Bliv organiseret: 5 enkle trin til at komme i gang med gantt-diagrammer

Før du starter et nyt projekt, hjælper det med at have en køreplan, en slags klar oversigt over alle de nødvendige trin og den rækkefølge, som disse trin skal finde sted. Det er i bund og grund hvad et Gantt-diagram er. Det betyder ikke noget, om projektet er et personligt, som at tilføje et dæk på bagsiden af ​​dit hus, eller et forretningsmæssigt, som at bygge et nyt websted. Du skal vide det

• hvornår og hvor du begynder,
• alle trin undervejs, og hvor lang tid de vil tage,
• der er ansvarlig for hvert trin,
• i hvilken rækkefølge trinene skal finde sted, og
• når projektet afsluttes.

Gantt-diagrammer, opkaldt efter ingeniøren og konsulenten Henry Gantt, som udviklede og brugte dem i 1910'erne, er en visualisering af et projekt fra start til slut. De er en ekstremt almindelig type produktivitetsværktøj, og de er en vigtig del af mange projektstyringstjenester. Faktisk tager den fremragende TeamGantt-service endda sit navn fra kortene., Jeg forklarer, hvad Gantt-diagrammer er, hvad de gør, og hvordan folk bruger dem, og giver fem trin til at komme i gang med dem.

Hvad er et Gantt-diagram?

"Et Gantt-diagram er en visualisering af de trin, det tager for dit projekt at blive afsluttet, " forklarede Kayvon Ghaffari, leder af programleder hos LiquidPlanner, da jeg for nylig bad ham om at dele en vis indsigt i at komme i gang med Gantt-diagrammer. LiquidPlanner er en Editors Choice-vindende projektstyring og arbejdspladssamarbejdsapp, der understreger Gantt-diagrammer.

Ghaffari mindede mig om, at et projekt adskiller sig fra andre typer arbejde. "Et projekt er et sæt arbejde, der har en begyndelse og ende, og opfyldelsen af ​​at oprette dette projekt er et sæt opgaver, " sagde han. Gantt-diagrammer arbejder specifikt til projekter, ikke til løbende arbejde. De handler om at hjælpe dig med at komme fra begyndelsen til slutningen, så det er vigtigt, at der er det en ende.

Gantt-diagrammer læst fra venstre til højre, øverst til bund. (Se billedet ovenfor fra TeamGantt.) X-aksen er tid. Diagrammet starter, når projektet starter, og slutter, når projektet leveres. At køre længden på y-aksen er opgaver, selvom de kun er på en liste. Deres nøjagtige placering på y-aksen er irrelevant, selvom de har en tendens til at falde i kronologisk rækkefølge.

”En opgave har tre komponenter: hvad det er, hvor lang tid det vil tage, og hvem der skal gøre det, ” sagde Ghaffari. På et Gantt-diagram er hver opgave repræsenteret med en bjælke. Linjens længde viser, hvor lang tid opgaven vil tage. Ofte er proceslinjer farvekoordinerede, hvilket angiver, hvilken person eller afdeling der er ansvarlig for at få opgaven udført. Hvad angår "hvad", vises opgavens navn generelt på linjen eller bliver synlig, når du klikker på det.

Ud over at vise alle opgaver til et projekt, og hvor lang tid det vil tage, viser Gantt-diagrammer rækkefølgen og afhængighed. Med andre ord viser de i hvilken rækkefølge opgaverne skal ske, og om den ene ting skal forekomme før den anden. Hvorfor er det så vigtigt?

Hvad gør Gantt-diagrammer?

"Gantt-diagrammer gør det visuelt klart, at du ikke kan gøre alt på samme tid, " sagde Chris Savoie, Workfront's direkte produktstrategi. Han brugte eksemplet med at bygge et træhus. Du kan købe negle og træ på samme tid, men du skal skære træet, inden du sømmer det i træet.

Gantt-diagrammer viser afhængigheder mellem opgaver, normalt med noget som en linje, der forbinder dem.

Inden han sluttede sig til Workfront (som ligesom LiquidPlanner er et værktøj til arbejdspladssamarbejde og projektstyring) arbejdede Savoie på nogle meget komplekse projekter med United Space Alliance i samarbejde med NASAs Johnson Space Center. Han nævnte, at selvom sekventering og afhængighed er vigtig for endda enkle projekter, som at bygge et træhus, er de afgørende for massive, årlange projekter, såsom bygning af den internationale rumstation.

En anden ting, som Gantt-diagrammer gør, er at hjælpe organisationer eller projektledere med at administrere ressourcer. ”Bare fordi en opgave eksisterer, betyder det ikke, at der er en person, der er fri til at gøre det, ” sagde Ghaffari.

Med et Gantt-diagram kan du nemt se, hvornår folk eller afdelinger er planlagt til at arbejde med opgaver kontra når de er gratis. "Du skal være i stand til at redegøre for folks tidsplaner, og hvor mange timer der er om dagen, " tilføjede han. Gantt-diagrammer skaber en effektiv måde at se tid, opgaver og ressourcer på.

Kom godt i gang med Gantt-diagrammer

Når du først har forstået på højt niveau, hvad Gantt-diagrammer er, og hvorfor de er nyttige, kan du begynde at lave dem til dine egne projekter. Disse fem trin hjælper dig med at starte.

1. Vælg en skabelon eller opbyg en fra roden

Generelt, når du starter et nyt Gantt-diagram, har du muligheden for at bruge en skabelon eller starte fra bunden. Skabeloner kommer måske fra en ekstern kilde, i tilfælde af dem, der leveres af projektstyringssoftware, eller de kan komme fra et tidligere projekt, der er dit eget.

En af fordelene ved at bruge dit eget tidligere arbejde til at oprette en skabelon er, at du ofte kan lære meget af, hvad der skete i fortiden. Skabelonen giver information om ikke kun opgaverne og rækkefølgen, men også om nogle opgaver tog længere tid end forventet.

2. Marker dine milepæle

Mest software til oprettelse af Gantt-diagrammer inkluderer muligheden for at tilføje milepæle. En milepæl er en markør, der angiver, at en fase af et projekt er afsluttet. For eksempel er det, når man bygger et websted, at låse wireframes en typisk milepæl.

Når du bygger et Gantt-diagram fra bunden, er det ofte nyttigt at kortlægge alle milepæle, inden du tilføjer nogen opgaver. At liste alle milepæle hjælper med at opdele projektet i mindre stykker, og disse mindre stykker er lettere at konceptualisere end hele projektet på en gang.

3. Tilføj opgaver, sekvensbegivenheder og opret afhængigheder

Det næste trin er at tilføje opgaver, sekvenshændelser og oprette afhængigheder. Når du tilføjer opgaver, skal du huske at se på historiske rapporter eller tale med de mennesker, der vil udføre opgaverne for at få nøjagtige estimater for, hvor lang tid de skal tage.

Når der sekventeres begivenheder, skal du huske, at det er muligt for flere opgaver at blive udført på samme tid, men ikke af den samme person. I et webstedsopbygning kan en person arbejde på wireframes, mens en anden person samler prøveindhold til prototypen. Men wireframe-designeren kan ikke også oprette moodboards samtidig.

Tilføj afhængigheder først, når du har angivet alle opgaver og placeret dem i den rigtige rækkefølge, og vær forsigtig med dem. "Det, der virkelig kan rodet dig, er, hvis du går halvvejs ind i Gantt-diagrammet og ser, at sagde, opgave 12 ikke længere er afhængig af opgave 5, " sagde Savoie. Han tilføjede, at begyndere skulle være ekstremt omhyggelige med ikke at fjerne afhængigheder, medmindre de er sikre på, at det er rigtigt at gøre det, fordi det er meget vanskeligt at få dem tilbage, hvis de skaber en lang række af begivenheder.

4. Se dine ressourcer

"Opgaver skal være i den rigtige rækkefølge, og så skal du kontrollere, hvem der er til rådighed for at udføre disse opgaver, " forklarede Ghaffari. Som nævnt ovenfor betyder det bare, at der er en opgave at gøre, ikke at der er nogen fri til at gøre det.

Ghaffari bemærkede, at hans virksomheds Gantt-kortsoftware ikke tillader overbooking, hvilket betyder, at LiquidPlanner ikke lader dig tildele nogen til en opgave, hvis denne person allerede er tildelt en anden opgave på samme tid.

Gantt-diagrammer hjælper dig med ikke kun at se, om en ressource er overbooket, men hvad konsekvenserne har for resten af ​​projektplanen, når den korrigeres.

5. Samarbejd

"Det er virkelig vigtigt, at folk forstår, at Gantt-diagrammet ikke er magi, " sagde Ghaffari. "Bare fordi du har planlagt noget, betyder det ikke, at det har noget at gøre med virkeligheden."

Måden at sikre, at Gantt-diagrammet er i overensstemmelse med virkeligheden, er gennem samarbejde. Ofte er Gantt-diagram software en del af en større projektstyring eller samarbejdspakke til arbejdspladser. Alle på et hold skal have evnen til i det mindste at se diagrammet, hvis ikke opdatere opgaver og anden information, der feeds ind i det. På den måde, hvis en ansat afslutter en opgave tidligt, og hun har magten til at opdatere sine fremskridt for at markere opgaven fuldstændig og korrigere den anslåede tid, og ved at gøre det kan hun måske hjælpe andre deltagere med at få deres opgaver også tidligt. Eller hun kan også markere sig selv som en tilgængelig ressource til at hjælpe med en anden opgave, indtil hendes næste planlagte opgave.

Ghaffari opsummerede kraften i samarbejde på denne måde: "Hvis Gantt-diagrammet er i et vakuum, hvem ved, om det er nøjagtigt? Hvis det er et samarbejde, er der indbygget kontrol, og det er mere sandsynligt, at det afspejler virkeligheden. Det er her, værdien af Gantt-diagram skinner."

Stol ikke for meget på Gantt-diagrammer

Både Ghaffari og Savoie fortalte mig, at de bruger Gantt-diagrammer til planlægning og til at tjekke ind på et projekt, men de kan ikke lide at styre det daglige arbejde i det. "Det er en plan, ikke en eksekveringsplan, typisk, " sagde Savoie.

Savoie bemærkede også, at en nybegynder muligvis ikke er klar over, at folk sjældent, hvis nogensinde, ser på hele Gantt-diagrammet på én gang, fordi de typisk er enorme. ”Du har brug for et billboard for at udskrive det, ” sagde han.

Ifølge Ghaffari er "Opbygning af Gantt-diagrammet ikke slutmålet. Det er en visualisering af opgaveplanen og rækkefølgen. Gantt-skemaet hjælper folk med at forstå, hvordan planen fungerer."

Hvis du er interesseret i Gantt-diagrammer, er du sandsynligvis også interesseret i projektstyring generelt. For nogle fremragende tilføjelsestip til at holde dit projekt på rette spor, se mine 4 tip til at komme i gang med projektstyring og også mine råd om, hvordan man forbedrer kommunikation til bedre projektstyring.