Video: Making Your First Game: Practical Rules - Setting (and Keeping) Goals - Extra Credits (Oktober 2024)
Der er masser af filosofier og metoder til at bruge e-mail mere effektivt. De er grundlæggende for at begrænse distraktion og være mere produktive. Men du skal også vide, hvilke værktøjer der står til din rådighed for at komme til det mere produktive sted.
E-mail-tjenesteudbydere og tredjeparts appudviklere har opfundet nogle ekstraordinære værktøjer, der gør e-mail meget mere effektiv. Der er fem, som jeg tror har den største effekt og er mest anvendelige. Sammen hjælper de dig
- skrive bedre e-mails,
- forvandle e-mails til opgaver,
- fortryde afsendelse af e-mails,
- planlægning af afsendelse af e-mails, og
- udsæt e-mails.
Det er spild af tid at skrive unødvendigt lange eller uklare e-mails. Modtageren har muligvis ikke tid til at læse dem i første omgang, eller måske spilde tid på at læse dem igen for at prøve at give mening om dem, eller det kan være nødvendigt at svare afsenderen for at få afklaring. Der er desuden al den spildte tid, vi har brugt på at skrive dem i første omgang.
Der er to apps, der arbejder hårdt for at hjælpe dig med at skrive bedre e-mails, fordi de fokuserer på selve skriften: Grammarly og Crystal.
Grammarly er et plug-in, der fungerer som en stavekontrol til at analysere grammatik og faktisk fremsætte intelligente forslag til, hvordan man strammer dit sprog, skriver klart og løser almindelige fejl. Det har en bemærkelsesværdig evne til især at se ESL-fejl.
Crystal er også et plug-in, og det skubber dig til at skræddersy sproget i din e-mail for at appellere til modtageren. Det fungerer sådan: Crystal finder først dine modtagere online - deres Twitter-konti, Facebook-sider osv. - og ser på, hvordan de bruger og reagerer på sprog. Er de kort og direkte? Eller har de en tendens til at blive fanget i langvarige diskussioner? Baseret på resultaterne hjælper Crystal din skrivning.
Hvis du ikke er en stærk forfatter, kan Crystal's meget klare anvisninger virkelig hjælpe dig med at finde ord til at skrive, hvad du vil sige. Det er et værdifuldt forslag, men der er noget ved det, at det gnider mig forkert. Der er en ikke-angivet forudsætning om, at du skræddersyr dit sprog for at komme noget ud af den anden person, og jeg finder det manipulerende. Det generer dig dog muligvis ikke, eller det kan endda være nøjagtigt, hvad du leder efter. Der nægter ikke under alle omstændigheder, at det er godt til det, det gør.
Vend e-mails til opgaver
Din indbakke er ikke din opgaveliste, men du får sandsynligvis stadig opgaver, der er tildelt dig via e-mail. Rettelsen er at opsætte en tilsluttet app til effektivt at flytte disse opgaver til et mere passende sted.
I stedet for manuelt at indtaste en ny opgave for dig selv i hvad du skal gøre eller huske den app, du bruger, skal du forbinde appen direkte til din e-mail-konto eller oprette e-mail-videresendelse og flytte den e-mail med et eller to klik til dets rette sted.
Et par apps, der understøtter muligheden for at flytte e-mails til en anden app, enten gennem direkte forbindelse eller e-mail frem, er Wunderlist, Evernote Plus og Premium, Todoist Premium, Boxer og Newton Mail.
Fortryd send
Vi har alle ramt Send for tidligt, uanset om det er fordi vi overså en skrivefejl, udeladte noget information eller ikke stoppede for at overveje en e-mail skrevet i øjeblikket. Du behøver dog ikke leve med anger eller ineffektiviteten af at skulle skrive en anden e-mail. Du skal bare være i stand til at fortryde sendingen.
Fortryd send er forskellig fra at huske en meddelelse. Med fortryd send sendes meddelelsen aldrig. Grundlæggende indeholder din e-mail beskeden i noget som 10 til 30 sekunder, i hvilket tidsrum du kan skifte mening.
Gmail har en knappen Fortryd send (se video nedenfor for, hvordan man konfigurerer den), som enhver Gmail-bruger skal aktivere. Newton Mail (som er fuld af rige funktioner til e-mail på mobile enheder) har også en, der fungerer på enhver e-mail-konto, den understøtter, og som inkluderer Microsoft Exchange og iMap-konti. Andre e-mail-udbydere tilbyder det også.
Planlæg Send
"Lige nu" er ikke altid det rette tidspunkt at sende en e-mail. Det er når tidsplanforsendelse er praktisk. Denne e-mail-funktion giver dig mulighed for at vælge et tidspunkt i fremtiden, når din meddelelse vil blive leveret. Outlook, Boomerang for Gmail og Newton Mail har alle det.
Med sendeskema, så længe meddelelsen ikke er gået endnu, kan du stadig også redigere den. Så det dækker noget af det samme grundlag som funktionen for fortryd send.
Udsæt
Jeg er ikke fan af Inbox Zero-filosofien om at forsøge at holde din ulæste besked tæller på intet. Det tager for meget tid at administrere og adresserer ikke folks virkelige e-mail-behov, psykologisk eller teknisk. Jeg er dog tilhænger af snoozing, der får den samme idé at holde antallet af meddelelser i din indbakke minimeret på ethvert givet tidspunkt.
Snoozing gør intet mere end at skjule en meddelelse fra din indbakke et stykke tid. Hvor længe? Du bestemmer. Effekten er, at du kan fokusere på vigtige meddelelser uden at blive distraheret af mindre vigtige. Disse mindre vigtige meddelelser kommer igen på et tidspunkt, hvor det er bedre for dig at håndtere dem. Outlook (hvor det kaldes "tidsplan"), Airmail, Sparkmail og Newton Mail har alle en snooze-knap.
Hvis du er interesseret i at være mere produktiv (og hvem er det ikke?), Bør du kigge på min roundup af The Best Productivity Apps. Uanset hvad dine arbejdseffektivitetsproblemer er, skal der være flere apps eller tjenester der, der hjælper dig med at udnytte din tid bedre.
