Video: Sådan bruger du Bullet Journal (Oktober 2024)
Det sidste stykke i organisationspuslespillet - og det ene folk har en tendens til at frygte mest - er e-mailadministration.
Som med mappehåndtering og filnavnskonventioner kræver e-mailadministration en livsstilsløsning. Du er nødt til at udvikle regler og principper, som du kan leve med hver dag. Husk, at det at holde sig organiseret ligner opretholdelse af en diæt og en træningsplan. At ikke gøre det og behandle organisationen som om det er et en-dages forår rengøringsprojekt ligner det at gå på en nedbrudsdiæt. Alle resultater, du ser, vil være meget kortvarige.
Inden du dykker ned i dit e-mail-omorganiseringsprojekt, skal du tage et øjeblik på at indse, at du ikke behøver at være perfekt. Målet er at komme med regler for at leve, som du med rimelighed kan holde fast ved, og som gør dit arbejde eller dit personlige liv lettere, mere produktivt og bedre. Hvis installation af et smukt nyt Microsoft Outlook-plugin er det, der vil fremkalde din inbox-rengøringsmotor, kan du prøve Xobni (gratis, $ 29.99 Plus-version, 4 stjerner), som indekserer dine filer eller Evernote til Windows Premium ($ 45 pr. År, 4, 5 stjerner), som giver dig mulighed for at sende e-mail til din Evernote, hvor du har fordelen ved softwarens fremragende søgefunktioner.
Se bunden af boksen
Det øjeblik, jeg indså, at jeg havde brug for en systematisk tilgang til e-mail, var første gang jeg åbnede min indbakke og havde mere end tre sider med ting, der bare sad der. De fleste af filerne var blevet mærket "læst", men fordi jeg ikke havde handlet på dem, efterlod jeg dem i indbakken. Jeg kan huske, at jeg følte mig overvældet og tænkte, at hvis jeg ikke begynd at smide e-mails lige meget, ville problemet være værre inden for timen og ville helt sikkert være uudholdeligt næste morgen.
Som et resultat satte jeg mig et enkelt mål: altid være i stand til at se begge bunden af min indbakke. Med andre ord vil jeg være i stand til at se poster for den senest modtagne meddelelse og ældste meddelelse på en enkelt skærm.
Jeg holder mig ikke til denne standard hvert øjeblik af hver dag. Det ville være neurotisk og kontraproduktivt. Men jeg sigter mod at se bunden af min indbakke, inden jeg forlader arbejde hver dag, og hvis det mislykkes, i det mindste på fredage. Jeg forbliver fornuftig over e-mail-overbelastning, når jeg er syg i en dag eller tager fri. Efter at jeg er vendt tilbage fra en ferie, giver jeg mig mindst en uge til at indhente e-mail og forsøger ikke at stresse med det den første dag eller to tilbage på kontoret.
Måned-til-måned
Den måde, jeg administrerer min virksomheds e-mail-konto på, er nøjagtig den samme måde, som jeg administrerer mine elektroniske filer i mapper. Alt går i en mappe.
Først opretter jeg et par grundlæggende mapper efter projekt, såsom Projekt A, B og C. I hver projektmappe opretter jeg undermapper for hver måned, mærket med den tocifrede år og måned, understregning af forkortelse af månedens bogstav. For eksempel kaldes mappen til juni 2011 1106_JUN.
Når nye e-mails kommer ind, sidder de ofte i min indbakke i et par timer, en dag, måske endda en uge eller to. Men de overvælder mig aldrig, fordi jeg har et system på plads, der holder alt på et håndterbart niveau. Her er reglerne for mit system. Disse er muligvis ikke rigtige for dig, men de kan give et eksempel på en løsning. Skræddersy din egen løsning med regler, der passer til din livsstil.
Regel 1. Hvis e-mailen ikke kræver handling (inklusive genlæsning), kaster jeg den med det samme.
Regel 2. Hvis en e-mail er kritisk - hvilket betyder at den kræver forestående handling eller dyb genlæsning og muligvis et svar - forbliver den i indbakken, indtil jeg handler efter den. Det kan forblive i indbakken op til en måned. Efter en måned skal jeg handle efter det. Det er fristen. Når jeg har taget noget, bliver e-mailen arkiveret til den tilhørende mappe.
Regel 3. Hvis e-mailen indeholder oplysninger, jeg har brug for, men ikke kræver øjeblikkelig handling, skal den flyttes til den tilsvarende mappe ved udgangen af dagen eller slutningen af ugen, hvis jeg har travlt. Hvis jeg er bange for, at jeg vil glemme at handle på det, fordi det ikke umiddelbart kan ses i indbakken, kan jeg oprette en kalenderpost som en påmindelse. E-mailen skal arkiveres i en mappe. Ingen undtagelser.
Regel 4. Fredag eftermiddag giver jeg mig selv 10 til 20 minutter til at sortere gennem hvad der er i indbakken og måske handle på de ting, der ikke kræver en langvarig reaktion. Når jeg forlader kontoret, skulle jeg være i stand til at se en tomme eller to hvide plads i bunden (plads til at blive fyldt igen i weekenden).
Regel 5. Arkiver den eller chuck den efter et år. Jeg har en tendens til at opbevare e-mail-data i omkring et år og arkivere alt andet, hvilket er ekstremt let at gøre, når dine oplysninger sorteres i mapper efter måned og år.
En anden organisationsmetode, der blev populariseret allerede i dagen for fysisk papirarbejde, er at oprette 31 mapper, mærket numerisk, med hvert nummer svarende til en dag i måneden. I stedet for at oprette en daglig opgaveliste skal du arkivere papirarbejde og påmindelser (og fødselsdagskort og regninger, der skal betales osv.) I mapperne, der svarer til den relevante handlingsdato. Når datoen ankommer, åbner du mappen og får nu til opgave at passe på hvad der er indeni.
Endnu en metode er kompartementering. Hvis du bruger et projektstyringsværktøj som Basecamp (gratis, 4 stjerner og et redaktørvalg), behøver du aldrig at gemme e-mails tilknyttet projekter, der styres i det system. Basecamp gør det for dig. Mange mennesker bruger kompartimering i deres personlige e-mail-liv ved at dedikere en webbaseret konto til lister og postlister, mens de reserverer den anden til at kommunikere med venner og familie. Hvorfor ikke bruge det samme koncept i erhvervslivet?
Slip af e-mail-angst
Jeg går på ingen måde ind for, at mit system eller mappen-systemet til 31 dage er det rigtige for alle. Mit system fungerer for mig, fordi jeg har en tendens til at huske ting baseret på, hvornår de opstod. Derudover ser jeg faktisk frem til de få minutter i slutningen af hver uge, når jeg gør min gang på indbakken. Til sidst giver mig det grundlæggende mål om altid at kunne se bunden af min indbakke. At se information blæse ud over en visuel skærm rammer et eller andet tipvinkelpunkt i mig. Det føles uudholdeligt, ligesom jeg ikke kan finde noget, og jeg vil aldrig grave mig ud.
Andre mennesker kan dog føle sig ivrige efter at skulle administrere mere end et dusin mapper eller overholde selvpåførte frister. Det kan være mere produktivt for dig at kunne se din mail i en enkelt rullerute. Med risikoen for at blive for touchy-feely er det ikke en dårlig ide at nedskrive de slags ting, der får dig til at føle dig overvældet, fordi hvis du kan identificere, hvad du ikke ønsker i din e-mail, kan du oprette regler og retningslinjer for at forhindre det.
Uanset hvilket organisationssystem du opretter til dig selv eller din virksomhed, skal du fokusere på livsstilslignende vaner og generelle regler. Du behøver ikke at være perfekt hver dag. Du skal bare komme med et system, der holder dig på sporet.
Tag væk
De vigtige ideer at fjerne fra denne artikel er:
1. At have en håndterbar mængde e-mail vil gøre dit arbejdsliv lettere og bedre.
2. Når du udvikler principper for håndtering af e-mail, skal du fokusere på livsstilsvaner snarere end hårde og hurtige regler.
3. Bestem, hvordan du skal håndtere e-mail dagligt, ugentligt og månedligt, samt hvor ofte du arkiverer e-mail-data.
4. Find ud af, hvad du ikke ønsker fra din e-mail, og opret derefter vaner, der forhindrer, at det sker.
