Bliv organiseret: digitalisering af personlige dokumenter

Indhold

• Bliv organiseret: Digitalisering af personlige dokumenter
• Hvad man ikke skal digitalisere

Computere er meget gode til at søge. Computere er også fremragende ved hentning. Ligegyldigt hvor hurtigt og effektivt du tror, ​​du kan finde og hente oplysninger i dit hus fra papirstykker, kan du være sikker på, computere kan gøre det hurtigere.

Det er grunden til, at du skal digitalisere mange af dine personlige dokumenter.

Der er også flere grunde, som det faktum, at du ikke engang kan få oplysningerne om dette oversvømmelsesforsikringsdokument, når det er på et stykke papir i dit køkken, mens en aflyst flyvning har efterladt dig fanget i St Kitts på grund af en orkan hjemme. Ville det ikke være et praktisk tidspunkt at have et digitalt dokument tilgængeligt fra din bærbare computer, smartphone eller tablet?

Her er en anden: Du har skiftet læger, forsikringsprogrammer og apoteker flere gange i de sidste par år, og farmaceut har nu brug for at kende dig, hvis du nogensinde har taget en bestemt medicin. Ville det ikke være nyttigt at logge på et sikkert system, der har poster over alle de recept, som dine læger skrev, fordi du klikkede med telefonens kamera, før du fyldte dem?

Eller måske er du motiveret til at digitalisere flere af dine personlige dokumenter blot for at slippe af med rodet. Årsagerne til at gøre det er uendelige, og undskyldningerne for ikke at komme i gang er også. Her et par tip og tricks, der ikke giver dig nogen undskyldning for at udsætte opgaven længere.

Hvad man skal digitalisere

Inden du kan reducere mængden af ​​papir i dit hjem, skal du beslutte, hvilke dokumenter der har værdi for at blive digital. I mange tilfælde ønsker du at beholde de originale dokumenter, hvilket gør de digitale til en grundlæggende sikkerhedskopi. Denne liste kan hjælpe dig med at generere ideer:

• skatter

• skattemæssigt fradragsberettigede kvitteringer

• lønstubber

• gerninger og leasingaftaler

• garantier

• pas (mange lande har meget specifikke regler for kopiering af pas; tjek med din regering)

• familiearkiver, såsom fødselsattester, adoptionspapirer, ægteskabsattester, dødsattester og immigrationspapirer

• forsikringsformularer

• medicinske og tandlægejournaler og recept

Hvis din arbejdsgiver ikke leverer elektroniske lønstubber, skal du absolut opbevare originalerne i mindst seks måneder, hvis ikke et helt år. Banker og udlejere kræver ofte disse dokumenter ud over skatteskemaer (W2'er i USA), når de udfylder papir- eller boligpapirer.

Ved pas og nogle andre officielle juridiske dokumenter skal du være forsigtig med reglerne for kopiering. Det er normalt en god ide at skrumpe eller forstørre billedet med mindst 10 procent (så det ser ikke ud som om du prøver at forfalske det).

Selv hvis du ikke tror, ​​at du nogensinde skal bruge kopier af nogen af ​​disse dokumenter, vil der helt sikkert være tidspunkter, hvor du har brug for at henvise til dit pasnummer (for en ansøgning, siger) eller et andet stykke data fra dem. Det er så meget mere effektivt at søge efter disse oplysninger fra din computer end at begynde at grave gennem et skab fuldt af papirer.