Video: IRINA'S KØLESKABS ORGANISERING (Oktober 2024)
Et af mine yndlingssigter har altid været, "Hvis du vil have noget gjort, skal du give det til en travl person." Det er ingen stor hemmelighed, at folk, der holder sig travlt, har strategier til at prioritere og styre alle de ting, de har brug for. Selv om disse strategier sjældent er udtrykkelige, drejer det sig normalt om et hovedkoncept: tidsfrister.
Frister giver struktur. De skaber ansvarlighed og hjælper med at forhindre negative konsekvenser. Nogle mennesker elsker dem, andre mennesker hader dem, men dem, der omfavner dem, er som regel succesrige.
Her er 5 tip om, hvordan organiserede mennesker administrerer deres frister og forbliver på toppen af deres spil.
1. Indsæt altid din deadline!
Måske troede du, at den største regel om frister var at give dig selv rimelige frister. Det er et godt råd, men virkelig, vigtigere end: Altid udfylde din deadline!
Der er altid to frister: den polstrede frist, du tildeler, og "drop-deadline." Drop-deadline, også kendt som "eller andet" -datoen, er den absolutte sidste dag og tidspunkt, hvor noget kan ske. Det er næsten altid den frist, som en anden giver dig. Et eksempel på en frist for fristen er den frist for indgivelse af skatter, som din regering sætter. En anden er ansøgningsfristen for college.
Den polstrede frist er derimod din selvpålagte frist. At udfylde en frist betyder, at du indstiller tidsfristen lidt tidligere end deadline-fristen for at forlade et lille viglerum til, at ting går galt. Indsæt altid dine egne frister, og læg altid de frister, du tildeler andre. Planlæg aldrig at få noget lige under ledningen (det er egentlig ikke en "plan", er det?). Planlæg snarere planer for ulykker, som sygedage, at sidde fast i et stoppet metro-tog, en e-mail-afbrydelse, en poststrejke eller andre parter, der blot skifter mening om, hvad de vil, og hvornår de vil have det.
2. Gør dine deadlines synlige.
Frister skal være, hvor du kan se dem. Som med to-do lister og mål, jo mere du ser dine tidsfrister, desto mindre er sandsynligheden for, at du glemmer dem. Trykte vægkalendere fungerer strålende. Hvis du bruger en papir-notesbog, skal du skrive dine frister i en enkelt-sides kalender (du kan udskrive en fra internettet), fold den i to og bruge den som dit bogmærke. Hvis du er en form for person uden papirer, skal du indstille dine frister i et program, du bruger dagligt, hvad enten det er Outlook, Google Kalender, Excel eller noget andet. Du bruger muligvis endda en desktop-widget-kalender, afhængigt af hvor mange forestående frister du har brug for at administrere.
En af fordelene ved at sætte dine tidsfrister i en app er, at det gør dem nemme at dele. Med et par klik med en mus eller haner på en skærm kan du minde dine kolleger eller partnere om truende frister.
3. Kend dine arbejdscykler.
Hvordan du synliggør dine frister afhænger stort set af dine arbejdscyklusser, hvilket betyder, om du har tendens til at have daglige, ugentlige eller månedlige frister. For eksempel arbejdede jeg på et kvartalsmagasin, så jeg altid havde bundet tre kalendere til mit korktavle, der viser de næste tre måneder. Da det var september, kunne jeg se de vigtigste kommende frister, selvom de ikke ville ankomme før i november. Jeg havde også en årskalender, der viste vigtige frister, der var endnu længere væk, men jeg holdt den kalender digital, fordi jeg ikke havde brug for at se den hver dag. Højproduktive mennesker afbalancerer de frister, de har brug for for at kunne få adgang til de frister, de har brug for at se. At se for mange frister bliver overvældende. At se de nødvendige frister for de vigtigste kommende projekter holder dig på opgaven.
4. Brug dobbeltpåmindelser.
Når en frist er langt væk, men meget vigtig, skal du bruge en dobbelt påmindelse. Med andre ord skal du indstille to alarmer eller underretninger for at minde dig om et par dage forud for tidsfristen er nær. Dette trick er især vigtigt for frister, der falder uden for dit typiske arbejdsomfang - de slags ting, du sandsynligvis vil glemme. Hvis jeg er nødt til at præsentere en tale (noget, jeg gør sjældent) seks uger fra torsdag, vil jeg sætte en påmindelse i min kalender i seks uger fra mandag, så at jeg i begyndelsen af den valgte uge husker, at begivenheden kommer og som jeg er nødt til at forberede mig.
5. Overhold dine tidsfrister konsekvent.
"Overhold dine tidsfrister konsekvent" er en af de ting, der er lettere sagt end gjort. Men hvis du forstår, at det påvirker din værdi på arbejdspladsen, kan det alene være ret motiverende.
Ved konsekvent at overholde frister kan du øge din værdifulde som medarbejder, teammedlem eller partner. Tænk på, hvordan du ser mennesker, der konsekvent overholder tidsfrister. De er pålidelige, har stærk arbejdsmoral og betragtes som holdspillere. At overholde frister handler sjældent om at få arbejdet udelukkende for dig selv. Det handler næsten altid om at udfylde et link i en kæde, og hvor der er en kæde, er der andre mennesker, der ikke kan overholde deres egne frister, før du har mødt din. Hvis du ikke er i tide, kan de heller ikke være i tide.
Så mange mennesker overholder ikke tidsfrister konsekvent, at dem, der typisk skiller sig ud. Hvis du overholder dine frister i flere måneder i træk, vil folk bemærke det, og det vil ændre, hvordan de ser dig, og hvor meget tillid de er villige til at sætte i dig.
Og som det siger: "Hvis du vil have noget gjort, skal du give det til en travl person"? Jo mere du overholder dine frister, desto mere sandsynligt er det for, at du fortsætter med at overholde frister. Det er cyklisk opførsel.
Gør eller gør ikke… Der er ingen 'prøve' med deadlines
Mens alle disse tip om frister fungerer for de fleste mennesker, skal du altid gøre det, der giver mest mening for dig, dit arbejde og dine vaner. For eksempel overholder nogle mennesker simpelthen ikke de polstrede frister. De har brug for datoen, der er skrevet i kalenderen, for at være drop-deadline, og uanset hvilken polstring der skal forekomme finder sted i deres hoved i stedet. Og det er fint.
Men når dine vaner hindrer din egen produktivitet og succes, så prøv at genkende det og foretage en ændring. Meget enkel påmindelses- eller anmeldelse-systemer i de apps, du allerede bruger? Fra Outlook til Gmail til Basecamp? Kan gå langt for at hjælpe dig med at skabe bedre vaner. Så udvikl en kalender, brug appfunktioner, der allerede er lige ved hånden, og indstil nogle frister (med indviklet rum). Du vil være glad for, at du gjorde det.
