Bliv organiseret: Filsynkroniseringstjenester til redning

Indhold

• Bliv organiseret: Filsynkroniseringstjenester til redning
• Tip til synkronisering af filer

Sølige og uorganiserede mennesker efterlader for evigt vigtige ting bag sig. Den præsentation, du havde brug for til konferencen? Det er på kontoret på din stationære computer. Disse billeder fra Mickey's første fødselsdagsfest, som du planlagde at vise bedstemor under besøget? De er stadig på din bærbare computer, der sidder 300 miles væk derhjemme i sofaen.

Teknologer har snarere strålende løst dette problem for discombobulation mennesker. Svaret er filsynkronisering, og der er masser af virksomheder, der tilbyder denne service gratis.

Mens filsynkroniseringstjenester ikke ændrer din personlighed og gør dig til en pæn og opmærksom person, kan de fungere som et sikkerhedsnet, hvilket hjælper dig med at undgå katastrofale følger for din uorganisering.

Hvad er filsynkronisering?

Formålet med en filsynkroniseringstjeneste er at give dig adgang til alle dine vigtigste aktuelle filer fra enhver computer eller internetforbundet enhed, som din smartphone eller tablet, når som helst og hvor som helst. "Aktuelt" i dette tilfælde betyder filer, som du med rimelighed muligvis har brug for at få adgang til i den nærmeste fremtid, snarere end dokumenter, der er i en eller anden status, som du virkelig burde arkivere (jeg skriver mere om, hvordan du arkiverer i en fremtidig artikel). Og filer kan være alt fra dokumenter til fotos til musik.

Sådan fungerer det: Du tilmelder dig en konto med en filsynkroniseringsservice (enten gratis eller med et abonnementsgebyr; jeg navngiver specifikke tilbud lidt senere), installerer filsynkroniseringssoftwaren på din computer og beslutter hvilke filer eller mapper, du vil synkronisere. Når filerne er markeret til synkronisering, opretter tjenesten en kopi af dem og gemmer dem online, og - dette er den vigtige del - herfra og ud opdaterer den kopien, når du ændrer filen lokalt. Hver gang du logger ind på tjenesten, hvad enten det er fra en smartphone eller en andens computer via filsynkroniseringstjenestens websted, har du adgang til dine dokumenter.

Detaljer om, hvordan tjenesterne fungerer, kan variere lidt, men den grundlæggende forudsætning er, at hver gang du ændrer en fil, gemmes den ændrede kopi online, og når som helst du er logget ind på tjenesten - uanset om via et websted eller bare ved at holde dig logget ind via den installerede software på din computer eller mobilenhed - tjenesten sørger for, at du ser den seneste kopi. Tjenesten "synkroniserer" den seneste kopi af hver fil til alle enheder, du bruger til at få adgang til dem. Nogle tjenester gemmer også versioner, der bevarer historien om dine ændringer, op til et bestemt antal. På denne måde behøver du ikke bekymre dig om at gemme "version 1" og "version 2" kopier af dokumenter. Filsynkroniseringstjenesten gør det automatisk.

Årsagen til, at en filsynkroniseringsservice hjælper dig med at føle dig mere organiseret, er, at det gør det meget vanskeligt at efterlade en fil. Du behøver ikke konstant at e-maile dig selv det dokument, du arbejder med. Så længe du har en internetforbindelse, kan du hente dit arbejde. De fleste tjenester har også et vist niveau af deling, så du nemt kan sende filer til andre at se, og nogle har samarbejdsfunktioner, så flere kan uploade filer til et delt sted.

Brug sager til filsynkronisering

Nogle gange er det svært at forestille sig, hvorfor du har brug for en bestemt service, indtil du hører om, hvordan andre mennesker bruger. Her er nogle eksempler:

Optaget forretningsfolk. Enhver, der endda udfører lidt af deres professionelle arbejde hjemmefra - eller måske en dag har brug for det - kan forestille sig nytten af ​​filsynkroniseringstjeneste. Forestil dig dårligt vejr forhindrer dig i at komme i arbejde, men du er nødt til at afslutte et projekt for at overholde en frist. Og den seneste kopi af projektet lever lokalt på din kontorcomputer. Med en filsynkroniseringsservice på plads kan du få fat i det projekt på få sekunder.

Rejsende. Hyppige rejsende, der ikke vil have en clunky bærbar computer med sig, kan sikre, at alle deres filer er tilgængelige for dem, uanset hvor de logger ind. Rejsende kan også synkronisere fotos, de tager, og få dem vist på deres hjemmecomputer næsten øjeblikkeligt.

Ansøger. Jeg brugte en filsynkroniseringstjeneste for nylig, mens jeg gennemgik en lang ansøgningsproces, der involverede flere parter. Hver gang jeg modtog et dokument, scannede jeg det og gemte det i en synkroniseringstjeneste. Derefter, da en af ​​parterne kontaktede mig for at bede om en kopi af noget, var jeg næsten aldrig nødt til at faxe eller kopiere og sende noget. I stedet kunne jeg trykke på en knap og sende dokumenter til hvem, der havde brug for dem, uanset om jeg var hjemme, på arbejdet eller andre steder.

Studerende. Studerende, der arbejder på en afhandling, essays eller virkelig enhver form for projekt, kan gemme deres aktiver i filsynkroniseringsskyen og være i stand til at få til dem når som helst en idé slår til. De, der holder en computer derhjemme, måske deler den med en værelseskammerat, og bruger offentlige computere på et bibliotek eller et computerlaboratorium, vil bestemt være godt tjent med at synkronisere deres arbejde.

E-maileren. Hvis du har det for vane at e-maile filer til dig selv, så de gemmes online for let adgang, så lad mig forsikre dig om, at du er en førstekandidat til en filsynkroniseringsservice. De er meget mere narresikre end ad-hoc e-mail-metoden. Og e-mail-vedhæftede filer kan blokere oplagringsbegrænsede indbakker.