Bliv organiseret: 5 trin til mere produktive arbejdsdage

Du ved sandsynligvis, at du kunne udnytte din tid på arbejdet bedre. Men hvordan gør du det?

Der er et par tricks til at være mere produktive, og de fem trin, der er beskrevet nedenfor, forklarer nøjagtigt, hvordan man kommer dertil.

Det er ikke nemt. For virkelig at være en mere produktiv person, skal du dyrke vaner i stedet for at stole på quick-fixes. Men der er nogle ting, du kan gøre for at hjælpe dig selv med at samle de nye vaner. Du finder også, at der er mange mobile apps, softwareprogrammer og teknologitjenester, der kan hjælpe dig med at lede mod en mere produktiv arbejdsdag.

1	Kortlæg din produktivitetscyklus

Den vigtigste ting, du kan gøre for at øge din produktivitet på arbejdspladsen, er først at kende din produktivitetscyklus. Alle har tidspunkter i løbet af dagen, når de er i stand til at fokusere, og andre tidspunkter, hvor deres opmærksomhed aftager. Selvom alle har sine egne bedste timer for at få gjort arbejde, "for de fleste mennesker, er de mest produktive timer den første ting om dagen - ikke når du først vågner op, men relativt tidligt, " siger Dan Ariely, adfærdsøkonom og professor ved Duke Universitet. Ariely har en stor interesse i at finde ud af, hvordan man bruger mobile apps til personlig selvforbedring. "F.eks. Tilføjede han, " at det at bruge e-mail om morgenen er normalt spildt, fordi minuttene om morgenen er mere værdifulde. " Ikke alle minutter oprettes lige.

At finde ud af dine perioder med høj og lav produktivitet eller høj og lav kapacitet, som Ariely foretrækker at kalde dem, er det første skridt derefter med at få mest muligt ud af disse dyrebare, flygtige minutter.

Mens mange mennesker tror, ​​de ved, hvilke tidspunkter af dagen de er på deres bedste og værste, er det ikke ondt at tjekke. RescueTime er langt det bedste værktøj, jeg har fundet til at finde ud af din produktivitetscyklus. RescueTime er et lille desktop-program, der registrerer, hvilke programmer du bruger, og hvilke websteder du besøger hele dagen, og hvor længe. Det klassificerer disse forskellige apps og websteder (meget produktive, produktive, neutrale, distraherende eller meget distraherende) og genererer en rapport om, hvordan du bruger din tid. F.eks. Er sociale netværkssider som "meget distraherende" som standard. (Du kan klassificere alle websteder og programmer, hvis standarderne ikke er nøjagtige for dig.) Du kan også fortælle meget om din produktivitetscyklus ved at se, hvor ofte du skifter opgaver.

Jeg anbefaler, at du bruger RescueTime i mindst en uge, før du analyserer din rapport. Prøv at bruge det uden at ændre din normale opførsel. Pointen er ikke at være modelmedarbejder i en uge. Det er at finde ud af, hvornår er dine naturlige øjeblikke for høj og lav kapacitet.

Når du har nogle data, skal du kigge på de tidspunkter af dagen, hvor du brugte en god del af tiden (40 minutter eller mere) på en, meget produktiv opgave. Se nu efter tidspunkter, hvor du var mindre produktiv, skift hurtigt mellem forskellige opgaver eller brugte lange strækninger af tid på distraktioner.

For eksempel er jeg på mit mest fokuserede mellem ca. 9 og 11:00. Derefter falder min produktivitet. Jeg er normalt meget distraheret omkring frokosttid. Nogle gange, men ikke altid, har jeg endnu en stærk periode med produktivitet om eftermiddagen, men det er ikke pålideligt.

Det næste trin er at vide, hvad man skal gøre med disse oplysninger.

2	Skift din rutine

Når du kender din produktivitetscyklus, skal du ændre din rutine, så den passer til den.

Start f.eks. Planlægning af møder til tider af dagen, hvor du har lavere fokus. Møder kræver sjældent, at vi er på vores bedste. Så for eksempel gør det til en vane at aldrig tage morgenmøder, hvis formiddag er din produktive tid.

Omvendt skal du tackle dine vigtigste opgaver med høj fokus i de tidspunkter af dagen, hvor dit sind er bedst. Vi planlægger ofte ikke vores vigtigste arbejde. Vi kommer bare til det, når vi kan. Det er okay, så længe du gør det til en vane at gøre det i de tider på dagen, hvor du virkelig kan fokusere.

Da de fleste mennesker kan udføre opgaver med høj fokus tidligere, kan du gå i vane med kun at starte de programmer, du bruger til disse opgaver i løbet af dine højeste produktivitetstimer. For eksempel, hvis e-mail ikke er meget produktiv for dig, skal du ikke åbne den. Bare ikke engang starte programmet. Hvis du virkelig har brug for at kontrollere din e-mail, skal du kigge gennem din indbakke på din mobiltelefon eller tablet og derefter lægge den væk, så du kan komme tilbage til de opgaver, der virkelig kræver din opmærksomhed.

Hvad hvis meget af dit arbejde med høj produktivitet sker i browseren, men dine største tidspildere er der også? Der er et par tricks til at minimere distraktioner af denne art. Til at begynde med kan du sætte den aktive fane i fuldskærmstilstand. Det vil hjælpe dig med at forblive med den aktuelle opgave. Du kan også installere browser-plug-ins og udvidelser, der låser dig for de websteder, du specificerer. Min favorit kaldes StayFocusd til Chrome. Du kan finde flere anbefalinger i min artikel om, hvordan man holder sig fokuseret.

3	Gennemgå din dag, hver dag

En anden ændring at gøre i din rutine: Gør det til en vane at altid gennemgå din dag, før den starter. Se over din første kalender og din huskeliste, så du ikke bliver fanget af et møde kl. 15.00, som du planlagde for to uger siden. Uanset om det er over din første kop kaffe eller mens du pendler, har det et øjeblik (og det burde være det samme øjeblik hver dag for at gøre det til en vane) at gennemgå dine planer for hele dagen virkelig gør en forskel.

At skabe en ny vane med at gennemgå din daglige hverdag er lettere sagt end gjort. En mobilapp, der kan hjælpe med at minde dig om, er Any.Do, som har en funktion kaldet AnyDo Moment. AnyDo Moment spiller en behagelig tone og skubber en anmeldelse på samme tid hver ugedag, der fortæller, at det er tid til at gennemgå din dag. Appen viser derefter alt på din kalender og huskeliste og spørger, om du vil holde det på skemaet eller flytte det til en anden dag.

4	Planlæg pauser

Tag dine pauser. Og ikke bare en pause til frokost. Dit sind skal opdatere sig selv, hvis du bliver den mest produktive person, du kan være.

Jeg er en stor fan af aktivitetssporere til fitness, og en funktion i et par af dem, som jeg elsker, er en stille alarm. Du kan indstille en alarm, der får dit fitnessband til at vibrere på et bestemt tidspunkt af dagen, lydløst. Jeg kan godt lide at indstille det til kl. 16, når jeg ved, jeg skal tage en pause, uanset om jeg synes, jeg har brug for en eller ikke. Selv bare det at komme ud af min stol for at gå i køkkenet og vaske min kaffekop er nok til at få mine øjne væk fra computerskærmen lidt.

Nogle aktivitetssporere har også ledige advarsler. Disse alarmer får trackeren til at vibrere, hvis du har siddet stille i en periode, normalt en time. De er designet til at minde dig om at komme op og bevæge dig, men jeg synes, de er lige så værdifulde som påmindelser om at stoppe med at arbejde i to minutter og tage en pause. Du ønsker måske også at installere en break-app, et letvægtsprogram, der minder dig om at tage pauser og endda kan låse dig ud af din computer i en kort periode for at tvinge problemet. Vores favorit er en Mac-app, der hedder TimeOut Free.

En anden god en til Windows, Mac og browsere kaldes Focus Booster.

5	Line Up slutdagsopgaver

Forestil dig din dag bare svømmer sammen. Så kl. 16.40. Hits. Du prøver at holde dig optaget. Det føles som om evigheden går! Så kaster du et blik ned på uret igen, og… kl. 16.42

Hvor ofte spilder du de sidste 20 minutter i slutningen af ​​dagen? Hvor mange timer er det ens på en måned? Hvor meget af den tid bruger du på websteder med sociale netværk eller SMSer dine venner?

Spar denne vane ved at forene et par slutninger på dagen. Prøv at gøre dem til noget, du kan lide at gøre, men det kan betragtes som travlt. Nogle eksempler inkluderer:

• arkiveringspapirer
• opfølgning af gamle e-mails
• dumping af computerens cache
• slette browserens historie
• tilbagevendende telefonopkald
• tørre støvet og krummer fra dit skrivebord, tastatur og skærm.

Hvis du har en kort liste med indstillinger forud for tid til opgaver, du kan udføre i slutningen af ​​dagen, er det mere sandsynligt, at du faktisk udfører en af ​​dem. Skriv en note i din kalender, eller lader bare en klistret note i nærheden af ​​dit skrivebord med nogle ideer til at tjene som påmindelser. Kom 16:45 på fredag, dit øje vil sandsynligvis vandre hen til dem. Yderligere ressourcer