Indholdsfortegnelse:
Video: Welcome to EF Dubai (Oktober 2024)
E-mail ødelægger produktiviteten, og næsten ingen er klar over hvor dårligt. Mængden af tid, folk tilbringer i e-mail-programmer, er svimlende og svæver tæt på 30 procent af hver dag. Der er dog en måde at få fat på det. Og du kan faktisk slå e-mail-problemet uden nødvendigvis at reducere den samlede tid du bruger i e-mail. Løsningen, som jeg deler nedenfor, hænger sammen med først at forstå problemet bedre.
E-mail er værre end Facebook
E-mail er værre for din produktivitet end Facebook ifølge forskning, og problemet er, at folk ikke er klar over, hvor meget tid de bruger på e-mail.
Robby Macdonell, vicepræsident for produktudvikling hos RescueTime, er enig, baseret på hvad han ser og hører fra brugerne. RescueTime er et tidsstyringsværktøj, der sporer de apps og websteder, du bruger, mens du er på din computer og mobile enhed. Derefter genereres rapporter, der viser, hvordan du bruger din tid.
”En ting vi hører fra folk, der tilmelder sig RescueTime, er, ” Jeg er bange for at se, hvad dataene siger, fordi jeg ikke vil se, hvor meget tid jeg bruger på Facebook eller Reddit. ” Ofte, en uge senere, siger de, 'Det var ikke så dårligt, som jeg troede, men åh herregud, jeg bruger en masse tid på e-mail, ' tilføjede Macdonell.
Hvorfor er e-mail 'dårlig?'
Så hvorfor er e-mail dårlig, nøjagtigt? Nogle produktivitetseksperter siger, at det er fordi e-mail er "arbejde om arbejde" og ikke selve arbejdet. Et andet argument, som sandsynligvis er mere nøjagtigt, er, at e-mail konstant afbryder os. Hvor lang tid vi bruger i e-mail er ikke problemet. Det er, at tiden spredes gennem dagen.
Især videnarbejdere har typisk brug for perioder med uafbrudt fokus for at få det virkelig vigtige arbejde udført. "De fleste mennesker glans over det faktum, at e-mail er den aktivitet, der vil trække dig væk fra den kreative tanke gentagne gange i løbet af dagen, " sagde Macdonell.
Læsning af en e-mail mere end én gang producerer overbelastning og dækker dig ud, ifølge Mikael Berner, administrerende direktør for EasilyDo, en app, der automatiserer små aspekter af dit liv for at hjælpe dig med at frigøre tid. Når vi tjekker e-mail i løbet af dagen, behandler vi ikke e-mailen eller tager os af den, og disse sekunder føjer spildt tid. "Hvis du åbner en e-mail, skal du enten gøre noget med den, f.eks. Svare på den, eller slette den eller arkivere den væk. Må ikke engang åbne en e-mail, medmindre du kan behandle den lige da."
Hvad mere er, kommunikationssystemer er designet til at give dig besked, når en ny besked ankommer. "De pingede dig med underretninger hele tiden, " sagde Macdonell. "Det bliver stadig sjældnere, at du får mere end et par minutter, før du bliver trukket over til en anden aktivitet." Selv hvis du ikke læser hver e-mail, der ankommer i din indbakke fuldt ud, er din opmærksomhed delt, når du får en meddelelse om, at en ny e-mail er ankommet. Og selvom du ikke har aktiveret underretninger, bryder du stadig dit eget fokus, hver gang du tjekker indboksen for at se, om nogen forsøger at e-maile dig om en presserende sag.
"Det er ikke ligesom 30 procent af nogen tid bruges i e-mail i begyndelsen af dagen, og derefter bruges resten af dagen på at gøre andre ting, " sagde han. "Det er meget spredt, hvilket antyder, at du konstant bliver afbrudt."
Sådan bekæmpes e-mail
Du kan komme ud af e-mail og tilbage til det rigtige, hårde arbejde. Det kan gøres på bare et par uger og i fem enkle trin.
1. Installer et tidssporingsprogram, såsom RescueTime eller Toggl, og lad det spore, hvor meget tid du bruger i e-mail hver dag og hvornår. Sørg for, at alle dine e-mail- og chat-apps er nøjagtigt klassificeret som kommunikation.
2. Vent cirka to uger, så du har nok data. Vælg derefter en dato tilfældigt og se på din times rapport. Du er i god form, hvis din kommunikationsbrug er koncentreret til en eller to gange om dagen. Du er i dårlig form og er nødt til at foretage ændringer, hvis din kommunikationsapps brug spredes i små skiver i løbet af dagen, som vist på billedet herunder.
Målet er ikke nødvendigvis at reducere antallet af timer, du bruger i e-mail. Målet er at gøre e-mail-brug mindre spredt og mere koncentreret, så dine rapporter ser mere sådan ud:
3. Identificer en eller to gange om dagen på baggrund af dine mønstre, når du ikke tjekker e-mail. For mange mennesker er morgenen op til cirka en time før din midtvejs pause og eftermiddagen, der begynder cirka en time efter din midtvejs pause, ideelle tider. I disse perioder skal du lukke e-mail-apps og blokere webmail ved at installere et distraktionsfrit værktøj som StayFocusd. Hvis du har en RescueTime Premium-konto, kan du bruge dens værktøjer til at blokere dig selv for at få adgang til webmail.
4. Vælg ligeledes et tidspunkt, hvor du tjekker e-mail. Lad os sige, at din ikke-e-mail-fokusperiode vil være fra 9:00 til 11:30 am, og din e-mail-session vil være fra 11:30 indtil frokosttid. Hvis det er 11:10, og du føler dig fristet til at tjekke e-mail, vil det være lettere at afværge den, hvis du har et forudbestemt tidspunkt, hvor du åbner denne indbakke.
5. Hvis du er paranoid over, at der kommer en presserende og vigtig meddelelse, mens du prøver at arbejde, skal du oprette et VIP-alarmsystem. iOS-brugere har allerede en indbygget i deres Mail-app. Hvis du ikke bruger iOS, eller du vil have et VIP-alarmsystem, der har flere indstillinger og tilpasninger, kan du prøve AwayFind. I begge tilfælde kan du få en advarsel, f.eks. En push-besked på din telefon eller endda en sms, når en meget vigtig person sender dig en e-mail. Det betyder, at du kun kan kontrollere e-mail, hvis du får en anmeldelse, som forhåbentlig sjældent vil være. Al anden e-mail kan vente.
Et andet trick, jeg personligt bruger, er at udsætte åbningen af mine e-mail-applikationer, når jeg begynder at arbejde. Jeg kan godt lide at skumme igennem arbejds-e-mail første ting om morgenen på min telefon, bare for at kontrollere for noget, der virkelig haster. Årsagen til at jeg bruger telefonen er fordi jeg finder det lettere at lukke ned end min bærbare eller stationære computer, hvis der ikke er noget, der kræver min øjeblikkelige opmærksomhed. Hvis jeg ser en e-mail, der er vigtig, men ikke haster, kan jeg tilføje en stjerne. Hvis det virkelig haster, svarer jeg lige fra telefonen. Men fordi jeg ikke kan lide at læse eller skrive på telefonen, fristes jeg ikke til at blive suget ind i andre e-mails, der ikke rigtig haster.
Det er disse slags små tricks, der tilføjer store gevinster for at holde dig ude af e-mail og få dig tilbage til det arbejde, der betyder noget.
