Bliv organiseret: 5 måder, du saboterer din produktivitet på

Jeg bruger en masse tid på at læse forskning om organisering og produktivitet, og jeg bruger en masse tid på at hænge sammen med techentusiaster. Da jeg har fundet teorier og bedste praksis om at maksimere produktiviteten og holde organiseret, har jeg også bemærket almindelige vaner blandt mennesker, der elsker teknologi, der direkte saboterer deres evne til at fungere bedst.

Folk taler meget om produktivitet, men bruger sjældent meget tid på at diskutere, hvad det er. For mig er produktivitet yderst personlig, men i sidste ende handler det om at nå mål.

Et mål kan være alt fra at maksimere overskuddet i en virksomhed til at få et ni-til-fem job udført hurtigere, så du har nogle mentale og fysiske ressourcer tilbage til at forfølge personlige interesser. Nogle mennesker ønsker at komme ud af kontoret hurtigere hver dag for at tilbringe mere tid med deres familie. Nogle mennesker vil lægge to timers arbejde hver nat på at skrive et filmmanuskript.

Uanset hvad du vil gøre, betyder det at være din mest produktive selv:

1. at tænke over, hvad du stræber efter at få gjort, 2. finde ud af, hvad du kan få gjort, hvis du skaber et optimalt miljø, og

3. følge med på at skabe et optimalt miljø og færdiggøre dine opgaver eller nå dine mål.

Naturligvis er opfølgningen normalt problemet. Lad mig påpege nogle af de mest almindelige måder, jeg ser teknologiske entusiaster især sabotere deres produktivitet.

1. App-Hopping

Hvis du elsker tech, elsker du sandsynligvis også apps. Du henter altid den nyeste app. Du er stolt af at være en tidlig adopter. Men du saboterer dig selv, hvis du app-hop med produktivitetsapps. Produktivitetsapps er alle apps og tjenester, der hjælper dig med at få udført arbejde, herunder huskelister, apps til administration af opgaver, filsynkroniseringsservices, apps til notering, kalendere og kontorpakker.

Med enhver ny app er der en tidsinvestering til migration og læring af, hvordan man bruger systemet. Tilføj tilpasning, og du spilder meget tid, som du kunne have brugt på at være produktiv. Derudover vil det tage dig et stykke tid at udvikle nye vaner til at bruge disse apps, som du sandsynligvis bruger dagligt. Det er mere tabt tid, og ofte mere "arbejde med arbejde."

Når det er sagt, skal du slippe af med enhver app eller tjeneste, der ikke imødekommer dine behov. Men denne beslutning skal baseres på, om dine eksisterende værktøjer gør det, du har brug for, ikke om du tror, ​​græsset kunne være grønnere med en anden app.

Råd: Vælg en app til hvert af dine produktivitetsbehov, og hold den ved.

2. Falling in the Email Black Hole

De fleste tech-entusiaster ved, at de ikke bør spilde for meget tid på e-mail, og alligevel bliver de suget ind i det i timevis hver dag. Hvor dårligt er dit e-mail-problem? Ved du endda, hvor meget tid du spilder?

En måde at måle det på er at bruge RescueTime, et freemium-værktøj, der fungerer usynligt i baggrunden for at registrere, hvor meget tid du bruger i hver app og websted, du bruger, inklusive e-mail.

RescueTime kan åbne øjnene for alvorligheden af ​​dit e-mail-problem, men det kan ikke forhindre dig i at bruge det. Plugin Stayfocusd kan, hvis du bruger webbaseret e-mail. Føj dit e-mail-websted til listen over domæner, som du vil være forhindret i at få adgang til, og indstil derefter tidspunktene, hvor begrænsningerne skal håndhæves. StayFocusd blokerer dig for siden.

Når man taler om gange, er en anden måde at begrænse et e-mail-problem at skabe nye vaner til, når du tjekker e-mail. Eksperter er generelt enige om, at en af ​​de værste måder, folk saboterer deres produktivitet på, er ved at åbne e-mail, så snart de kommer til deres skriveborde. Det er bedre at starte dagen med en meget produktiv opgave og gemme e-mail til senere.

"Men, " protesterer du, "hvad nu hvis der er en vigtig e-mail, som jeg har brug for at handle hurtigt?" Hvis e-mail er en hundehalsbånd omkring halsen, skal du tjekke e-mail på arbejdspladsen på din smartphone og kun tage skridt i presserende forhold. Lav en vane med kun at tjekke den på telefonen, hvilket vil gøre det lettere at lukke e-mail-appen og komme til det virkelige arbejde. Lav mindst 45 minutters reelt arbejde, inden du i sidste ende starter e-mail på din computer. Du kan måske bare finde dig selv suget ind i den vigtige opgave og ignorere e-mail indtil meget senere, og det er en god vane at udvikle.

Når alt andet mislykkes, kan jeg gerne gentage denne mantra: Jeg får ikke betalt for at besvare e-mail.

Bemærk: Det kan være nødvendigt, at du ændrer mantraet, hvis du faktisk får betalt for at besvare e-mail.

Rådgivning: Brug RescueTime til at kvantificere dit e-mail-problem. Åbn aldrig din e-mail-app første ting på din arbejdsstation. Formålet er at gennemføre mindst 45 minutters reelt arbejde, inden du kommer i e-mail.

3. At tro at multitasking er uproduktiv

Folk, der læser om teknologi, teknologikultur og produktivitet ved, at multitasking er uproduktiv.

Nå, undskyld, men det er bare ikke sandt.

Forskning i multitasking viser, at den er meget produktiv, men kun til et punkt (se f.eks. Arbejde af Diwas KC og Narayan). Når der er tegnet en graf, har værdien af ​​multitasking en omvendt U-form. En lille smule er god, men for meget er lige så dårlig som slet ingen.

Forskning antyder også, at værdien af ​​multitasking varierer afhængigt af individet og typen af ​​arbejde, der udføres. Jeg tror helt ærligt, at de fleste ved, hvilken af ​​deres

opgaver er egnede og uegnede til multitasking. Hold dig fast i et møde, der overhovedet ikke er relevant for dig? Gå videre og indhent e-mail! Udarbejdelse af et forslag på en million dollar? Du skulle hellere fokusere på den opgave alene.

Råd: Stop med at fortælle dig selv, at multitasking er dårlig, og omfavn det til passende opgaver. Skub dog ikke på det.

4. Opretteligt oprette duplikatkonti

Hvor mange gange har du tilmeldt dig en online konto, for først at indse, at du allerede havde en bundet til en anden e-mail-adresse? Det er et almindeligt problem blandt de første adoptører, der sætter en ære i at tilmelde dig nye online websteder og tjenester, så snart de bliver tilgængelige.

Det kan være et problem at have mere end en konto, hvis du sænkede tid til at oprette den oprindelige konto. Det er også et problem, hvis du gemte data i den første konto, som du muligvis skal have igen.

Den nemmeste måde at undgå at oprette duplikatkonti er at bruge en password manager. Adgangskodeadministratorer administrerer dine brugernavne og adgangskoder, og som en sammenhængende fordel, holder de også styr på, om du allerede har en konto med en app, websted eller service.

Jeg tester personlig software og onlinetjenester som en del af mit job, og som et resultat har jeg mere end 450 onlinekonti. Jeg ville aldrig være i stand til at holde styr på mine online tilmeldinger uden en password manager. Jeg bruger Dashlane, som er et valg af PCMag Editors. Der er to andre redaktørvalg: LastPass Premium og Sticky Password Premium.

Rådgivning: Brug en adgangskodemanager til at forhindre dig i at uforvarende oprette duplikatkonti.

5. Planlæg møder, når du er skarpest

Du kan godt lide at være skarp under møder, ikke? Desværre, medmindre møder er kernen i dit job, er planlægning af møder, når du er på dit skarpeste, meget uproduktivt.

Ligesom e-mail betragtes møder som "arbejde med arbejde." Det virkelige arbejde er, hvad du gør efter mødet. Så det er bedst at planlægge møder i tider af dagen, hvor du typisk falder, normalt om eftermiddagen, og beskytter dine vigtige timer for, når du kan tackle de hårde ting.

Hvad har dette at gøre med at være en teknisk entusiast? Nå, mine kolleger nørder, hvis du er superforbundet og bruger alle de nyeste tilsluttede kalenderløsninger og planlægningsværktøjer, som Doodle, kan måske dine kolleger og partnere se, når du er fri, og når du har travlt. Det er nemt for enhver at foreslå at møde om morgenen, hvis det er første gang på dagen, kronologisk set, når alle er fri.

Bloker så i din kalender, uanset hvilket tidspunkt på dagen du er på dit højdepunkt. For de fleste er det de første timer på arbejdsdagen. Mærk denne gang "fokusarbejde", eller marker det privat, så folk kan se, at du har travlt, men ikke ved, hvad du laver. Blokering af produktive timer vil også forhindre dig i at planlægge andre uproduktive ting på dette tidspunkt, såsom lægeaftaler. Gem disse ting i tider af dagen, når du er udbrændt.

Rådgivning: Planlæg ikke møder eller aftaler i løbet af dine timer med høj produktivitet. Bloker den tid, der er fri i din kalender for arbejde.