Hurtig fremad: møde-ceo ønsker at gøre møder store igen

Dan Costa: Velkommen til Fast Forward, del af en løbende samtale om at leve i fremtiden. Min gæst i dag er Mamie Kanfer Stewart, grundlæggeren af ​​Meeteor og en mødeekspert. Meeteor er et firma, der gør møder mere effektive. Vi skal tale om fremtiden for arbejde, møder og nye grænseflader på arbejdspladsen. Mamie, tak så meget for at komme forbi.

Mamie Kanfer Stewart: Tak så meget for at have mig i dag.

Tak så meget for at du kom videre. Lad os tale lidt om Meeteor og om produktivitet. Jeg læste, at du voksede op med at have produktivitet på dit sind, at du blev sendt til skolen hver dag med citatet: "Hav en produktiv dag." Hvad er oprindelsen af ​​det?

Når jeg vokser op, husker jeg, at far forlod huset lige før jeg gik i skole og altid sagde: "Har en produktiv dag", da han løb ud af huset. Af alle de ting, som en forælder kan sige til deres barn, og jeg har børn nu, og det er ikke, hvad jeg siger til dem, men det er, hvad min far sagde til mig, og det stod virkelig fast, at hver dag handlede om at gøre noget produktivt, bevæge sig dig selv, bevæger dit liv, uanset hvad det var, fremad. Jeg startede faktisk min første virksomhed, da jeg var i 5. klasse.

Var det en forretning med mødeplanlægning? Produktivitetssoftware?

Det var ikke. Det var det ikke, men det var det samme koncept, som jeg kan gøre dette bedre end hvordan det gøres. Det var en sommerlejr. Jeg kunne ikke lide at gå i sommerlejr. For alle andre der, der ikke kunne lide sommerlejr, føler jeg fuldstændigt din smerte, og jeg var som om jeg kan gøre dette bedre. Jeg planlagde alt ud, jeg ansat alle ansatte, jeg koordinerede al programmeringen og fik det til at køre virkelig glat. Jeg vidste, at jeg kunne gøre det bedre. Ideen om produktivitet for mig er den samme ting. Uanset hvad du laver, er der sandsynligvis en mere effektiv og mere effektiv måde at gøre det på.

Så du kommer med Meeteor. Jeg tror, ​​at alle forstår behovet der. Alle hader møder. Alle klager over møder. Møder spilder en masse tid. Du nærmer dig den situation, du går, "Ved du hvad? Jeg kan løse det." Tal lidt om, hvordan Meeteor fungerer.

Vi har et par komponenter til Meeteor. Den primære komponent er vores software. Meeteors oprindelse kommer faktisk ud af min familievirksomhed. Jeg burde have sagt, at fordi min far er en vidunderlig person, vi har en familievirksomhed, kaldes den GOJO. Purell er vores påstand om berømmelse, Purell håndrensningsmiddel. Jeg fik min første livserfaring som voksen inde i vores familievirksomhed. Møder der blev kørt ekstremt glat og meget godt, altid en dagsorden, altid opfølgningspunkter, meget tydelige. Da jeg gik ud til den virkelige verden efter det, var jeg som, hvem, det er ikke sådan, at resten af ​​verden fungerer. Meeteor blev bygget som en teknologi på GOJO's praksis. Jeg var som om vi kan gøre dette gennem teknologi. Nu hvor verden har udviklet sig, og der er så meget, der sker online, hvorfor gør vi det i papirform, når vi kan gøre det online?

Kerneelementet er vores teknologi, der hjælper dig med at planlægge en tankevækkende dagsorden, tage klare noter, der er formuleret som opgaver, beslutninger og indlæringer og derefter styre al denne opfølgning. Du har den store mødesamtale, og det fører til stor handling. Vi tilbyder også konsulenttjenester, fordi det kan være en hård forretning at ændre, hvordan folk arbejder, og det er dejligt for en manager at skifte team, men det er bedre, hvis en hel virksomhed kan ændre sig, så vi hjælper dig med det, og så gør vi slags af færdighedsskabende workshops og webinarer og alle slags ting, der hjælper folk med at udvikle deres egne færdigheder omkring møder.

Så lad mig fortælle dig, hvordan jeg møder. Jeg sender en mødeinvitation i Outlook I, og i kroppen vil jeg have en oversigt over, hvordan vi skal tale om x, y og z. Så er der en diskussion som det fjerde punkt. Hvordan gør Meeteor det bedre?

Nummer et, en møde dagsorden er ikke den samme ting som en liste over ting, du vil gøre på mødet. Dette er som nummer et, hvis du vil fjerne en ting fra denne samtale, er det her. Begynd med at finde ud af, hvorfor har vi dette møde, og hvad skal vi opnå? Vi er ofte gode til at sætte ting som "Vi vil diskutere dette, vi vil gennemgå det, vi kommer til at komme med dette, " men det, vi ikke gør, er at sige, "På slutningen af ​​dette møde, hvad har vi opnået? Hvad vil der være anderledes i verden, fordi vi har opnået netop dette resultat?"

Hvis du ved, at vi i slutningen af ​​dette møde vil have en liste over ideer til yderligere overvejelse, eller vi vil have en beslutning om dette emne, så kan du planlægge dagsordenen i overensstemmelse hermed, og du ved det ved slutningen af ​​mødet, hvis det var en god brug af din tid. At finde ud af, hvad dagsordenens punkter er, hvad du vil gøre er godt, men start med det hele resultat, du først vil opnå.

Møder afspejler også den samarbejdende kultur. Jeg tror, ​​det er sandsynligvis, hvorfor du har konsulentvirksomheden, fordi værktøjet alene ikke nødvendigvis vil ændre adfærden. Kan du tale lidt om skiftende hjerter såvel som sind?

Ja. Virksomhedskultur er enorm og rodet og kompliceret, men møder er en af ​​de håndtag, du kan trække, hvis du vil ændre virksomhedskultur. Næsten alle i din virksomhed deltager i møder. Det er her menneskelig dynamik og magt og autoritet og alle disse ting slags kommer ud, og der er ritualer og praksis, som du virkelig kan kontrollere i den omgivelse. Hvis du deltager i et møde, og du ikke føler, at det er en god brug af din tid, har det indflydelse på, hvordan du har det med dit firma. Det påvirker, hvordan du har det med dine kolleger, der spilder din tid, hvordan du har det med dette firma, hvor du er alt for stresset, fordi du har så meget at gøre, og du ikke har tid til at udføre dit "rigtige" arbejde, fordi du er for travlt med at sidde i disse møder, der ikke er "rigtigt" arbejde.

Hvis du planlægger en tankevækkende dagsorden, og du inviterer de rigtige mennesker til dine møder, er du pludselig nu flyttet og skabt en meget større følelse af respekt for, "Åh, jeg er inviteret til dette møde, fordi der er et formål med dette møde, der er en grund til, at jeg har brug for at være her, den person, der inviterede mig, tænker over det. ” Det er en af ​​de menneskelige sider, der kan ændre sig. Der er en hel masse andre. Jeg mener ligesom inde i mødet. Når du tænker på, at der er en person, der altid dominerer samtalen, er du som "Hvordan kontrollerer jeg den ene person og får dem til at slappe af?", Eller: "Hvordan får jeg de roligere til at tale op?" Vi har en praksis kaldet normer.

I vores mødeskabelon i Meeteor, når du udfylder mere end blot beskrivelsesboksen i Outlook, men du faktisk udfylder de spørgsmål, der hjælper dig med at komme til en tankevækkende dagsorden. En af dem er omkring normer. Hvad er den adfærd, du vil fremme på dette møde? Hvordan forventer du, at folk opfører sig?

Du kunne have en norm, der siger: "Støjere stemmer, snak venligst, højere stemmer, tag et skridt tilbage." Når du derefter letter mødet, har alle set, at det er en norm for dette møde, og så som mødefacilitatoren, eller virkelig hvem som helst på mødet, kan du sige, "Jeg har bemærket, at vi ikke har haft vores mere støjsvage mennesker til at tale op, og da det var en af ​​vores normer, vil jeg gerne skabe plads til de roligere mennesker til at tale. ” Du bruger din dagsordenopbygningspraksis for at skabe forventninger til adfærd, og så kan du derefter anvende dem på mødet og hjælpe med at lette. Du behøver ikke at være den underlige mødeleder, der sidder der og tænker, "Hvordan får jeg den person til at stoppe med at tale. Jeg vil ikke bare sige 'hold kæft', og jeg vil heller ikke kalde på nogen ud af det blå og bare sige 'Mamie, hvad synes du?' og sætte nogen på stedet og få dem til at føle sig akavede."

Det gør jeg hele tiden. Jeg tror, ​​at det er en god idé at gøre det gennemsigtigt, gøre det på forhånd, og så alle ser, at det ikke er personligt. Jeg beder ingen om at holde kæde, jeg siger ikke nogen til at tale, jeg siger, at dette er de standarder, som vi alle enige om på forhånd, så I er alle på samme side.

Nemlig. Og det hjælper folk med at blive mere opmærksomme, når du har normer. En anden, vi gerne bruger meget, er at bruge en bagbrænder eller en parkeringsplads. Sig, "Hvis et emne, der ikke er på dagsordenen, kommer op, lad os lægge det på bagbrænderen og tale om det senere." Folk vil begynde at indse, at de rejser spørgsmål, der er ude af emnet, og de vil enten stoppe med at gøre det, eller de vil anerkende det, når de siger det. "Jeg har en idé, jeg ved, det er et emne, der brænder tilbage, jeg vil bare sætte det til siden, " og de vil selvregulere. Mens du ikke har denne praksis, er du bare ikke engang opmærksom på, at du udfører nogle adfærd, så at oprette disse normer og gøre dem eksplicitte blandt hele holdet kan virkelig hjælpe med at ændre den kulturelle dynamik.

Interessant. Vi har et spørgsmål fra vores publikum.

Ooh, interessant. Vi bruger ikke chatbots inde i vores app, men vi har en Slack integration, der kommer ud inden udgangen af ​​denne måned. Og vi har det, vi kalder vores Meeteor-bot, og du kan tale med ham, hende, vi har ikke besluttet, kønsneural, ikke-kønnet. Du kan tale med Meeteor bot, og du kan planlægge din mødedagsorden, du kan notater, alle slags ting inden for Slack ved hjælp af den slags botoplevelse.

Det er meget cool. Der er en masse produktivitetssoftware derude. Der er gode chat-applikationer, der er gode to-do-listechefer, alle disse forskellige ting. Du har besluttet at fokusere på selve mødet. Hvorfor gik du efter mødelokalet og prøvede at ordne det?

I en stor del, fordi der er rigtig gode værktøjer til mange andre ting. Vi har en integration med Slack, der snart kommer ud, vi har en med HipChat, vi har med Outlook, og kommer snart ud med Google. Så der er allerede en masse gode værktøjer, og vi ønsker ikke at erstatte dem, men de andre samarbejdsværktøjer går glip af denne ting omkring møder. I gennemsnit bruger folk, ja, ledere kan tilbringe cirka 40% af deres tid i møder. Det er meget tid at tilbringe i møder og ikke have et software-værktøj til at hjælpe dig med det og bruge den tid effektivt. Da vi kiggede på de andre produkter på markedet, så vi, at der var gode værktøjer til generelt samarbejde, online dokumentdeling eller opgavestyring, men hvad der manglede var dette fokus på møder.

Vores platform er faktisk meget større end møder, så vi har et komplet, integreret opgavesystem. Hvis du tænker på din dag som hvordan jeg bruger min tid, har jeg ting, jeg gør alene, og jeg har ting, som jeg gør med en gruppe. De ting, jeg laver alene, er opgaver, de ting, jeg laver med en gruppe, er typisk møder af en eller anden art, men jeg har brug for en problemfri måde for al denne aktivitet at flyde. Når opgaver kommer ud af et møde, hvis jeg er nødt til at skrive dem ned for hånd eller jeg får dem i en e-mail, så er jeg nødt til at kopiere og indsætte dem i min opgave-app, og så er det her, jeg administrerer dem, og derefter på næste møde nogen spørger mig, gjorde jeg den opgave fra det andet møde, det er bare lidt rodet. Hvad vores system forsøger at gøre, er at strømline denne proces, så din hele dag er i et enkelt rum. Uanset om det er opgaver, du bare administrerer til et projekt, uanset om det er opgaver, der kommer ud af et møde, alt sammen på et sted. Vi forsøger ikke helt at erstatte alle disse andre værktøjer, fordi de er rigtig gode, men vi prøver at finde måder til at hjælpe med at strømline arbejdsgangen.

Ja. Og der er så mange værktøjer på markedet lige nu.

Så mange.

Bare her på PCMag bruger vi Asana, vi bruger Slack, vi bruger vores egne personlige to-do lister. Så bruger vi Google Kalender, vi bruger Google Opgaver. Det er utroligt, hvor mange værktøjer der bringes ind på arbejdspladsen. Hvordan glider Meeteor ind i det? Du har snart integrationer med Slack, hvad med nogle af de andre integrationer?

Dette var en god læring som forretningsmand, at kalenderen er konge, når det kommer til møder. At vi ikke kan konkurrere. Hvis vi ikke er inde i folks kalendere, er det virkelig, virkelig svært for folk at overveje at planlægge en dagsorden et andet sted. Så integrationerne er enorme. Vi ser det overalt. Produkter som Zapier, hvor du kan forbinde apps, der faktisk ikke opretter forbindelse, det er der vi skal hen. Vi ønsker ikke at gå til en milliard forskellige steder, vi vil bare have, at alt skal flyde problemfrit, og jo mere vores produkt kan tale med hinanden, jo mere effektive er vi som brugere og den bedre værdioplevelse får vi ud af dem. I en vis udstrækning er det heller ikke svaret at have en humongo-app. Vi kan se, hvad der sker, når produkter bliver for komplicerede med klokker og fløjter og forsøger at gøre alt, så det at have mere specialiserede apps, der snakker med hinanden, synes jeg virkelig er den optimale løsning.

Er der et målmarked for dit produkt? Ser du på små virksomheder, mellemstore virksomheder, skalerer den helt op i virksomheder? Hvor er dit søde sted?

Hvis du har møder, er vi her for dig. Hvis du har møder, er vi her for dig. Vi skelner ikke rigtig. Vores produkt samarbejder med organisationer i alle forskellige størrelser, teams i alle forskellige størrelser. Du kan arbejde selv på vores app og ikke have nogen af ​​dine kolleger i den, eller du kan placere 100 eller 200 eller 500 af dine bedste venner i. Det betyder ikke rigtig noget, det er bygget til skala.

Vi talte lidt om chatbots og om AI og fremtiden for arbejde og slags lydindgang. Denne lydkomponent, lige nu gøres alt dette på skærme med tastaturer, men når du tilføjer lyd, virker lyd som en grundlæggende del af mødeprocessen, der er nogle virkelig interessante ting, du kan gøre der.

Ja. Skrivning generelt er en af ​​de sværeste måder at indtaste oplysninger på, og det er en af ​​grundene til, at mødebeskeder ofte er så forfærdelige, er fordi ingen ønsker at tage notater. At tage notater, selv at skrive er lidt besværligt, de fleste foretrækker at tage notater i hånden. Men det føles som om der er en bedre måde at gøre dette på med fremkomsten af ​​produkter som Google Home og Alexa og Siri, at det på et tidspunkt vil være en saga ting at fortælle mødeanmeldinger, og hvad vi virkelig gør, er at tale og siger, "Alexa, tag denne beslutning", eller "Alexa, gør dette til mig", eller "Siri, gør dette for mig", og det vil generere vores mødebeskeder og generere vores opgaver for os, og vi behøver ikke at indtaste dem.

Det virker så logisk. Selve dette show vil blive optaget som en video, vi vil have en transkription, der vil blive lavet, og så fungerer den som det tekstbaserede transkript til showet. Alt dette er automatisk. Jeg har ikke til hensigt at indtaste alt det, vi sagde på kameraet, og alligevel i et møde er det dybest set, hvad vi skal gøre.

Den hårde del er, at folk ikke ønsker at blive optaget. Du vil have et sikkert sted. Hvis du siger ting, du kan lide, "Dette kan være en god ide, jeg er ikke 100% sikker, " eller kan lide, "Jeg tror, ​​jeg kan huske, at dette er tallene, men jeg er ikke 100% sikker, "hvis du ikke har det godt med at tale dit sind på et møde, fordi du er bekymret for, at dette bliver mindes for evigt, og der kommer til at være en transkription, og enhver i virksomheden vil være i stand til at finde ud af, hvad jeg sagde og peger på tilbage i historien og sige, "Du sagde den ting, " det føles super ubehageligt.

At finde balancen mellem at fange lydinformation, transkribe dem, gøre den tilgængelig og fortsætte med at holde et sikkert rum, hvor folk kan brainstorme eller dele perspektiver, der kan være minoritetsperspektiver, og hvor de får pushback, det er en fin dans, som vi vil have at gøre på arbejdspladsen.

Selv hvis det bare var at skabe et resumé og sige, "Okay, der er ingen mikrofon tændt i 45 minutter, men de sidste to minutter vil vi gå ned på pladen, og det er det, vi vil forpligte os til." Det i sig selv kunne være temmelig forbløffende og langt bedre end at maile omkring alles notater efter mødet.

Og det er en praksis, vi anbefaler lige nu. Hvis du ikke vil notere i dit møde, er det fint, skal du reservere de sidste fem minutter for at gøre det, vi kalder en wrap-up, hvor du spørger gruppen, "Okay, hvad er vores næste skridt? Hvad er de vigtigste takeaways at vi vil sikre os, ligesom alle oplysninger, vi ønsker at sikre, at andre mennesker ved om? Hvad er de beslutninger, vi har taget, og hvad er handlingsemnerne, og hvem vil gøre dem ved hvornår? Bare de øjeblikke, de sidste par minutter, hvor du fanger disse oplysninger, sender dem via e-mail, lægger dem i vores system et eller andet sted, du faktisk måtte gøre en masse ting. Den ene, du har nu afklaret, hvad mødet opnåede, og du går ikke ud af mødet, "Hvorfor havde vi det møde? Hvad besluttede vi lige?" Du har skabt noget klarhed og fået folk til at føle sig virkelig godt, fordi det var en god brug af deres tid, du nåede nogle resultater, og du har nu fanget dem, så de er på posten, folk kan få adgang til dem, der var ' t i mødet. Der er så mange gode ting. Det vil bare være en total boost, når det kan gøres via lyd i stedet for at skrive.

Hvad er dine følelser ved telekonference, videokommunikationen? Vi kan nu gøre det, hver bærbar computer har kameraet, vi har forbindelserne, alle kan finde hinanden på Skype eller på Google Hangouts, og alligevel foretager jeg næsten aldrig disse typer af møder.

Du gør dem aldrig, fordi du ikke er sammen med kolleger over hele verden?

Nej, de er overalt, og jeg har gjort det...

Foretrækker du bare telefonen?

Jeg tror, ​​jeg foretrækker telefonen.

Interessant. Vi elsker lyd. Jeg mener, jeg elsker alle slags møder, men jeg kan virkelig godt lide, hvor du kan se mennesker. Jeg føler, at det er virkelig svært at være nedsænket i noget, når du ikke kan se den anden person. Det er virkelig nemt at blive distraheret, og man får ikke altid se deres udtryk og lignende. Det er svært, når det er en enorm gruppe. Vi er omkring 12 personer, vi er i fem forskellige lande i vores forretning, mine kolleger er i fem forskellige lande. Så vi holder en masse møder med Skype eller Google Hangouts, og det er ikke det samme som at være personligt, men det er langt bedre end lyd, hvor du bare ikke rigtig opretter forbindelse. Det er her fremtiden for møder er. Vi har TelePresence i min families virksomhed, og det er en helt anden ting, men det er ligesom ginormous skærme og endda det er så nyttigt. Jeg har lyst til at se alle deres hår ude af sted-

Som et proprietært system, der er rullet ud?

Ja.

Så en avanceret, ikke bare...

Det er super high-end.

… Skype eller...

Nej, nej, super high-end, hvor det er som videokonferencer, men det er som på crack. Det gør en enorm forskel end at se små små bokse med folks ansigter. Jeg tror, ​​vi bevæger os i den retning, hvilket er en god ting, fordi du ser kropssprog. Især hvis du arbejder med mennesker, der har anden kulturel baggrund end dig, hvor engelsk muligvis ikke er deres første eller modersmål, og du prøver at forstå hinanden, se kropssprog, se deres ansigtsudtryk, alle disse små stykker hjælpe med at opbygge relationer, det hjælper med at skabe forståelse, så det er gode ting.

Du elsker tydeligvis møder.

Jeg elsker møder.

Du har en forretning om møder, jeg tror, ​​det kommer over. Hvilke møder hader du?

Jeg kan ikke lide møder, hvor jeg ikke får en dagsorden på forhånd, og jeg ved ikke, hvorfor jeg går. Det sker ikke så ofte, fordi de fleste mennesker, som jeg mødes med nu-

De har normer, og de ved bedre.

Åh, de ved, de ved bedre. Faktisk gik jeg til et møde for ikke så længe siden, hvor de sendte os en før-læsningspakke. Det var som 60 sider. Det var et to-dages bestyrelsesmøde. Jeg lavede al læsningen, fordi det er, hvad gode bestyrelsesmedlemmer gør, og gode møtedeltagere gør, og jeg dukkede op, og den første del af mødet var stor. Så kom vi ind i det næste afsnit, og kvinden, der førte det, gentog dybest set alt, hvad der var i præ-læsningen. Og jeg var som "Hvorfor? Hvorfor laver du det? Vi læser materialet. Hvorfor kan vi ikke bare være i diskussion nu?" De slags møder, ikke gode.

Hvis du tænker på tidspunktet for de mennesker, der er på mødet, hvis du samler fem mennesker i en halv time, er det virkelig svært at få disse fem mennesker til at tilbringe en halv time sammen på én gang. At finde kalendere, der er indrettet, planlægge, det er komplicerede ting. At komme 30 minutter fra hver af disse fem personer individuelt, virkelig let. Hvis du bare vil præsentere oplysninger på dit møde, kan du ikke lide det. Bare ikke gør det. Send det til dem som et memo, møde mennesker en-til-en. Hvis du vil samle folk, drage fordel af det faktum, at du har de fem hjerner i rummet på samme tid, og de kan engagere sig med hinanden. Gør så meget du kan uden for mødet for at dele information, så din tid på mødet kan være til engagement. Det er de slags møder, som jeg virkelig kan lide, hvor jeg kommer i tale og har det sjovt og er sammen med mennesker. Ikke så sjovt, hvis jeg bare sidder der, lytter og er som "Hvorfor? Hvorfor gør vi det?"

Jeg vil sende dette interview til alle på kontoret, bare fordi jeg føler nøjagtigt på samme måde. Et andet spørgsmål fra vores publikum.

Det er et godt spørgsmål. Det er et virkelig hårdt, hårdt spørgsmål. Den ene er at starte mødet til tiden uden dem og ikke gå baglæns. Vi har et koncept, vi kalder fjerning i. Lad mig gøre det forbehold, hvis personen er en ældre person, der absolut kræves at være på dette møde, skal du vente på, at de starter. Faktisk, i stedet for at starte og derefter genindpasse dem, hvis de vil være et par minutter forsinket, så giv alle, der sidder og venter og siger, ”Okay, vi begynder ikke, før Mamie ankommer, så hvis du vil at være på dine enheder, fint. Hvis du vil gå på badeværelset, få en kop kaffe, fint. Vi skal bare vente. " Lad folk vælge, hvordan de skal bruge den tid. Start ikke, og skriv derefter igen.

Hvis det er en person, der ikke er afgørende for at tage denne beslutning, eller det ikke er en ældre person, skal du starte dit møde uden dem, og når de kommer ind, skal du ikke stoppe og derefter starte igen. Bare sig, "Glad for, at du kunne være med, få plads, det er her, vi er på dagsordenen, " og fortsæt. Hvis de har et spørgsmål, kan de stille, men du vil virkelig bare skubbe igennem. Hvis du opretter denne norm, at mine møder starter til tiden, og hvis du ikke er her, vil du gå glip af noget, for dårligt for dig, vil folk begynde at bevæge sig mod at sikre sig, at de er i tide.

Den anden ting, du kan gøre, er, hvis det er en person, der er kronisk for sent, ligesom en bestemt person, har en samtale med dem. Spørg dem, "Hvad sker der, at du konstant løber for sent?" Måske planlægger de møder ryg mod ryg, hvilket ikke altid er deres skyld, men det er virkelig svært, Google og Outlook, jeg elsker dig, men møder bør ikke være 30 minutter lange uden tid til at gå ned i hallen eller gå på badeværelset. De fleste mennesker planlægger ikke deres møde i 25 minutter, så det kan være en af ​​grundene til, at folk går sent. Planlæg at starte dit møde et par minutter for sent, så du har tid til at slå dig ned. Hvis du har en fastklemt agenda, giver dig selv et par ekstra minutter på den tid, du anmoder om, så du ikke behøver at føle dig forhastet, hvis du starter kl. 9:05 eller 9:07. I mit sind, hvis du møder sent til møder, er det ikke så anderledes end at vende sent på arbejde. Møder er en del af dit job. Det er, hvordan arbejde bliver udført, på samme måde som at udføre opgaver er, hvordan arbejde bliver udført, så hvis nogen kronisk dukker op sent til møder, kan du snakke med dem og prøve at finde ud af, hvad der foregår. Er der noget, du kan hjælpe, en vejspærring, noget du kan gøre anderledes, og hvis ikke, så lad dem vide, at dette ikke er en acceptabel måde at være på arbejde.

Godt svar. Et andet spørgsmål fra vores publikum.

Ja. Kom bestemt til vores websted, vi har en masse blogartikler, blog.meeteor.com. Meeteor har to 'e'ere, MEET, som om du er på et møde. Vi har en række artikler om, hvordan du introducerer mødepraksis i dit team, forskellige måder, enten at gøre det ved at dele nogle af vores blogartikler til en bestemt praksis, at have et møde om dine møder, lyder måske lidt underligt, men det er en ting, du kan gøre, er at have et møde og sende dagsordenen for at sige, "hej fyre, jeg synes, vi skal tale om vores mødepraksis og lide at tænke som en gruppe, hvad der fungerer, og hvad der ikke er, og hvad ønsker vi, at vores møder skal Vær ligesom." Så tjek vores blogartikler, vi taler om alt dette. Vi vil sandsynligvis lave et webinar eller en workshop om dette emne, så hvis du ønsker at blive informeret om det, skal du abonnere på vores blog, så du får alle meddelelser om vores kommende begivenheder.

Du talte om mødelængde, hvert møde skulle ikke være 30 minutter. Jeg finder ud af, at min standardmødelængde har en tendens til at være en time, hvilket normalt er længere end jeg har brug for for at virkeliggøre det, der skal ske? Hvad er det ideelle tidspunkt for et møde? Hvad skal folk stræbe efter?

Der er ikke nøjagtigt et ideelt tidspunkt til et møde. Det handler virkelig om, hvad har du brug for at få gjort på mødet. Når jeg siger, ikke bare gør i 30 minutter, handler det virkelig om at tænke på, hvor lang tid folk har brug for at komme ind og komme ud af dette møde? Når du planlægger din dagsorden… Så du starter med, hvad skal jeg udrette på dette møde? Og så, hvordan skal vi komme dertil? Hvad er de ting, vi skal gøre? Tænk på, hvor meget tid du har brug for hver af disse, og jo mere tanke og detaljer du lægger i det, jo mere præcis bliver din mødeplanlægning, og jo mere ved du, hvor meget tid du har brug for.

For eksempel, hvis du vil have nogle reflektioner over forudlæsningen. Du sendte denne firesiders rapport ud, og du vil have et par minutter i begyndelsen af ​​mødet, så folk kan stille spørgsmål. Hvis du tænker, okay, vil der være otte mennesker i dette rum, og hvis hver person taler i cirka et minut, er det otte minutter. Nu begynder du at tænke over, hvor lang tid du har brug for. Hvis du oprindeligt ikke tænkte rigtigt på den måde, kan du sætte det og 17 andre ting på din dagsorden, og så pludselig indse, "Vi har 30 sekunder til hvert af disse poster, vi går faktisk ikke at have tid."

I et 30 minutters møde med fem mennesker, hvis du antager, at dine første fem minutter er afgjort, gør dine sidste fem minutter det indpakning, vi talte om, du har virkelig kun 20 minutter i midten. For fem personer betyder det, at hver person skal tale i fire minutter. Det er ikke så meget tid, så vær virkelig forsigtig med, hvad du prøver at opnå på dette møde, og planlæg det. Det er okay at have et 45 minutters møde eller et 50 minutters møde eller et 20 minutters møde. De behøver ikke være 30 minutter eller en time. Du vil gøre det i henhold til hvad du har brug for for at få gjort.

Accepter ikke standardindstillingerne.

Helt.

Fordi standarderne altid vil tage mere af din tid, end du sandsynligvis har brug for. Jeg vil gerne vide dine tanker om ideen om bærbare computere i møder, hvilket er lidt af et problem for pc-magere, fordi vi har svært ved at lægge vores bærbare computere ned og bevæge os væk fra vores tastaturer. På samme tid vil du have adgang til data, du vil have adgang til information, du vil være i stand til at tage notater. Så hvad tager du med bærbare computere på bordet i møder?

Min følelse er, hvis dit møde er et godt møde, folk, der er på deres bærbare computere, gør ting, der er relevante for mødet og ikke tjekker e-mail eller Facebook eller noget andet. Hvis dit møde ikke er værd at bruge deres tid, er det derfor, de roder sammen med deres bærbare computer. Jeg har ingen position på bærbare computere god eller dårlig. Hvis du finder ud af, at folk bringer deres bærbare computere, og de ikke rent faktisk deltager i mødet, er det, når du har et problem. Men hvis du gør dine møder gode, og de er de rigtige mennesker, der taler om de rigtige ting, skulle de ikke gøre disse ting.

Dette er en anden grund til, at det ville være nyttigt at have denne Alexa på kontoret, fordi du nu ikke behøver at have dine bærbare computere for at finde oplysninger. Du kan sige, "Alexa, hvad var vores Twitter-engagement i sidste måned?" eller "Hvad var udgifterne til a, b og c sidste måned?" og Alexa vil mine dataene og fortælle dig, og du behøver ikke nogen på deres bærbare computer grave rundt for dem.

Det er virkelig… Jeg synes det er en super spændende plads. At være den ombordværende hjerne for virksomheden og bare være i stand til at besvare de enkle spørgsmål, som du kan trække ud af et regneark, men du har den stemmestyrede grænseflade, så du alle kan høre det på samme tid. Er det et sted, du tror, ​​du vil gå til Meeteor, eller vil du bare samarbejde med nogle af disse virksomheder?

Jeg ville meget gerne, men det vil være gennem et partnerskab. Vi bygger ikke den slags kapacitet, men hvad vi laver er at opbygge datasættet, der ikke er omkring regneark og lignende ting, men virkelig omkring videnkomponenterne, beslutninger, der træffes, erfaringer, der deles, opgaver, som sker, den slags ting. Jeg vil meget gerne samarbejde med et firma, der vil bringe den slags lyd og algoritmiske ting ind i mødelokalet.

Okay. Måske nogle af vores lytter. Vi har et andet spørgsmål fra publikum.

Oh. Det ville være super cool. Jeg er meget spændt over hvor det går hen. Jeg synes faktisk, det ville være super cool at have en avatar af mig selv, der derefter kunne være i et virtuelt mødelokale med alle mine kolleger og kunne se mine ansigtsudtryk og kende mine håndbevægelser. Jeg er ikke sikker på, hvordan det ville spille ud i vores platform, hvis det er noget, som vi til sidst ville integreres med, men jeg synes, det er en stor bevægelse for, hvor videokonferencer går. Meget bedre end bare fladskærme, da de fleste af os har små små skærme med masser af små, små bokse. Jeg er virkelig super begejstret over ideen om VR.

Og ideen om også at kunne se, være i stand til at fokusere forskellige steder i rummet. Du behøver ikke altid at se alle på samme tid, bare følg hvem der taler eller fokusere på individuelle mennesker, mens de har ordet.

Absolut. Vi prøver at gøre det nu, men det, der ender med at ske, er, at nogen ringer ind på deres mobiltelefon, men så har de deres computer, og tingene er ikke knyttet, så de taler, men du ser den tomme skærm i stedet for deres ansigt. Alle disse ting vil til sidst forsvinde, og det vil være meget, meget bedre.

Så personlige produktivitetstip. Har du noget, du personligt gør, der hjælper dig med at gøre meget mere i løbet af dagen? Fordi jeg formoder, at du sandsynligvis har mere end én.

Jeg har meget. Foran er jeg en stor GTD-fan, jeg elsker David Allen, han er en af ​​mine helte. Den ene ting, som jeg tror virkelig ændrede mit liv, da jeg begyndte at implementere, var hans to-minutters regel. Når du går igennem din opgaveliste, eller hvis du går igennem dine e-mails, hvis noget vil tage dig to minutter eller mindre at gøre det, skal du bare gøre det, da det vil tage dig længere tid at placere det i din gør liste eller kom tilbage til det senere, og den tid, du sparer, og mængden af ​​ting, du får gjort, er bare fantastisk. Min indbakke gik ned, jeg har det godt med at tjekke en masse ting fra min liste på en gang, fordi det er ligesom "Åh, jeg kan gøre det, åh, jeg kan gøre det, " og bare få det gjort.

Du har tydeligvis gjort store fremskridt med at forbedre møderne. En af tingene… Da jeg prøvede at køre den to minutters øvelse, slutter jeg med at sende en masse e-mails, og jeg sværger, at de kommer tilbage hurtigere, end jeg sender dem, og jeg ender med at få mere e-mail tilbage. vil e-mail blive løst? Og hvornår vil vi være i stand til at styre netop dette udyr?

Jeg er ikke sikker på, at jeg har et svar på det. Jeg mener, Slack har taget et stort skridt fremad med at reducere mængden af ​​e-mail. Mange teams, inklusive mine, bruger Slack internt, og derfor er vores interne e-mail gået langt ned, men stadig med kunder og kunder arbejder vi med ekstern e-mail. Jeg er ikke 100% sikker på, hvad der sker med e-mail. Måske en dag vil vi bare… Det forsvinder, og vi har lidt chips i vores hjerner, og vi kommunikerer telepatisk, og e-mail vil være væk, men indtil da holder din indbakke lav en enorm forskel i, hvordan du har det om din produktivitet.

Lad os komme til de afsluttende spørgsmål, jeg stiller dette til stort set alle. Ser vi frem til fremtiden, hvilke teknologiske tendenser bekymrer dig mest? Hvad bekymrer dig mest?

Jeg har to små børn, og jeg er ikke 100% sikker på, at dette er en tendens, men det er noget, jeg tænker meget på, og det handler om privatlivets fred og dit online self og liv. Især som forælder forsøger jeg ikke at lægge så mange ting online om mine børn, men jeg har virkelig ingen idé om, hvad der vil ske i fremtiden, og hvad sætter jeg dem op på en god eller dårlig måde på grund af det indhold, Jeg sætter online om mig selv, der på en eller anden måde kommer til at påvirke dem. Mine forældres historie er kendt for vores familie og venner, men for meget få andre mennesker, men mine børn, når de vokser op, er alt ved mig online, og ting, jeg lægger på dem, som små børn vil være online. Jeg ved bare ikke, hvor det er på vej hen, og det er meget skræmmende.

Ja. Jeg tror, ​​at ideen om, hvad der er det, du deler, og så er der den sekundære idé, at den aldrig går overalt. At det altid er der, og at der altid vil være billeder gennem hele dit liv. Restauranter, du har spist på, fødselsdagsfester, du deltog i, hele dit kort af dit liv vil være der og kan søges på en eller anden måde.

Jep.

Det er virkelig svært at indeholde.

Ja. Ja. Og hvem har adgang til disse oplysninger? Det føles som om det konstant ændrer sig og udvikler sig, og hvad virksomheder kan gøre med disse oplysninger. Vil de målrette mine børn mod bestemte ting, som de sigter mod mig mod bestemte ting? Jeg ved bare ikke, og det er… Det er skræmmende ting. Jeg føler, at vi har en stor udfordring at overvinde som et land i at tænke på online sikkerhed og sikkerhed og privatliv.

Og globalt også.

Helt.

Man skulle tro, at der ville være en slags juridisk beskyttelse, men dette er et globalt spørgsmål, og det overskrider slags grænser.

Absolut.

Hvis det er ulempen, hvad er den opadrettede? Hvad er du mest begejstret og håbefuld over med hensyn til teknologiske tendenser?

Jeg ved ikke. Det er også et godt spørgsmål. Jeg er virkelig begejstret, generelt set over adgang til information. Det er lidt skuffende lige nu, som vi er blevet boble-ized. Vi er alle blevet i bobler på grund af den måde, algoritmer giver os information, men jeg tror, ​​at der er virksomheder, der begynder at tænke på, hvordan stopper vi den evige cyklus, og det faktum, at vi har adgang til information, som vi aldrig har haft før er meget spændende for mig. Mængden af ​​godt indhold, der produceres af mennesker over hele verden, som jeg nu kan se og dele og engagere sig i, er meget, meget spændende.

Ja. Forretningsmodellen for medier er lidt ødelagt og muligvis ikke bæredygtig. Samtidig har det som forbruger aldrig været et bedre tidspunkt at være i live. Der er så meget tilgængeligt og så meget mangfoldighed, du er bare nødt til at gå ud og finde det lidt, for hvis du ikke når frem til det, vil du slutte med at få et Facebook-feed, der er baseret på hvad du vil.

Nemlig. Jeg tænker også på det med mine børn, at de på et tidspunkt vil være i stand til at gå online og finde et kursus om noget de vil tage, og vi vil ikke være begrænset af, hvad vores skole lærer dem, hvad vores kvarter tilbyder, eller hvad tid kurser eller klasser er på. De kan bare fortsætte og finde mennesker, der har lignende interesser, der vil lære det samme, og verden er bare åben for dem på en måde, der ikke var mig, da jeg var barn.

Det udgør næsten det faktum, at vi ikke har noget privatliv længere.

Næsten.

Er der en bestemt tjeneste eller app eller gadget, som du bruger hver dag, der bare får dig til at føle dig undrende og får dig til at føle, at du lever i fremtiden?

På en måde. Jeg bærer denne ring, jeg har faktisk et par af dem. Det er af Ringly, og det sluttes til min telefon, og jeg har det indstillet, så hvis mine børneskole eller min mand eller babysitter ringer eller tekster til mig, vil den blinke og brumme. Det er lidt underligt, men jeg kan ikke lide at have min telefon på mig hele tiden. I møder er det virkelig distraherende, hvis det bare brummer, brummer, brummer. Jeg vil gerne vide, om de virkelig vigtige mennesker forsøger at få fat i mig. Dette er mit første stykke bærbar tech.

Dette er første gang, jeg nogensinde har set nogen, der bærer det i naturen.

Virkelig?

Ja, vi har testet dem i laboratoriet, men det er, at jeg ikke har set dem i det virkelige liv. Du bærer faktisk det nu bare fordi det giver brug for dit liv.

Jeg elsker det. Jeg bærer det hver eneste dag. Jeg har et par forskellige farver, så jeg kan blande det op, og folk, der kender mig, er som "Åh, hun bærer en Ringly igen", fordi jeg bærer den hele tiden, fordi jeg ikke bekymrer mig om at gå glip af et telefonopkald. Jeg har lyst til at have en vis frihed fra min telefon, og de er smukke. De er et dejligt smykke. Jeg ville faktisk opfinde denne måde for længe siden, men jeg havde ingen idé om, hvordan man gør det. Jeg var lige ude af college, og den første iPhone var kommet ud, og jeg var som, "Åh, jeg ville ønske, at der var en måde, jeg kunne vide, at min telefon ringer, når den er i min pung, " og jeg var virkelig glad, da Ringly kom til.

Det er fantastisk, fordi det er et filter. Det fungerer som et filter, så du ikke behøver at hente telefonen hver gang, du behøver ikke at se på den hver gang, men du har det selektive… Du kan indstille dit filter og kun pleje om hvad der er vigtigt for dig, og det er temmelig værdifuldt.

Nemlig. Og for mig er det bare mine børn stort set. Men deres app giver dig mulighed for at gøre hvad som helst, der er mange integrationer. For dig, hvis det er din kalender, eller hvis det er Twitter eller noget andet, kan du indstille den til det, og du får nu bare den frihed. Du kan vide, hvad der er vigtigt, og du behøver ikke at bekymre dig om alt andet.

Se, jeg ønsker, at det var integreret i Fitbit. Du kan få meddelelser, men det ville være godt på en bærbar, så du kunne bære det på dit ur, og du vil få den samme type filter, men ikke alle tekstbeskeder, du får, kun dem, du virkelig interesserer dig for.

Derfor har jeg ikke fået et Apple-ur eller nogen af ​​de slags smarte ure endnu, fordi jeg er som om jeg faktisk ikke vil have den slags information så tæt på mig hele tiden. Jeg har brug for lidt plads derfra.

Det er dejligt at… Hvordan kan folk finde ud af mere om dig, mere om Meeteor og holde dig ajour med produktet?

Ja. Gå til mamieks.com, MAMIEKS, som i Sam, dot com. Du kan følge mig på Twitter @mamieks. Gå til meeteor.com, MEETEOR, dot com for Meeteor. Følg os på Twitter @meeteorhq. Både mig og Meeteor er også på Facebook og LinkedIn og masser af andre sociale platforme, så tjek os.

Fantastisk. Mamie, tak så meget for at komme forbi. Jeg sætter virkelig pris på det.

Tak skal du have. Dette var så sjovt.

• Hurtig frem: 'Bemærk til selv' vært Manoush Zomorodi Hurtig frem: 'Bemærk til selv' vært Manoush Zomorodi
• Hurtig fremad med Rishi Dave, CMO for Dun & Bradstreet Hurtig fremad med Rishi Dave, CMO for Dun & Bradstreet
• Spol frem og tilbage: Sådan bygger du følelsesmaskiner hurtigt frem og tilbage Spørgsmål: Sådan bygger du følelsesmaskiner

Absolut. Det er hurtigt fremad i dag. Jeg vil gerne takke dig for at være med, lad dig vide, at du kan finde os på iTunes, du kan finde os på Google Play, du kan finde os på alle de steder, som podcasts er. Du kan naturligvis også finde os på pcmag.com. Efterlad en kommentar, lad os vide, hvordan vi gjorde det. Vi kommer tilbage i næste uge med en splinterny samtale. Tak så meget for at komme med os, jeg ser dig i fremtiden.