte, inden du ligger på tæppet i dine komfortable vinterpyjamas og dumper alle dine dokumenter og hele indholdet i din smykkeskrin for at begynde at opgøre varerne.

Et af de problemer, jeg stød på, da jeg arbejdede med "sæt", var kvitteringer. Kvitteringer er yderst værdifulde til at bevise værdien af ​​en vare, som du muligvis ikke kender "mærke og model", som nyere møbler og smykker; til ældre smykker og møbler af værdi, vil du gerne have en vurdering. Jeg opbevarer ikke kvitteringer med de varer, jeg har købt (jeg kan ikke forestille mig, at nogen ville gøre det). Jeg opbevarer alle mine kvitteringer væk i konvolutter og mapper, mærket efter købsår… bortset fra de kvitteringer, jeg havde brug for til selvangivelse, som er sat sammen med kopierne af mine skattearkiver. Så her blev alt lidt rodet og kompliceret. For at være ærlig, arbejder jeg stadig på det og venter på den snedækkede dag for at tackle den værdifulde del af projektet.