G suite med Google Cloud (til forretnings) gennemgang og vurdering

G Suite er Googles suite med e-mail, samarbejde og produktivitet. Pris pr. $ 10 pr. Bruger pr. Måned, som testet, skiller sig ud med ubegrænset cloud-lager (med 1 TB cap per bruger, hvis færre end fem brugere). Det inkluderer smart cloud-søgefunktion, hidtil uset sikkerhed og administrationskontroller. G Suite fra Google Cloud (for forretning) forbedres i forhold til Basic-udgaven ved at tilbyde ekstra sikkerhedslag og filhåndtering samt avancerede sporings- og implementeringsmuligheder for e-mails, chats og filer. Abonnenter på dette niveau nyder også smart søgning på tværs af G Suite og Cloud Search.

Med 24/7 telefon-, e-mail- og online support og 99, 978 procent oppetid for e-mailtjeneste og adgang til velkendt og samarbejdende e-mail-, kalender-, videokonferencer og en pakke med redigeringsapps til dokumenter og regneark, G Suite af Google Cloud (for Business) kan dække de fleste virksomheds behov. Denne udgave kan være det søde sted med hensyn til priser og funktioner, men det falder bag kategorien Editors 'Choice-vinder Microsoft Office 365 Business Premium.

G Suite fra Google Cloud (for Business) tilbyder 99, 978 procent oppetid for sin e-mailtjeneste, hvilket ofte er en nødvendig metrik for virksomheder, der ikke kun stoler på Gmail, men resten af ​​G Suite for deres produktivitet operationer. Når alt kommer til alt betyder det at have en service at gå ned, normalt ikke at have adgang til din daglige kontorsoftware, især i tilfælde af webbaserede apps. Ved at bruge flere Google-datacentre, der består af endnu mere overflødige systemer, er det en ret sikker indsats, at dine data er modstandsdygtige over for tab . En gratis 14-dages prøveversion er tilgængelig på deres hjemmeside.

Kom godt i gang

At komme i gang er en simpel proces omtrent på niveau med Amazon WorkMail. Når du har indtastet det grundlæggende, inklusive administratorkontaktoplysninger og størrelsen på din virksomhed, bliver du nødt til at knytte et domæne til din konto. Hvis du har adgang, kræver Google, at du tilføjer en tekst (TXT), Mail eXchange (MX) eller Canonical NAME (CNAME) til dit domæne for at bekræfte, at du er den retmæssige ejer. Du skal også pege dine MX-poster til Googles postserver. Hvis du køber dit domæne via Google, kan du gemme nogle trin her. Oprettelse af brugere kan udføres en ad gangen eller ved at importere en CSV fil. Desværre kan brugere ikke oprettes via Active Directory (AD) -synkronisering, men detaljer kan matches op, hvis administratoren er villig til at udføre noget manuelt arbejde.

Når det kommer til brug af e-mail, vil dine brugere opdage, at Gmail-brugergrænsefladen (UI) er både ligetil og velkendt, hvis de nogensinde har set eller brugt Basic-udgaven. E-mail kommer til syne langs med højre side, gruppering af e-mail i R ead og ulæst. Den generelle strømning sætter fokus på arkivering af mail, der er blevet behandlet for at få den ud af vejen. Det egner sig godt til en "nul indbakke" tilgang, noget jeg elsker. Andre G Suite-brugere er synlige langs venstre side i bunden, hvor de er let tilgængelige for snak , telefonopkald eller videokonferencer. Intet i brugergrænsefladen er anmassende, og næsten alt hvad du vil gøre er begravet mere end en side eller to nede. Hvis, uanset grund, finder du at UI er ikke til din smag, så kan du altid aktivere Internet Message Access Protocol (IMAP) og bruge din foretrukne e-mail-klient. Hvis jeg havde en større klage over e-mail, er det, at der ikke er nogen indbygget måde at sende krypterede e-mails på, som du kan gøre med Microsoft Office 365 Business Premium. Dette bliver ikke kun mere og mere almindeligt, men ofte et krav, især i større it-butikker.

Samarbejdsværktøjer

Mens Gmail er højdepunktet i G Suite, er der masser af andre måder at samarbejde med dit team på. Google Hangouts giver dig mulighed for at deltage i videokonferencer såvel som at dele din skærm for at løse problemer samlet og køre eksterne møder. Hvis din organisation standardiseres på Google Kalender, kan du også kombinere det og Google Hangouts til at administrere konferencerumets ressourcer. Det er også muligt at redigere dokumenter i realtid med andre teammedlemmer. Dog Microsoft Office 365 Business Premium og et antal konkurrenter, der har bygget deres egne e-mail-hostingtjenester ved at videresælge MicrosoftOffice 365, såsom webhotelleverandør, GoDaddy Web Hosting, kan også prale af alle disse funktioner. En af de største udfordringer med ethvert e-mail-system er, at e-mailen i sig selv er en objektivt forfærdelig form for kommunikation. Google har sørget for at give nok alternative kommunikationskanaler til at sikre, at uanset hvad samtalen er, vil du være i stand til at vælge et passende medium til at gennemføre den.

Kalendere var den ene komponent, som jeg havde problem . For det meste er Googles kalendere intuitive. Men når jeg modtog invitationer fra en Microsoft Exchange-server, bemærkede jeg nogle vigtige formateringsproblemer i nogle tilfælde og endda placering og annulleringsfejl, når jeg modtog Google invitationer eller opdateringer til Microsoft Outlook. Det er sandsynligvis fordi synkronisering af din kalender med Outlook (eller Mozillas Thunderbird for den sags skyld) ikke kan gøres uden at stole på et tredjeparts plug-in.

Apps til Microsoft Office-stil har også meget at tilbyde. Google Dokumenter leverer en skrive-, regneark- og præsentationsapp, hvor alle facetter understøtter samarbejdsredigering. Dette er en fantastisk funktion til situationer, der kræver arbejde med større dokumenter i teamindstilling. Selvom det stadig ikke er perfekt, er der også en kompatibilitet på højt niveau med standard Microsoft Office-formater. Mens Sheets-appen har en tendens til at afvige lidt med nogle af de mere avancerede funktioner, er de fleste af de grundlæggende der og understøttes.

Privatliv og sikkerhed

Gmail har været kendt for sine fine spamfiltreringsmuligheder siden starten. G Suite fra Google Cloud (for Business) forringer på ingen måde dette velfortjente ry. Under testen har jeg aldrig en gang fået en enkelt spam-e-mail, selvom jeg har set et par sjældne tilfælde, hvor spam ikke blev markeret upassende. I disse tilfælde er det en nem løsning at klassificere spam som legitim. Gmail finder ud af hvile, at sikre, at afsenderen er det whitelisten i fremtiden.

Der er også en sofistikeret antifiskningsevne. Hvis der mistænkes for en e-mail som en phishing-scam, vises det tydeligt i en advarsel øverst på e-mailen, at det pågældende link er mistænkeligt. Mens du stadig kunne klikke igennem, er det ikke uden behørig proces og at se en eller flere advarsler, der angiver en potentielt svigagtig side. Dette udvides yderligere, hvis du bruger Googles Chrome for at få adgang til G Suite-apps, fordi det tilføjer yderligere sikker browsing-funktioner.

Det samme niveau af kontrol anvendes til vedhæftede filer. Alle vedhæftede filer scannes efter vira med Googles algoritmer til maskinlæring (ML). De blokerer direkte for filtyper, der har et stort potentiale for sikkerhedsrisici. Dette inkluderer eksekverbare filer og JavaScript-filer. Ud over dette afvises meddelelser, der indeholder en virus, før de når din indbakke. Du er også forhindret i at sende eller downloade vedhæftede filer, hvis der opdages en virus. Selvom det aldrig er en god ide at lægge alle dine æg i en kurv, når det kommer til virusbeskyttelse, hvilket betyder, at din virksomhed bestemt også bør investere i en solid administreret endepunktbeskyttelsessuite, har Google dækket en meget stor trusselflade med G Suite af Google Cloud (til forretning). Hvis du bliver inficeret med en virus, er det sandsynligvis ikke inden for Gmail-appen. Stadig sammen med en lokal malware-beskyttelsesløsning rådes du sandsynligvis også godt for at investere i datakrypteringssoftware til uanset hvilke data dine brugere gemmer på deres enheder, som sandsynligvis indeholder en masse e-mails. Og det er også en god ide at få adgang til enhver sky-leveret tjeneste ved hjælp af en virtuel privat netværk (VPN) -tjeneste til at beskytte data under transit.

Når det kommer til brugerens privatliv, har Google noget af en rutet fortid, da det plejede at have et ry for at udvide metadata i sine forbrugerprodukter og derefter bruge disse oplysninger til at skabe store annonceindtægter. Google siger imidlertid, at denne praksis endte tilbage i juli 2017. Virksomheden hævder også, at det aldrig er udvindet data fra G Suite af Google Cloud (for erhvervslivet) lag af produkter, hvilket sandsynligvis er sandt, da Google er i overensstemmelse med Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) og vil underskrive en BSA til denne effekt, hvis nødvendigt. Derudover er Googles datacenter for G Suite kompatibel med International Organization for Standardization (ISO) 27001, SOC 2 og SOC 3 Type 2.

Tredjeparts integration

På plussiden praler Google med et stort antal tredjepartsintegrationer. I sammenligning med dets løfter om privatlivets fred betyder det naturligvis, at en vis datadeling vil finde sted. Hvor meget er dog stort set under din kontrol, selvom denne kontrol virkelig udgør at beslutte, om du vil integrere med en bestemt app eller ej. Det bliver derefter et "køber pas på" -scenarie, hvor det bare er en god praksis at holde sig fuldt orienteret om, hvordan information vil flyde, og hvordan den vil blive delt i et bestemt integrationsscenarie, og derefter veje denne virkelighed mod de opnåede fordele.

For at hjælpe har Google et rigt API-interface (Developer Application Programming Interface) tilgængeligt, og mange organisationer har draget fordel af dette. G Suite Marketplace har et væld af integrationsmuligheder til rådighed, herunder DocuSign, Freshdesk, Salesforce, blandt mange andre. Hvis du jager længe og hårdt nok, kan du typisk finde din foretrukne app på listen.

Generelt er G Suite fra Google Cloud (for Business) alt hvad du er kommet til at forvente af Google. Det er elegant, let at bruge, sikkert og robust. Det er også meget vanskeligt at slå deres anti-spam og antiphishing kapaciteter, og de har haft en fremragende track record med at gøre godt med deres 99, 978 procent oppetid. Selvom jeg ikke kan klassificere G Suite af Google Cloud (for erhverv) som den bedste i alle kategorier, er det bestemt en fremragende kandidat i både produktivitetsapps og e-mail-hosting. Det er værd at se hårdt på, når du vælger en sti til din organisation.