Bliv organiseret: chandoo og kortlægning af livet i Excel

Purna Duggirala er bedre kendt som Chandoo. Han kører et websted - og nyhedsbrev og forum og podcast - på Chandoo.org, der er dedikeret til at lære folk, hvordan man bruger Microsoft Excel. I modsætning til nogle softwareeksperter, der kun er specialiserede i at undervise strømbrugere i detaljerne i deres værktøjer, hjælper Chandoos arbejde alle, lige ned til begyndere, der kun bare lærer at forstå Excel, og hvordan det kan hjælpe dem med at organisere deres liv på enkle måder.

Chandoo mener, at Excel også kan være et redskab til at hjælpe os med bedre at forstå os selv. "Medmindre vi kan analysere vores data og forstå mønstrene, " sagde han, "vi er hjælpeløse."

Han startede sit websted for cirka et årti siden, da det bare var en enkel personlig blog. Efter adskillige år med at køre det på fritiden, afsluttede han sit job med at gøre Chandoo.org til omdrejningspunktet for sit arbejde. Det er dog stadig personligt som nogensinde med henvisninger til hans tvillingebørn, hans kone, hans cykelhobby og hans kærlighed til Legos, alt sammen blandt tip til mestring af Microsoft Excel.

Jeg interviewede Chandoo for at spørge, hvordan han som en Excel-guru bruger værktøjet til at organisere sit liv og sit arbejde, og hvordan begyndere, der kun ved intet om noget om Excel, kan komme i gang med softwaren. Jeg lo, da jeg så, hvor mange af hans svar der kom i form af kuglepunkter, måske illustrerende for, hvordan det at leve og indånde i Excel-blokke kan påvirke den måde, man tænker.

Jill Duffy: Du har taget en blog, som du plejede at køre på din fritid og forvandlet den til dit livs arbejde. Hvordan administrerer og organiserer du som en Excel-guru alt det materiale, du sammensætter til webstedet? Kan du dele både nogle tekniske tip såvel som større principper, der informerer hvordan du gør det?

Chandoo: Ja, Chandoo.org plejede at være en personlig blog og hobby indtil begyndelsen af ​​2010. Så i april 2010 forlod jeg mit job hos et stort it-firma, så jeg kunne være selvstændig erhvervsdrivende. Det har hidtil været en spændende og berigende oplevelse.

Webstedet kører på Wordpress-blogsoftware. Jeg har været en webudvikler hele mit liv. Så jeg kan godt tænke mig om PHP, JavaScript og HTML for at gøre vores site brugervenlig og værdifuld for vores publikum. Jeg bruger en masse værktøjer og koncepter til at skabe og dele indhold med Chandoo.org-læsere.

Værktøjer:

• Camtasia fra TechSmith til oprettelse og redigering af videoer
• Audacity til oprettelse og redigering af podcasts
• Paint.NET og Snagit til oprettelse og redigering af billeder
• Excel, selvfølgelig, til at oprette downloadbare arbejdsbøger og eksempler til mit websted
• Excel VBA til at generere HTML-kode til webstedet
• Notepad ++ for at oprette og redigere PHP / HTML-sider
• Cloudberry Explorer og WinSCP for at uploade filer til vores servere

Begreber:

• Skriv en artikel ad gangen. Jeg fokuserer på at skabe godt indhold til i dag og imorgen. Hver gang jeg har en artikel ud, spørger jeg mig selv, "Hvordan vil dette gøre nogen fantastisk?" Nøgleordet er nogen. Hvis du prøver at skrive for alle hver gang, finder du ikke mange ideer. Så jeg prøver at fokusere på at hjælpe en underafdeling af vores publikum med hver artikel.
• Hold det simpelt. Jeg skriver på almindeligt engelsk og forklarer koncepterne tydeligt, ofte pepper dem med humor. Excel kan være et trist emne, så jeg vil holde diskussionen livlig og relevant. Jeg bruger forskellige formater - billeder, animerede GIF'er, videoer, audios og tekst - for at nå vores publikum.
• Tilføj min personlighed. Jeg introducerer lidt af min personlighed i alt, hvad jeg offentliggør på Chandoo.org. Jeg deler vigtige milepæle i mit liv, mine fejl og mine triumfer med vores publikum, så de føler sig forbundet med mig.

JD: Hvordan anbefaler du nogen, der bruger Excel for første gang, at starte deres start? Er der principper, der skal læres først, eller betyder det mere, hvad er deres mål eller mål med at bruge Excel?

Chandoo: Hvis du er helt ny i Excel, er den nemmeste måde at komme i gang at åbne det og lege med det i et stykke tid.

Når du er fortrolig med brugergrænsefladen, skal du gå over til Excel Baby trin eller Excel for begyndere på vores websted og lære om forskellige daglige anvendelser.

Når du først er kommet over begynderfasen, er den bedste måde at lære Excel ved at bruge det hver dag. Der er så meget, du kan hente ved at snuble over funktioner og menuknapper.

Abonner også på et nyhedsbrev eller podcast, så du kan hente værdifulde færdigheder, scenarier, genveje og tip.

Hver gang du lærer noget nyt om Excel, skal du udføre det i praksis. På denne måde husker du koncepterne bedre.

JD: Jeg møder en masse mennesker, der føler sig uorganiserede med deres digitale liv. Har du råd, tip eller eksempler på at bruge Excel til at organisere et andet aspekt af ens liv eller arbejde?

Chandoo: Excel er et kraftfuldt og elegant værktøj til styring af alle aspekter af ens liv. For det første er Excel godt for

• Budgettering og udgiftssporing
• Opgavelister
• Målsporing
• Planlægning af personlige eller arbejdsprojekter

Jeg begyndte at lære Excel i 2006, da jeg fik mit første job som forretningsanalytiker. I disse dage byggede jeg adskillige trackere til at overvåge mine budgetter, planlægge mine investeringer, træffe købsbeslutninger (såsom bil, hjem osv.) Og spore mine træningspas.

I dag spiller mobile apps en vigtig rolle i at tilfredsstille de fleste af disse behov. Men en ulempe med apps er, at de ikke giver dig fleksibilitet til at analysere og forstå dine egne data, som Excel gør.

For eksempel sporer jeg min træning og sover med Fitbit, men det lader mig ikke analysere søvnmønstrene i løbet af en uge eller sammenligne, hvordan min cykling er mellem to dage. Medmindre vi kan analysere vores data og forstå mønstrene, er vi hjælpeløse.

Det er her Excel skinner. Du kan bruge det til at spore næsten alt og analysere, når du har nogle data.

Takket være Excel-mobilappen til iOS, Android og Windows kan du nemt indtaste data hvor som helst og knuse oplysningerne fra din sofa.

Du kan bygge din egen analytiske app med Excel i fire trin:

1) Strukturer din analytiske app i tre spande: input, beregning og output.

2) Opsæt dit input-regneark så enkelt som muligt. Start med få felter, og strukturer dine data som en Excel-tabel. Dette gør det nemt at tilføje data.

3) Brug enten formler (til avancerede brugere) eller drejetabeller (brugere til begyndere til mellemniveau) til at knuse dataene.

4) Visualiser ved hjælp af diagrammer eller gnister eller betinget formatering.

Derefter kan du overvåge dine fremskridt fra Excel-appen eller bruge Excel på din pc eller Mac.

JD: Hvad er nogle andre eksempler på, hvordan du har brugt Excel til at kortlægge dit personlige liv?

Chandoo: Jeg lavede en tracker til babyfodring, da vi fik tvillinger i september 2009. Det er en anden historie, som jeg opgav sporing efter at have følt mig overvældet af cyklen med bleeble skifte, blande formelmælk, foder og stryge dem et par hundrede gange.

At visualisere min første 200 km cykeltur er en anden.

Jeg gik på min første 200 km cykeltur i juli 2014. Jeg ville fejre denne præstation med mit publikum. Så jeg lavede en Excel-projektmappe med alle statistikker om turen.

En anden er at visualisere Roger Federers syvende Wimbledon-sejr. Jeg elsker tennis, og jeg beundrer Roger Federer. Så da han vandt Wimbledon-titlen for syvende gang, skabte jeg en fantastisk Excel-projektmappe, der skildrede kampens fremskridt og statistikker.

JD: Mange mennesker føler, at de ikke er organiserede ikke kun med deres teknologi, men også i, hvordan de styrer at lære nye koncepter. Hvilke råd har du om at lære noget nyt på en organiseret og effektiv måde?

Chandoo: Læring er en værdifuld færdighed. Det holder os unge og skarpe. Her er et par måder at lære enhver ny idé på:

• Start. Må ikke udsætte læringsmål. Afsæt så lidt som en time om ugen for at lære noget nyt. Det kan være programmering, nye sprog, tømrerarbejde eller oprette drejeborde.
• Klem indlæring til inaktiv tid. Abonner på podcasts, eller få lydbøger, og lyt til dem i løbet af dine pendler- og ventetider.
• Hver gang du lærer noget nyt, så prøv at knytte ideen til et eksisterende koncept, som du kender godt. Dette styrker fortællingen og hjælper dig med at huske ideen bedre.
• Vær ikke grådig med viden. Del hvad du lærer med andre. Dette forbedrer din forståelse af koncepterne og gør dig til en ekspert på området.
• Når det kommer til software (eller apps), er vi knap genert. Det betyder, at vi ikke trykker på en knap eller klikker på en menuindstilling, medmindre vi ved, hvad den gør. Vær fed og tryk på knapperne. Dette kan føre dig ned i et interessant kaninhul og lære dig værdifulde lektioner. Sørg selvfølgelig for, at du gemmer filerne.

For flere Excel-tip, se Chandoos 12 regler for at gøre bedre regneark og 20 Excel-tip til at blive et regneark Pro.