Bliv organiseret: 5 grunde til, at din indbakke ikke er din opgaveliste

Jeg elsker at spørge folk om, hvordan de bruger kontor-e-mail, hvis bare for at forstå forskellen mellem, hvordan e-mail blev designet til at blive brugt, hvordan den bruges mest effektivt, og hvordan folk rent faktisk bruger den.

Når de bliver spurgt, summerer mange stolte deres e-mailadministrationsteknikker på denne måde: "Min e-mail-indbakke er min to-do-liste!"

De synes normalt, at dette er et genialt system, men det får mig til at vinde. Jeg ryger tilbage af rædsel, når jeg hører denne velmenende, men i sidste ende ødelæggende erklæring. (Min fysiske reaktion, har jeg lært, er ikke ideel, hvis jeg agter at fortsætte samtalen.)

Hele formålet med denne artikel er at overbevise dig om, at din e-mail-indbakke ikke bør være din opgaveliste. Der er bedre og mere effektive måder at bruge e-mail på - eller bedre at tænke på e-mail.

Forhåbentlig vil denne artikel overbevise dig om at ændre dine måder. I næste uges kolonne (tjek tilbage hver mandag for det seneste i denne Get Organised-serie), vil jeg diskutere den anden side af ligningen: hvordan man laver en smartere to-do-liste. Sørg for også at læse sidste uges kolonne med 11 tip til styring af e-mail.

Hvad er e-mail til?

"E-mail" er ikke længere et nøjagtigt beskrivende navn for de softwareapplikationer og tjenester, vi bruger til at sende elektronisk post. De gør så meget mere end det. Med alle e-mail-funktioner og -funktioner - muligheden for at sende vedhæftede filer (livsændring!), Indbyggede adressebøger, planlægnings- og påmindelsesfunktioner, offentlige og private kalendere - er det et under, at vi stadig kalder det "e-mail" overhovedet.

Til kommunikation mellem organisationer fungerer e-mail strålende. Du har et papirspor af samtaler, alle tids- og datostemplet, leveret næsten øjeblikkeligt og sikkert. E-mail giver dig mulighed for at håndtere arbejde i dit eget tempo og prioritere svar, som du finder det passende.

Når det gælder kommunikation inden for organisationen (som betyder inden for din organisation), kan e-mail-adressen dog være grimt forældet og endda på vej til likhuset (se "Er e-mail død?"). Vi har nu et bredere sortiment af værktøjer, der hjælper os med at opfylde de samme slutmål, men på mere effektive og nyttige måder. Instant-messaging-apps, sociale forretningsnetværk og portaler til projektstyring (som Basecamp) er et par eksempler. Nogle mennesker glemmer, at telefoner og ansigt til ansigt møder ofte også er det bedste kommunikationsmiddel til visse opgaver.

E-mail har bestemt sin plads, men mange mennesker bruger den til at udføre opgaver, der kan drage fordel af en anden løsning. E-mail skal bruges til kommunikation, der kræver et papirspor, især meddelelser mellem organisationer. Apps og funktioner inden for e-mail, som kalendere og planlægning, skal bruges som de var beregnet til. Hvis du vil beholde din to-do-liste i dit e-mail-program, er der sandsynligvis et værktøj til det (i Outlook, for eksempel kaldes det Opgaver). Men indbakken var ikke designet til at fortælle dig, hvilke opgaver du har brug for for at blive udført dag til dag. Her er et par grunde:

Årsager til, at din indbakke ikke skal være din opgaveliste

1. Ingen kontrol over indgående emner.

En opgaveliste indeholder kun emner, du lægger på den. Din indbakke er på den anden side som en tud uden tappe. Du har ingen kontrol over indgående emner, undtagen at overveje dem en efter en og slette dem - en meget ineffektiv måde at dyrke en opgaveliste på. Meddelelser vises på alle døgnets tider. De kan komme fra enhver uden hensyntagen til hierarkiet, der kan bestemme din faktiske opgaveliste. Og mere sandsynligt end ikke, vil kun en brøkdel af dem afspejle, hvad du har brug for at få gjort.

2. Ill-navngivne opgaver.

For det lille udsnit af indboksmateriale, der faktisk afspejler ting, der skal være på din opgaveliste, skal du spørge dig selv dette: Beskriver emnelinjen nøjagtigt, hvad du skal gøre? I mange tilfælde har andre mennesker komponeret emnelinjen, som muligvis ikke reflekterer selve budskabet, langt mindre den del af beskeden, der vedrører dig. Med en ordentlig opgaveliste bruger du dit eget sprog til at få vigtige oplysninger hurtigt. En velskrevet opgaveliste er en, du kan scanne på et sekund eller to og vide præcist, hvad der skal gøres. Kun du kan skrive på en måde, der hurtigt kommunikerer information til dig selv.

3. For lang.

Jeg ved, at jeg lige har sagt dette punkt, men det gentager sig: En velskrevet opgaveliste er en, du kan scanne på et sekund eller to og vide præcist, hvad der skal gøres. Jeg vil satse $ 50 for at jeg ikke kunne finde en eneste person på PCMag med en e-mail-indbakke, der kan overføre oplysninger med et øjeblik.

Må ikke narre dig selv. Vi opbevarer alle beskeder i vores indbakke, der minder os om opgaver, vi gerne vil udføre, men ikke gør. Og det er okay. Men disse varer hører ikke på en opgaveliste.

4. Mangel på værktøjer til prioritering og indstilling af frister.

Røde udråbstegn, flag, stjerner, farvebobler - e-mail-programmer giver dig typisk en håndfuld værktøjer til at markere vigtige meddelelser. I nogle applikationer kan du endda knytte en "svar efter" -dato, såsom i dag, i morgen eller løst "denne uge." Brug disse funktioner til at minde dig selv om at kommunikere med mennesker, men ikke som prioriterede markører eller faste frister for specifikke opgaver. Som nævnt fortæller emnelinjer dig ikke altid, hvad du skal gøre, og tilføjelse af flag leverer ikke de samme værdifulde oplysninger, der findes i en opgaveliste. En god opgaveliste arrangerer opgaver efter prioritet og bruger tidsfrister.

5. Forhindrer, at din e-mail bliver e-mail.

Jeg håber, at jeg mest har overbevist dig om, at det at prøve at finjustere din indbakke for at fungere som en opgaveliste resulterer i en meget dårlig opgaveliste. Gæt hvad? Det skaber også en meget dårlig indbakke, så nu har du to ineffektiviteter! Hvis du prøver at manipulere din indbakke til at blive dobbelt som din to-do-liste, giver det dig mulighed for at vende mellem operationerne. Her er, hvordan det kan ske: Sorter indbakken en måde at finde de højt prioriterede ting at gøre ting på; se et nyt stykke mail flow ind; blive afbrudt; ty indbakken; tjek den nye mail; beslutte, at det ikke er relevant for dig; ty igen ved flag eller stjerner; prøv at huske, hvor du var med huskelisten…

Husk, at hvis dit e-mail-program har en indbygget app eller funktion til opgavelister, kan du bruge det!

E-mail er e-mail

Opbevar din e-mail-indbakke som en e-mail-indbakke og ikke en opgaveliste, så bliver du meget mere effektiv. Chancerne er, at dit arbejdsliv også bliver lidt lykkeligere. I næste uges kolonne Get Organised forklarer jeg mere detaljeret, hvad der gør en god opgaveliste, hvordan man bruger den og nogle værktøjer, der gør processen med at styre en opgaveliste højt automatiseret.