Bliv organiseret: regnskab og finansiering for freelancere og smbs

Når små virksomheder først kommer af jorden - og det gælder især freelancere eller andre solo-selvstændige - er et regnskabs- og faktureringssystem ikke altid nødvendigt. Du finder arbejde. Du afslutter arbejdet. Du får betalt. Enkelt nok. Men gradvist, undertiden umærkeligt, ændrer situationen sig.

Forestil dig dette scenarie: Lad os sige, at du er freelancer. Du får dine første par job, spredt over mange måneder - så spredt i virkeligheden, at de ikke engang overlapper hinanden. Du arbejder et projekt ad gangen. Så får du en bid af et nyt projekt, før det nuværende er færdigt, men du har ikke set en kontrakt endnu, så du er stadig ikke for travlt. Et par uger senere fortæller en kunde, du har arbejdet med før, dig om nogle nye muligheder, men hendes budget er endnu ikke afsluttet. Du ser fortsat løftet om nye job, men faktisk arbejde dribler stadig kun ind. Et par måneder senere har du seks job i gang, du er på deadline for dem alle, og tre nye klienter venter på at høre, om du accepterer deres tilbud. Hvornår skete det?

Selvom ændringen selv var gradvis, ønsker du nu, at du havde købt et regnskabs- og faktureringssystem for aldre siden, at hvis du kun har oprettet en vej tilbage, da du tog dit første job, ville du være i meget bedre form nu… selvom kl. den gang, havde du ikke råd til det, og var du heller ikke sikker på, at du ville forpligte dig til hele freelancer-livsstilen, kan du huske? Som en lovet check, der aldrig dukker op i din postkasse, er opsætning af et økonomisk styringssystem for sent.

Få dig selv eller din mikrovirksomhed organiseret ved at vælge den rigtige type system og sætte det på plads nu - selvom du ønsker, at du havde gjort det for længe siden.

Finansieringssoftware til freelancere og solo-operationer

Solo-freelancere og andre selvstændige erhvervsdrivende i en enhedsbutik har sandsynligvis ikke brug for en meget avanceret økonomisk applikation til styring af konti og fakturering. Desuden skal du ikke betale en arm og et ben for en lang liste med funktioner, som du simpelthen ikke bruger.

Hold fast ved et simpelt program, der får jobbet gjort og ikke koster meget. Se efter en app, der er gratis, eller som kun kræver en engangsbetaling snarere end en løsning, der opkræves pr. Måned eller pr. Projekt. Det giver også mening at bruge et program til sporing af projekter og styring af dine fakturaer snarere end to separate systemer (så længe det dækker baserne til dine behov).

Vores foretrukne gratis mulighed for generel regnskabssoftware er FreshBooks (4, 5 stjerner, Editors 'Choice). Det har klient- og produkt- / serviceposter, nem oprettelse og afsendelse af fakturaer og solide funktioner til at køre rapporter. Hvis du ikke har nogen ansatte eller entreprenører, har du ikke brug for de dokumentdelingsfunktioner, der er inkluderet, men i det mindste betaler du ikke for disse ubrugte funktioner.

En lidt mere forenklet mulighed, der er fantastisk til alle, der opkræver en time, er OfficeTime ($ 47, 4, 5 stjerner). Det holder styr på, hvor meget tid du bruger på projekter, mens du arbejder, og kan oprette fakturaer baseret på disse data. Faktureringskomponenten er nok til de fleste solooperationer. Et andet stort plus: Du kan købe desktop-softwaren OfficeTime en gang og aldrig betale for abonnementsgebyrer eller andre tillægsgebyrer.

Andre gode gratis muligheder inkluderer Zoho Invoice (4 stjerner), som ikke har tidsporing eller timesedler, og Outright (3, 5 stjerner), som er specifikt designet til meget små virksomheder, der ikke håndterer lager eller lønningsliste.

Vælg en og hold den fast

Når du har valgt en løsning, der passer dig, skal du begynde at bruge den på dit allerførste projekt. En af mine grundlæggende filosofier om at blive organiseret er, at det er mere vigtigt at se fremad end at se tilbage, så du skal ikke bekymre dig for meget om at indtaste efterslæb med data i det nye regnskabssystem, du har oprettet. Det er vigtigere at begynde at bruge systemet nu på aktive projekter, end det er at katalogisere alt fra fortiden. Lav din prioritet til nutiden.

På et tidspunkt vil du dog indhente ved at logge forbi fakturaer og job, der fandt sted i det aktuelle skatteår. Prioriter i omvendt kronologisk rækkefølge, indtast først de seneste fakturaer og joboplysninger. Du kan håndtere job fra tidligere år senere - eller ej. Igen er det meget vigtigere at holde sig til det system, du implementerede nu til nuværende job og indhente det aktuelle skatteår.