Bliv organiseret: 3 måder at bruge Asanas nye kanbanboards

Nogle produktivitetsværktøjer giver virkelig ikke meget mening, før du ser dem i handling. Så hvis du aldrig har brugt kanban boards, har du muligvis ikke forstået, hvad alt det brummer omkring top-workflow-styring og samarbejdstjeneste, Asana tilføjede Kanban-boards. Hvis du er interesseret i at være mere produktiv på arbejdet, er det dog værd at undersøge det, som jeg vil forklare.

For den uindviede online-app Asana, der har fået en masse trækkraft for nylig. Denne service er dybest set en opgaveliste over steroider. Du kan bruge Asana med en gruppe mennesker, og det er ret populært på arbejdspladser. Det nye i Asana i sidste uge er en funktion kaldet boards, der er baseret på kanban boards. Kanban er et generisk udtryk, der beskriver både en apptype og et system til brug af den app. En af de mest kendte apper til kanban board er Trello.

Kanban er også meget populær blandt it-teams og softwareudviklingshold. Når de beskriver det, smider de rundt på termer som Scrum og levering til tiden, og forventer, at vi regelmæssigt vil forstå, hvad de betyder. Det er meget forvirrende.

En meget lettere og klarere måde at forstå kanban på er at se eksempler på det i handling. Herunder er nogle eksempler på kanbanbræt, der måske er mindre almindelige på arbejdspladsen, men som er designet til at give mening for næsten enhver.

1. Spor personlige opgaver: At gøre, gøre, udføre

En måde at bruge et kanban-bord er at organisere en personlig opgaveliste og sørge for, at du aldrig påtager dig for mange opgaver på én gang. Lad os kalde dette ”Gør, gør”, udført bord.

I denne opsætning har du tre kolonner mærket Opgave, Udførelse og Udført. Du har også en stak klistrede sedler, som i kanban kaldes kort. Du skriver dine opgaver på de klistrede noter, en opgave pr. Note og sætter dem i kolonnen Opgave. Så langt så godt.

Lige nu har vi en liste over opgaver i kolonnen Opgave og intet i kolonnen Opgave eller Udført. Jeg ved, at du kan se, hvor dette går, men ikke hoppe til det næste trin endnu.

Hvad du har brug for at forstå om kanban boards er, at de er visualiseringer af information, som du lige så let kunne spore på en anden måde. I Asana kunne du i stedet se på dine opgaver i listevisning ved hjælp af overskrifter på listen til at skelne mellem forskellige typer opgaver, som på billedet herunder.

Men når du visualiserer de samme oplysninger i kortvisning, kan det have en anden psykologisk effekt. Med opgaver, gør, udført, tavler, pålægger folk typisk en grænse for, hvor mange opgaver der kan være i deres kolonne på et givet tidspunkt. Formålet er at skabe et system, der hjælper dig med kun at fokusere på et par aktive opgaver. Med en listevisning er det let at føle, at alle opgaver er af samme betydning, og de skal alle udføres lige nu!

Tavle, gør, udført kanban-tavlen fungerer rigtig godt til komplicerede opgaver, der har mange trin. På billederne ovenfor og nedenfor kan du se, at mange af opgaverne er store og ikke kan udføres på en enkelt dag. At begrænse Doing-listen til kun to eller tre opgaver opfordrer dig højst til at fokusere på dem, indtil de er færdige.

Det er meget simpelt at anvende det samme koncept om at begrænse det igangværende arbejde (gør) til et teamindstillinger.

2. Distribuer arbejde gennem en delt opgaverbakke

Her er et andet eksempel, der er ret ligetil. Du kan bruge et kanban-bord til at gøre arbejdet tilgængeligt for enkeltpersoner i et team til at hente og tildele til sig selv.

For at gøre det let at forstå, lad os foregive, at dette er en huskeliste. Denne husstand har tre børn: Andy, Berta og Claudio. Den første kanban-kolonne er Chores. De næste kolonner er Andy, Berta og Claudio. Den sidste kolonne er udført.

Husstandens regel er, at hvert barn skal vælge en opgave at gøre hver lørdag. Yderligere arbejde kan også komme op fra tid til anden. Børnene har selvstændighed til at vælge deres opgave baseret på hvad der er tilgængeligt. De foretager et valg, trækker kortet ind i deres spalte og påtager sig derfor ansvaret for det. Når de er færdige med deres pligter, flytter de kortet til Udført-kolonnen.

Det er let at forestille sig dette arrangement i en arbejdsplads indstilling. Vi har måske et team af arbejdere med en bunke arbejde, som de alle sammen skal gennemføre. I stedet for at vente på, at en manager tildeler arbejde til dem, får de krav på en opgave fra den tilgængelige arbejdsbakke.

3. Administrer kontakter

En mere usædvanlig måde at bruge et kanban-bord er at føre lister over kontakter baseret på region eller by. Igen kunne det lige så let være i et listeformat, men for mange mennesker har det at se kolonner og kort en anden (positiv) psykologisk effekt.

Denne gang, enkel nok, har bestyrelsen kolonner til forskellige regioner og byer. Hvert kort er en kontaktperson, der er baseret i denne region. Når rejsen fører dig til et bestemt sted, kan du nemt se på en liste over kontakter, som du muligvis når ud til, mens du er der. Derudover vil du bemærke meget hurtigt, hvis et voksende antal vigtige kontakter tilfældigvis er på det samme sted, hvilket kan betyde, at du bliver nødt til at øge, hvor ofte du besøger.

For at automatisere denne proces lidt, kan du videresende e-mails fra kontakter direkte til et Asana-projekt. Skift emnelinje til kontaktens navn og placering for at gøre det lettere for dig selv at senere sortere og kortlægge korrekt. Når du ser, at så mange mennesker inkluderer deres komplette kontaktoplysninger i slutningen af ​​en e-mail, vil du også have alt det, der er gemt på kortene.

Gør mere med Kanban-tavler

Forhåbentlig gjorde disse eksempler kanbanbrætter lidt mere tilgængelige for de uindviede. Deres brug kan være meget mere kompliceret, fra sporing af softwareudvikling, som jeg antydede tidligere til lagerbeholdning. De mere grundlæggende eksempler, jeg gav, er designet til at hjælpe dig med at forstå, hvorfor du muligvis bruger et bord i Asana snarere end en liste. Vær kreativ og brug tavler til at styre, hvad der giver dig mest mening.

Leder du efter mere information om Asana? Du kan læse Brug af Asana i erhvervslivet, 7 Asana-tricks til at blive en med forretningsarbejdsgange og Slack vs Asana.