Bliv organiseret: 5 opfindelige anvendelser til dropbox i erhvervslivet

Små virksomheder tynger ofte mod skybaserede lagringstjenester, såsom Dropbox, fordi de giver en masse værdi - men kun hvis virksomhederne udnytter dem i videst muligt omfang.

Her er fem smarte måder at bruge Dropbox i din virksomhed.

1. Brug Dropbox som en server; Fremme gennemsigtighed

Den måske mest åbenlyse måde at bruge Dropbox i et forretningsmiljø er som et alternativ til en delt server. Specielt for små virksomheder kan udgifterne til en Dropbox Business-konto være meget lavere end at købe en intern server og ansætte personale til at vedligeholde den.

Brug af Dropbox som en server, uanset om det er en FTP-server eller et delt netværk med tilknyttet lagerplads, giver folk alle mulighed for at få deres hænder på de samme filer, så de kan samarbejde og få bedre versionskontrol. Det kan blive et centralt sted at gemme adfærdskodeks-manualer, information om fordele og stilguider ud over de mere typiske filer, der vedrører arbejde, der kræver samarbejde.

Hvis din virksomhed sigter mod at fremme en kultur for gennemsigtighed, kan det at give andre former for forretningsdokumenter til rådighed for alle ansatte gennem Dropbox, såsom økonomiske rapporter og lysbilledshow, der er præsenteret for investorer eller bestyrelsesmedlemmer, være et fremragende skridt i den rigtige retning.

2. Del rejseplaner; Hold dem offline på mobile enheder

Virksomhedsejere og medarbejdere, der ofte rejser, skal muligvis dele deres rejseplaner med andre på kontoret. De kan stole på en anden person til at booke rejsen for dem. Ved at oprette en mappe til rejseplaner har alle, der har brug for at vide, hvor eller en medarbejders rejsearrangement ligger eller har adgang til dem.

Desuden kan rejsende bruge Dropbox-mobilappen markere hans eller hendes relevante rejseplaner som "favoritter" for at gøre dem tilgængelige offline, så de er tilgængelige selv ved 30.000 fod. (Hvis du er den person, der er ansvarlig for at booke en andens rejse, kan du forestille dig, hvor meget enklere denne løsning kan være end at e-maile den rejsende en kopi af rejseplanen, hver gang hun eller han ikke kan finde den, noget der uden tvivl sker hele tiden.)

3. Saml faxer

Nogle gange for at få en idé om, hvordan virksomheder bruger forskellige software og tjenester, besøger jeg virksomheder og interviewer dem om, hvad de gør. Sidste år, mens han talte med Vert (et mobilt marketingbureau og reklamebureau i mobil verden), forklarede medstifter Kevin Planovsky for mig, hvordan hans firma indsamler faxer i et skybaseret lageropbevaring - Vert bruger faktisk Box i stedet for Dropbox, men opsætningen understøtter enten - ved hjælp af HelloFax.

Hver gang nogen sender en fax, placerer HelloFax den digitale udgang i en udpeget mappe i Dropbox eller Box. Meget går et skridt videre ved at forbinde arbejdspladsstyringsværktøj Podio til systemet også. Hver indgående fax opretter automatisk en opgave i Podio, der fortæller Planovsky og hans medstifter at gennemgå transmissionen.

4. Del medier med kunder, kunder og partnere

En af de enorme fordele ved at bruge Dropbox er, at du med stor fleksibilitet kan beslutte, om du kun vil dele filer med dit interne team eller med kunder og samarbejdspartnere også. Hvor jeg ser ekstern deling af Dropbox-filer er mest på restaurantwebsteder, som ofte gør deres menuer tilgængelige via et offentligt Dropbox-link.

Overvej en lille restaurant. Menuen ændres muligvis dagligt. Det er et miljø med højt stress, der ikke kører på en masse kontorudstyr. Og ikke alle ansatte skal være teknisk kyndige. Hvis restauranten holder sin daglige menu tilgængelig for kunder via Dropbox (snarere end f.eks. En webside), kan en medarbejder meget let slippe en PDF af dagens menu i den relevante mappe, som kunderne kan se, og ingen HTML-kodning kræves. Linket fra restaurantens websted til menupositionen på Dropbox vil altid være det samme, så der er ingen ståhej, ingen mus.

En anden almindelig måde, hvorpå virksomheder bruger Dropbox, er at samarbejde med partnere om projekter af en særlig visuel karakter, såsom webdesign. Ved at gemme konceptkunst og mockups i Dropbox, kan alle involverede parter se dem uden at skulle e-mail store filer.

Én note: Links til Dropbox Business-konti har en båndbreddegrænse på 200 GB pr. Dag. Hvis din konto når grænsen, suspenderes dine links automatisk (men kun midlertidigt). Dropbox siger, at det vil underrette Dropbox-administratoren via e-mail, når hvis dette problem opstår, men i mellemtiden vil alle, der forsøger at få adgang til linkene, se en fejlside i stedet for din fil.

5. Test jobansøgernes færdigheder

Jobkandidater inden for bestemte områder, såsom programmering og skrivning, tager typisk en test under ansøgningsprocessen. Hvorfor ikke udvide denne idé ved at teste kandidaternes computerfærdigheder og evne til at følge instruktionerne ved at bede dem om at uploade visse dokumenter til en af ​​dine mapper i Dropbox?

Når en kandidat har bestået en indledende screening og er i interviewfasen, kan du invitere ham eller hende til en delt mappe og give instruktioner om, hvad han skal uploade, f.eks. En CV, skrive prøve, et stykke programmeringskode, kunst, videoer - du få idéen. Giv dine kandidater præcise instruktioner til, hvordan du navngiver filen, dens maksimale størrelse osv. For at se, hvor let og hurtigt de kan gennemføre aktiviteten. Og hvis denne test spejler din virksomheds regelmæssige praksis, får kandidaten en tidlig smag af, hvordan virksomheden fungerer. (Jeg fik denne idé fra en organisation, der hedder Nyaya Health. Ansættelsesteamet bruger en lignende test til potentielle ansættelser, kun med samarbejds- og opgavestyringsværktøjet Asana, i stedet for Dropbox.)