Bliv organiseret: 3 metoder til bedre tidsstyring

For at være mere produktiv skal du administrere din tid effektivt. Hvordan bliver du bedre til at styre din tid? Uanset hvor du er med dine tidsstyringsevner, er den allerførste ting du skal gøre at spore, hvordan du bruger din tid i øjeblikket. Du kan ikke ændre, hvordan du bruger din tid, hvis du ikke ved, hvordan du bruger den nu.

Der er tre primære måder at spore din tid på, og hver enkelt har fordele og ulemper. Den måde, der generelt anses for at være den nemmeste, er den mindst nøjagtige. Den, der er mest nøjagtig, er meget tidskrævende. Endelig er der en måde at spore din tid på ved hjælp af teknologi, som er ekstremt let, men kun præcis til bestemte slags opgaver.

Her er hvad du har brug for at vide om disse tre metoder:

1. Tidsestimering (også kendt som Work Week Estimate Method)

Hvad er et tidsestimat? Et tidsestimat er en liste over alt, hvad du gjorde i en periode sammen med hvor mange timer og minutter du estimerer, at du har brugt det.

Sådan foretages et tidsestimat: Tidsestimater udføres ofte i slutningen af ​​en uge. Du tænker tilbage på din uge, eller uanset hvilken tilbagetagelsesperiode, du ønsker, og fortæl, hvor mange timer du mener, at du arbejdede, sov, løb ærinder, kogte, renset eller så film, for eksempel. Det hjælper med at konsultere din kalender for vejledning, hvis du har en.

Fordele: Tidsestimater tager meget lidt tid at oprette. Da du kan gemme dem indtil slutningen af ​​ugen, afbrydes din daglige rutine ikke af irriterende tidsregistreringsopgaver.

Ulemper: Tidsestimater er den mindst nøjagtige måde at måle, hvordan du bruger din tid. Forskere har fundet, at når folk estimerer, hvordan de bruger deres tid ved hjælp af en tilbageblik-tilgang, ender de ofte med i alt flere timer, end der er i en egentlig uge (168). Folk har en tendens til at overvurdere, hvor meget de arbejder, og undervurderer deres fritid.

2. Tidslog (også kendt som Total Time Diary Approach)

Hvad er en tidslog? En tidslog er en oversigt over, hvad du gjorde hele dagen, fordelt på tidsblokke, der står for hele dagen. Ideen er at redegøre for hver tidsperiode i en 24-timers periode.

Sådan opretter du en tidslogg: For at oprette en tidslog, behøver du lidt mere end et ark papir eller et regneark. Opret en kolonne, og indtast den på hinanden følgende tidsblokke i trin på 15, 30 eller 60 minutter. Du kan kombinere flere tidsblokke i timerne, når du normalt sover. Enten med jævne mellemrum hele dagen eller ved udgangen af ​​dagen, udfylder du pladsen ved siden af ​​hver tidsblok med det, du gjorde i løbet af det tidsrum. Hvor specifik du får med din beskrivelse, afhænger af, hvad du vil vide om dig selv, eller hvilken slags tidsstyringstransformation du vil gøre.

Fordele: Tidslogfiler er mere nøjagtige end tidsbøger. Det er mere, når du udfylder dem oftere og mindre, desto længere tid venter du på at afslutte dem. Det er meget let at klassificere din tid i kategorier, tilføje numrene og analysere resultaterne.

Ulemper: At slå et svar ned for det, du gjorde mellem, siger 9 og 10 am, er muligvis ikke en realistisk afspejling af, hvordan du virkelig brugte den time. Lad os sige, at du arbejdede. Forladte du dit skrivebord og fik en drink vand i løbet af denne tid? Har du lavet et hurtigt telefonopkald? Har du læst nyheder online et par minutter halvvejs i dit arbejde? Tidslogfiler generaliserer sig om tidsblokke uden at komme ind i den rigtige detalje af, hvad du gjorde.

3. Time-tracking-apps

Hvad er en tidssporingsapp? En tidssporingsapp er software, du bruger til at spore, hvor meget tid du bruger på at gøre forskellige ting, mest på din computer og telefon. Der er passive apps til tidssporing og aktive. Passive, som RescueTime, måler hvor meget tid du bruger i forskellige applikationer og på forskellige websteder. Aktive tidssporingsapps, såsom Toggl, giver dig en timer på skærmen, der kører, mens du arbejder, så du kan bruge flere apps og websteder, mens du arbejder på en opgave.

Sådan bruges en tidssporingsapp: Med en passiv tids tracker installerer du den på din computer eller mobile enhed og lader den bare køre. Det indfanger automatisk al din aktivitet for at registrere, kategorisere, fortælle og analysere den. Normalt kan du sætte disse apps på pause, når du vil, og du kan indstille dem til at slukke i tidspunkter, som du ikke ønsker at spore din aktivitet. Aktive timere stoler på, at du trykker på en knap for at starte og stoppe dem. De lader dig indtaste oplysninger om, hvad du lavede, mens den kørte, og appen tilføjer automatisk disse oplysninger til en post, som du kan se og analysere yderligere, når du vil. Mobilappversioner af aktive tidsporere kan være nyttige til at lade dig køre en timer, når du er på møder, rejser for arbejde og udfører andet ikke-computerarbejde, du vil måle.

Der er nogle tidssporende mobile apps, der overvåger din placering og angiveligt hjælper dig med at klassificere din tid på den måde, men de er ikke meget smarte endnu og kræver alt for meget manuel indtastning til at være af meget værdi på dette tidspunkt. Måske en dag vil de blive bedre.

Fordele: Apps til tidssporing er fremragende, når det gælder om at give dig detaljer om dine digitale aktiviteter. De har værktøjer til at kategorisere din tid og udspille diagrammer og grafer. De bedste af dem er meget nemme at bruge, og de fleste af dem har en gratis mulighed.

Ulemper: apps til tidssporing giver dig en rig analyse af, hvad du gør på din computer, men de er ikke lavet til at spore hele din tid, så de vil gå glip af dine timers brug af foldning af tøj, madlavning, læsning, leg med dine børn eller kæledyr, eller hvad du ellers gør.

Spor i to uger, derefter analyser

Hvis du er ny med tidssporing, anbefaler jeg at du kombinerer tidslogmetoden med en tidssporingsapp. På den måde kan du få et overblik over, hvordan du bruger alle timerne i din dag plus en detaljeret analyse af din computertid.

Du ønsker at logge din tid i mindst to uger, før du analyserer den. I løbet af den første eller to dage kan du muligvis ændre din adfærd lidt, fordi du tænker på det faktum, at du sporer din tid. Din opførsel går hurtigt tilbage til det normale.

Hvis du finder dig selv at sige, "Åh, den dag skulle ikke tælle, fordi det var meget usædvanligt, " stop. Jo mere du sporer din tid, jo mere vil du indse, at du har flere usædvanlige dage, end du sandsynligvis har indset. Tanken er at bedre forstå, hvordan du faktisk bruger din tid, ikke hvad en gennemsnitlig dag er. Når du først ved, hvordan du generelt bruger din tid, kan du begynde at tage informerede beslutninger om, hvad du vil gøre mere af, mindre af, eller hvis du vil begynde at gøre noget helt nyt.