Bliv organiseret: 7 vigtige tip til slanke brugere

Mange hold flytter deres interne kommunikation væk fra e-mail og til messaging-apps, såsom Slack. Slack er blevet et af de mest populære værktøjer, som grupper bruger til at kommunikere og samarbejde, men det er ikke nødvendigvis mere effektivt end e-mail alene.

For at få mest muligt ud af Slack skal du sørge for, at du bruger nogle af de vigtigste funktioner, der gør appen forskellig fra e-mail.

En masse produktivitetstip, jeg har set for Slack, involverer at lære genvejstaster, tilslutte tredjepartsapps og indstille automatiske kommandoer ved hjælp af IFTTT. Disse slags ting er faktisk nyttige, men jeg tror, ​​du kan få mere afkast på investeret tid ved at starte med at koncentrere dig om væsentlige funktioner, tilpasninger og bedste praksis. Disse er begge enkle at lære og har sandsynligvis en stor indflydelse på din Slack-effektivitet.

1. Tilføj meddelelser til nøgleord og sætninger

For at få en produktiv oplevelse på Slack er en af ​​de allerførste indstillinger, du skal justere, dine meddelelser. Du skal især fokusere på underretninger om ord, der har særlig betydning for dig.

Klik på dit navn øverst til venstre og vælg Præferencer. Gå til underretningsindstillinger. Rul ned til det sted, hvor du ser fremhævede ord. Eventuelle ord eller sætninger, du skriver her, udløser en alarm, når nogen bruger dem.

Du behøver ikke bruge anførselstegn til udtryk for mere end et ord, og ord er ikke store og små bogstaver.

2. Tilpas kanalnotifikationer

Ikke hver kanal, du tilmelder dig, er nødvendigvis lige så vigtig som de andre, og du ønsker måske ikke at høre en bing, ring, ding, buzz eller boop, hver gang nogen i en kanal nævner får en @e enhver til at råbe. Ligeledes kan der være nogle kanaler, der bruger nøgleord, der er vigtige for dig, men deres anvendelse i en bestemt kanal er det ikke. Du kan ekskludere underretninger om nøgleord og sætninger fra udvalgte kanaler.

Start med at gå til den kanal, du vil justere. Klik på navnet på kanalen øverst på siden, og vælg derefter Kanalnotifikationsindstillinger. Foretag dine justeringer i det felt, der vises.

3. Brug @Everyone og @Channel Sparsomt

Dette produktivitetstip handler mere om Slack etikette end nogen speciel funktion eller mulighed: Brug @everyone og @channel sparsomt.

Brug af en af ​​disse opkald svarer til at sende en e-mail-eksplosion til alle, noget du og dit team muligvis forsøger at undgå ved at bruge Slack i første omgang.

4. Føj slakke e-mail-aliaser til dine kontakter

Jeg elsker at hold kan sende beskeder til Slack ved at videresende e-mails til en speciel adresse. Men jeg hader, at e-mail-adresserne er gobbledygook.

Gør dig selv en fordel ved at tilføje Slack e-mail-aliaser til din adressebog og give dem et mere mindeværdigt navn. Hvis du f.eks. Bruger videresendelse af e-mail til at advare dit team om pressedækning, skal du navngive Slack e-mail-adresse Slack Press Coverage. Hvis du bruger det til at videresende nyheder, skal du kalde det Slack News. På den måde, når din hjerne tænker på at sende en e-mail til Slack, kan dine fingre begynde at skrive "Slack", hvilket bare giver mening.

Find dine e-mail-aliaser (eller opsæt dem) ved at gå til teamets indstillinger for apps og tilpassede integrationer. En ny side åbnes. Vælg Konfigurer øverst til højre. Se efter e-mail. Vælg Rediger konfigurationer for at få en e-mail-adresse, der allerede er konfigureret. Du kan kopiere og indsætte aliaset derfra.

5. Skriv / for kommandoer og genveje

Du kan bruge en masse tid på at lære kommandoer og tastaturgenveje, men jeg tror, ​​at en bedre brug af tid til ikke-strømbrugere af Slack er blot at huske, at du kan skrive en fremad skråstreg i begyndelsen af ​​en meddelelse og se en liste over indstillinger for kommandoer.

Vælg den ønskede kommando fra listen ved blot at skrive det næste bogstav i den kommando.

6. Tilføj påmindelser

Når du åbner en verden af ​​hurtige kommandoer i Slack, er det værd at lære at være påmindelser. Skriv "/ påmindelse", og lad Slack bede dig om at udfylde resten.

Du kan tilføje påmindelser til dig selv, dine teamkammerater eller en hel kanal. Du kan indstille en påmindelse, for eksempel for at advare alle på dit team om at tømme køleskabet fredag ​​kl. 16.40

7. Føj farve til din sidepanel

Hvis du bruger Slack til mere end en gruppe eller et formål, kan det blive forvirrende at hoppe fra konto til konto, medmindre du angiver forskellige temaer til dine sidebjælker.

Jeg anbefaler, at du vælger temaer, der er mest forskellige fra hinanden, så du hurtigt og nemt kan genkende hvilket team, du er i på et givet tidspunkt.