Bliv organiseret: samarbejdsværktøjssættet

Indhold

• Bliv organiseret: Samarbejdsværktøjssættet
• Opgavestyring, projektstyring, skærmdeling

To af mine venner fortalte mig for nylig fortalte mig, at jeg sprængte deres sind. Hvordan? Let. Jeg styrede den e-mailtråd, vi havde om, at arrangere en stor middagsture (du ved, hvordan disse tråde imploderer, og ingen kan følge med hvem der sagde, at de var fri på hvilken dato) og i stedet brugte Doodle. Doodle er et gratis websted, der giver dig mulighed for at oprette en online afstemning for ting som hvilken dag og tid, folk er frie til at mødes. Jeg har brugt det i årevis til samarbejde, mest i planlægning af møder med mennesker, der bor over hele verden og befinder sig i forskellige tidszoner.

Så mange fantastiske apps er derude for at hjælpe med samarbejde. Måske sprængte jeg mine venners sind med min effektivitet, men det sprang min mening at indse, at de aldrig var stødt på Doodle før!

For at hjælpe folk med den omhyggelige pligt at være samarbejdsarrangør ville jeg dele nogle af de bedste værktøjer, jeg har fundet til at få gode sind og ideer sammen.

Planlægning

Doodle er blevet min app til planlægning, fordi den er gratis og ikke kræver, at deltagerne tilmelder sig for at bruge. Opret en afstemning, send linket ud, og lad folk svare ved blot at gå til webstedet og kryds af i felter. Det er uvurderligt til planlægning af møder eller sociale begivenheder med en stor gruppe.

Når alle bruger det samme kalendersystem, såsom Outlook's kalender, kan du normalt gøre din kalender synlig for andre teammedlemmer, hvilket kan hjælpe med planlægning, men disse omstændigheder fungerer ikke altid for alle. En anden mulighed er Tungle.me, som indeholder nogle af de samme elementer i Doodle samt muligheden for at gøre dine frie og travle tider offentlige eller synlige for bestemte mennesker.

Deling af dokumenter og mapper

Hvordan gør du filer tilgængelige for alle de mennesker, du samarbejder med? Send dem ikke via e-mail! Det er sjusket og svært at spore. Du har brug for en bedre måde at dele dokumenter og mapper på.

De enkleste løsninger kommer i form af filsynkroniseringstjenester, såsom Dropbox eller SugarSync. Jeg bruger faktisk begge, SugarSync til arbejdsfiler og Dropbox til personlige filer. Jeg har brugt dem til at dele dokumenter med alle slags mennesker, inklusive redaktører og endda min advokat.

Jeg finder Dropbox og SugarSync meget enklere at konfigurere og bruge - og overbevise andre mennesker om at bruge - end FTP-websteder, som er den mere gamle skole måde at dele filer og mapper på.

Redigering af samarbejde, asynkront

Endnu en grund til at bruge Dropbox, SugarSync eller en anden filsynkroniseringsservice til at organisere samarbejde er fordi de gør det muligt for flere personer at redigere et dokument, selvom de normalt er asynkront. Med andre ord kan du ikke se en anden person redigere filen i realtid. Ændringer forekommer lokalt og bliver først synlige for gruppen, når den person, der redigerer, uploader dokumentet tilbage til den delte placering.

Disse tjenester giver dig ikke fin granularitet i, hvad samarbejdspartnere kan og ikke kan gøre (du kan f.eks. Ikke give Kate mulighed for at redigere filer X og Y men ikke Z ), men de giver grundlæggende tilladelser. For eksempel kan du dele ved at sende et read-only link, eller du kan invitere folk til fuld adgang til hvad der er i en bestemt delt mappe.

Redigering af samarbejde, synkront

Google Drive (tidligere Google Docs) har en af ​​de mest imponerende samarbejdsfunktioner, jeg nogensinde har set: muligheden for at redigere samarbejde i realtid.

Jeg arbejdede engang med en medarbejder, der var i en anden stat, og vi havde ugentlige telefonmøder, der var beregnet til at være "arbejdsmøder." Det vil sige, vi drøftede projektets tilstand, mens vi samtidig fik gjort arbejde, der fremmet projektets tilstand. Vi brugte et simpelt regneark i Google til at logge de opgaver, der var nødvendige for at få gjort og markere dem med en prioriteret bedømmelse. I løbet af ugen kunne vi tilføje noter efter behov. Så under vores møde kunne vi gå igennem listen, udføre opgaverne i realtid, mens vi var i telefon, og afkryds dem. Nogle gange ser han dog noget på listen og sagde: "Hvad betyder det?" Jeg vil forklare det. Og han ville ændre den måde, opgaven blev skrevet, lige foran mine øjne, så jeg var sikker på, at hans oversættelse af opgaven betød det samme, som jeg havde til hensigt. Det var samarbejdende lykke.

Googles værktøjer fungerer ikke kun til regneark, men også præsentations- og tekstdokumenter.