Fra rod til papirløs i 5 trin

Hvis du drømmer om den dag, hvor du kaster dine notesbøger, visitkort og andre papirbøger og virkelig bliver en papirløs person, hvorfor ikke starte i dag? Med et par tip og de rigtige værktøjer kan du komme i gang med at være papirløs lige nu. Men først skal du være opmærksom på, at det at gå papirløst er lidt som at tabe sig: Det er sværere end det lyder. Det tager dedikation. Det er et livsstilsvalg mere end et projekt. Og ingen forventer, at du er perfekt.

At gå papirløst kræver også, at du har et formål og et mål. Ligesom at tabe sig, hvis dit mål er at "være papirløs", er det lige så vagt som "tabe sig." Hvor meget vægt prøver du at tabe? Hvor i dit liv prøver du at være papirløs? Og endnu vigtigere, hvad er slutmålet?

Nogle fælles mål er:

• Mindre rod
• Bliv mere effektiv eller organiseret
• Gør dine dokumenter og noter søgbare
• Hold bedre oversigt over dit liv og dit arbejde

Nogle af disse spørgsmål lyder muligvis trivielle, men på lang sigt er de motiverende. De hjælper dig med at skabe reelle mål, som du kan besøge, hver gang du begynder at svinge fra kursen.

Trin 1: Gå fremad, ikke tilbage

Når du er klar til at gå papirløs, skal du starte med at gå fremad, ikke baglæns.

Det, jeg mener med det, er at tænke på at være papirløs i alt, hvad du gør, lige nu , hvilket også betyder at ignorere alt det gamle papir, som f.eks. De bunker med regninger, du håber at en dag kan makulere og de gamle notesbøger med gårsdagens noter. Jeg ved, at det er fristende at ønske at digitalisere alle disse filer, men det er ikke det rigtige første trin.

Dit gamle papir går ikke noget sted. Alle de gamle papirer vil have en smerte i nakken ved at digitalisere, selv med de bedste værktøjer, så lad dig ikke indhente dem lige, når du kommer i gang.

Tænk i stedet på at være papirløs herfra og ud. Det betyder at tage skridt som:

• Brug af en digital kalender til nye og kommende aftaler
• Optagelse i en note-tagende app (et par forslag vises nedenfor)
• Sæt din opgaveliste i en opgave-app eller en notat-app.

Selv at gøre disse tre enkle ting kan tage mere tid, end du er klar over.

Trin 2: Vælg et par apps og software, og hold dem fast

Der er mange gode apps derude til notatregning og opgavehåndtering. Nogle, som jeg anbefaler, er: Evernote, Awesome Note, Asana, Microsoft OneNote, Todoist, Any.do, Husk mælken og Wunderlist. Der er mange muligheder!

Du skal også hente et filsynkroniseringsprogram, hvis du ikke allerede har et. Du begynder måske ikke at bruge det med det samme, men installer det og bliver bare komfortabel med, hvordan det fungerer, generelt. Et par af mine favoritter er Google Drive, Dropbox, Box og SugarSync.

Trin 3: Forpligt dig!

Spild ikke for meget tid på at prøve at bestemme, hvilke apper eller apps der er helt perfekt de bedste. Find en eller to, der gør, hvad du har brug for dem til at gøre, og arbejde med de platforme, du har, og begynd at bruge dem. Uanset hvilke værktøjer du vælger, skal du dedikere dig til at holde dig med dem i et par uger.

Hvad du ikke ønsker, er at prøve et dusin apps, fordi dine filer og noter ender med at blive spredt overalt. Du har brug for en eller to centraliserede placeringer, hvor du ved, at du kan finde alle dine ting uden at tænke over det. At vide, hvor du kan finde det digitale ækvivalent til dine papirer

Trin 4: Udvikl arbejdsgange

Det næste trin er at udvikle nogle arbejdsgange. Dette er den mere kognitive side ved at gå papirløs. Tænk på det, der ligner udviklingen af ​​vaner og rutiner for at tabe sig: planlæg dine måltider i ugen, beslutte på forhånd, hvornår du skal på gymnastiksalen eller få din træning, begynde at registrere dine vægte osv. I tilfælde af at gå papirløst, begynder dine arbejdsgange måske med små handlinger, som at starte din notat-app, inden et møde starter. En anden ting er at gennemgå dine opgaver i din huskeliste-app først om morgenen.

Disse små trin, der starter dine arbejdsgange, skulle blive vaner. Jeg kan godt lide den om at gennemgå din to-do-liste eller kalenderaftaler først om morgenen, fordi mange mennesker allerede har morgenvaner (en kop kaffe, læser under en pendler), og du kan sætte din nye vane på den eksisterende. Med andre ord, når du nipper til den kaffe, vil du huske, at det er tid til at se på din kalender for dagen.

Hvad dine arbejdsgange er meget, afhænger af, hvad dine mål for at gå papirløse er. Din arbejdsgang er måske endda bare en simpel regel, som "Når jeg modtager et nyt visitkort, tager jeg et øjebliksbillede af det øjeblikkeligt ved hjælp af min smartphone og uploader det til min app til notater."

Trin 5: Tag fat på ordreret

Efter et par uger eller måneder, når du har det godt med dine nye vaner og arbejdsgange, og du er engageret i dine nye apps, kan du endelig tænke på at lave et projekt med scanning af alt det gamle papir i dit liv.

Forsøg ikke at gøre dette trin, indtil du er blevet virkelig solid med din daglige rutine med at være papirløs.

Et papirløst liv

Husk, at gå papirløs er en livsstilsændring. Ligesom slankekure er du nødt til at tage det en dag ad gangen og tilgive dig selv, når du glider op, men kommer hurtigt tilbage på banen.

Yderligere ressourcer

• Tips til at gå papirløst
• Vælg den rigtige scanner til at gå papirløst
• Håndtering af digitale familiedokumenter
• Vedtagelse af papirløse noter
• Oprettelse af bedre opgavelister
• Tip til brug af Evernote