Bliv organiseret: 10 strategier for bedre og mere effektive opgavelister

Hvor effektiv er din opgaveliste? Hjælper det dig med at planlægge din dag? Hjælper det dig med at prioritere? Eller er det en uendelig liste over ting, som du føler dig skyldig for, at du ikke har gjort endnu, og det er usandsynligt, at du overhovedet vil gøre?

En god opgaveliste har magten til ikke kun at forme din dag, men også til at fokusere din opmærksomhed på det, der er mest meningsfuldt for dig. Ved at skrive dine opgaver nedbryder du effektivt dine større mål i mere håndterbare dele. En ugentlig opgave med at rydde op i papirer, der er samlet på skrivebordet, kan hjælpe dig med at nå det større mål at forblive organiseret og gå papirløs. Selv en liste over købmandsvarer kan være tegn på et større mål at spise godt eller lave mad derhjemme.

Når du lærer, hvordan du laver en effektiv opgaveliste, kan du holde dit sind bedre afstemt til dine sande mål. En god opgaveliste skal give dig vejledning og ikke fylde dig med frygt. Her er nogle tip til at lave bedre to-do lister.

1. Vælg den rigtige opgave-app til dig

Det første trin i at lave en bedre opgaveliste er at beslutte, hvor man skal beholde den. Der er ikke noget galt i at have en papir-to-do-liste. Hvis det fungerer for dig, fantastisk. Når det er sagt, er der mange grunde til, at en rigtig god opgaveliste-app er overlegen:

• Opgave-apps har indbyggede påmindelser.
• Digitale lister er lettere at redigere end papirlister, så du kan justere dine prioriteter og afklare dine opgaver efter behov.
• Du kan ikke miste en digital liste, der er gemt i skyen. Hvis du ikke er en naturligt organiseret person, kan dette være en vigtig fordel.
• Forskellige synspunkter i en opgave-app lader dig kun se opgaver, der er relevante i øjeblikket.
• To-do-apps kan være samarbejdsvillige; Du kan tildele opgaver til andre mennesker og blive underrettet, når de afslutter dem.
• Du kan vælge en opgaveliste-app med funktioner, der motiverer dig, hvad enten det er et smukt design eller en gamified oplevelse.

Der er et enormt antal apps, der skal gøres-listen. Du kan miste produktivitet i hele dage ved at udforske alle de opgaveregistreringsapps, der vises i en søgning i enhver app-butik. Efter at have testet mange af dem, er de, jeg anbefaler mest,:

• Todoist
• Any.do
• asana
• Ting

Et par andre apps, der er gode under visse omstændigheder, er Google Tasks (til integration med G Suite-apps), Microsoft To-Do (hvis du bruger Microsoft Office eller Windows 10), Habitica (hvis du kan lide gamification) og Omnifocus (for dem der tilføjer en masse detaljer til deres opgaver). Der er dog så mange andre. Hvis ingen af ​​disse strejker din fantasi, så spørg dine venner (især dine organiserede) hvad de bruger. Prøv et par og vælg en, du kan lide, og som sikkerhedskopierer dine oplysninger til skyen, så du aldrig mister noget.

Hvis du har brug for hjælp til at holde styr på opgaverne, fordi de altid ser ud til at være i gang eller er på vent, kan en kanban-board-app, såsom Trello, muligvis tjene dig bedre end en mere traditionel opgaveliste.

2. Lav mere end en liste

Meget få mennesker har kun en to-do-liste. Opret en opgaveliste til arbejde og en separat til personlige opgaver. Du har muligvis en delt liste over husholdningsopgaver, en Someday-liste, hvor du skriver ned ting, som du gerne vil gøre, men ikke er presserende, og mere.

At have mere end en liste hjælper dig med at fokusere. Når du er på arbejde og er klar til at påtage dig nogle arbejdsrelaterede opgaver, ønsker du ikke at blive distraheret af det faktum, at du er nødt til at bage en fødselsdagskage på din fridag.

Med alle de gode gør-apps kan du lave flere lister. Kom i gang med et par, der er lette og indlysende, såsom:

• Arbejde
• Personlig
• Husstand

Måske er det mere fornuftigt for dig at have projekt A og projekt B snarere end en generel arbejdsliste. Hvad har du ellers brug for? Du kan altid ændre din liste over lister senere.

3. Tilføj nye opgaver så hurtigt som muligt

Når en ny opgave dukker op i dit hoved, skal du skrive den på din opgaveliste så hurtigt som muligt. Hvis din to-do-app har en form for tastaturgenvej til at tilføje en ny opgave, skal du lære den. Hvis din app har en genvej til en mobiltelefon, skal du konfigurere den.

Når du tilføjer opgaver til din opgaveliste, så snart du tænker på dem, kan du forhindre dig i at bo på dem. Når det først er nedskrevet, behøver du ikke huske det længere.

4. Tildel forfaldne datoer

Når en opgave har en forfaldsdato, skal du føje den til din opgaveliste. Forfaldsdatoer hjælper dig med at prioritere.

Ikke hver opgave har brug for en hård og hurtig forfaldsdato i det virkelige liv for at modtage en på din opgaveliste. Tildel en dato for opgaver, når du ved nogenlunde, hvornår du tror, ​​du kan få det gjort.

Dette er effektivt af to grunde: For det første lader de fleste to-do-apps dig se, hvad der skyldes "i dag", "i morgen" og "denne uge", uanset hvilken liste de er i. Så du kan se alt, hvad der skal betales " i dag "på tværs af din arbejdsliste, personlig liste osv. For det andet, ved at give opgaver forfaldsdatoer, planlægger du effektiv din uge, hvilket er en fremragende tidsstyringsstrategi.

5. Revider dagligt

Start hver dag med at kaste et blik over din opgaveliste for dagen og vurdere, om det er rimeligt. Gentag det derefter. Hvis du har for mange opgaver i dag, og du ved, at du ikke kommer til dem alle, indstiller du dig selv til at mislykkes.

6. Begræns dig til mellem tre og fem daglige opgaver

På en gennemsnitlig dag tjekker jeg mellem tre og fem opgaver. Hvis jeg utilsigtet har planlagt 12 opgaver for dagen, ved jeg, at jeg ikke kommer til dem alle, hvilket betyder, at jeg er nødt til at omprioritere dem og ændre deres forfaldsdatoer. Hvis jeg ser dette potentielle problem, før min dag starter, kan jeg tilpasse mig snarere end at blive stresset af alle de opgaver, som jeg havde til hensigt at gøre og ikke gjorde.

Hvad er din daglige opgavegrænse? Det afhænger af, hvilke slags opgaver du skriver ned, og hvor vanskelige de er at udføre. Over tid, hvis du sporer, hvor mange opgaver du tjekker ud hver dag - de bedste gør-apps gør det for dig - lærer du dit maksimum. Når du har kendt dit maksimum, kan du begrænse dine daglige opgaver til et rimeligt antal.

7. Skriv opgaver, ikke mål eller mål

Det, du skriver på din opgaveliste, betyder noget. Befolk dine lister med opgaver snarere end mål og mål. For at gøre det, skal du vide forskellen mellem de to.

Mål er resultater i store billeder eller ønskede resultater. De er normalt vanskelige at kvantificere. Et eksempel er "blive flydende i hindi." At sætte det på din huskeliste ville ikke være meget effektivt.

Mål er markører på vej til at nå målet. Det er meget lettere at forveksle disse med opgaver, fordi målene er mere specifikke og kvantificerbare. Et eksempel på et mål kan være "have en samtale på hindi om mine yndlingsfilm."

Så hvad er opgaver? Opgaver er de handlinger, du udfører for at nå et mål. Bryde et mål ned, og du har dine opgaver. Meget ofte er de enkeltbegivenheder, selvom de muligvis gentager sig. En opgave kan være "lære tre nye hindi-verb" eller "studere i 30 minutter."

Opgaver - ikke mål eller mål - er det, der hører hjemme på en opgaveliste.

8. Hold dine mål og mål adskilt

Definition af dine mål og mål er en vigtig del af at gøre bedre og mere effektive to-do lister. I en perfekt verden er de opgaver, du udfører, primært forfølgelse af dine mål. Hvis ikke, hvorfor spilder du din tid på at gøre dem? Du skal vide, hvad dine mål er, men du har ikke brug for dem på din opgaveliste.

Skriv dine mål og mål et andet sted. Hvis din opgaveliste har et notatafsnit, skal du lægge dem der. Hvis du fører en dagbog, kan du skrive ned dine mål og revidere dem kvartalsvis eller årligt. Henvis til dine mål fra tid til anden, men lad dem ikke distrahere dig fra de specifikke ting, du skal gøre i dag.

9. Se ofte på din opgaveliste

En effektiv opgaveliste guider dig gennem din dag. Se på det i begyndelsen af ​​ugen for at planlægge din tid. Se på det i begyndelsen af ​​dagen for at revidere din plan for dagen. Se på det efter frokost, så du ved, hvad du ellers har brug for at fokusere på resten af ​​dagen. Når du føler dig fortabt i en opgave eller har brug for en pause fra den, skal du se på din opgaveliste for noget lidt og let, som du kan tackle i mellemtiden.

Jo mere du ser på din liste, jo mere vil du stole på den. Jo mere du har tillid til det, desto mindre er du nødt til at huske, hvilke opgaver du skal udføre. Jo mindre du skal huske, jo mere frigør du dit sind til at fokusere på den aktuelle opgave.

10. Gør din opgaveliste scannbar

Hvis du ofte ser på din opgaveliste - og det synes jeg du burde - vil du hurtigt indse, hvor nyttigt det er at se, hvad du har brug for med et øjeblik, snarere end gennem en dyb læsning.

Brug stramt sprog eller korthed til at skrive dine opgaver. Mange apps har prioritetsvurderinger eller stjerner, du kan tilføje, så du kan fremhæve vigtige opgaver. Farvekode dine opgaver, hvis det hjælper. Anvend ikoner, der giver dig mere information om opgaven, f.eks. Om det kræver et telefonopkald eller er relateret til sundhedsydelser. Uanset hvor hurtigt du ser på din opgaveliste, skal du kunne høste en masse information om, hvad der skal gøres.

Produktivitetens hjerte

En fantastisk opgaveliste er kernen i personlig produktivitet. Det er sådan en glæde at finde en app-management-app og -proces, der fungerer for dig. Afkrydsning af elementer på din liste giver dig en følelse af præstation og er et vigtigt element i at blive organiseret. Et pålideligt opgaver gør livet både lettere og mindre stressende.