Gennemsnitlig vurdering og vurdering

ExpensePath angiver, hvad mange af spillerne i vores {ZIFFARTICLE id = "340113"}} udgiftssporing roundup sigter mod, nemlig en brugervenlig løsning med god tilpasning til en pris, der er attraktiv for små og mellemstore virksomheder (SMB'er). Platformen tilbyder mobile medarbejdere en intuitiv brugergrænseflade (UI) sammen med en enkel proces til indsendelse af udgiftsrapporter. Samlet set tilbyder ExpensePath (med en basispris på $ 9 pr. Bruger) et komplet funktionssæt, inklusive værktøj fra ende til ende og optisk tegngenkendelse (OCR), men en, der falder noget under standarden for Editors 'Choices Certify og Rydoo. Imidlertid kan dens enkle mobilindgivelsesfunktioner imødekomme behovene hos nogle økonomiledere uden at ofre nøjagtighed.

Prisfastsættelse og planer

ExpensePath opretter gratis den oprindelige konto og giver gratis forsøg for kunder, der typisk kører cirka en måned. En periode på 30 dage giver en rimelig fornemmelse af, hvordan produktet fungerer for brugere, økonomiafdelingen og virksomheden.

ExpensePath tilbyder fleksible priser, der muligvis fungerer godt for et mindre firma. Hver måned ser det på antallet af brugere og mængden af ​​brug (med andre ord udgiftsrapporter oprettet i løbet af måneden) og opkræver derefter kunden det laveste af disse to beløb. Prisfastsættelse starter ved $ 8 eller $ 9 pr. Bruger pr. Måned og falder derefter til $ 5 pr. Bruger pr. Måned afhængigt af antallet af brugere; brugsprissætning varierer også. Dette lader ExpensePath konkurrere direkte med lave omkostningsløsninger, som Rydoo, og ligger langt under mere virksomhedsorienterede spillere, som Concur Expense.

For eksempel, hvis en kunde har 15 brugere, vil det normalt være $ 135 for $ 9 per bruger. Men hvis SMB har 10 eller færre udgiftsrapporter, der er oprettet den måned, debiteres de $ 80 i stedet, hvilket er den faste sats for mindre end 10 rapporter. Hvis SMB oprettede mere end 10, debiteres de $ 135, ikke $ 150, hvilket er den faste sats for det næste niveau for 10 til 20 rapporter. Denne prismodel er fantastisk til kunder, da den forhindrer overbetaling på brugsbasis eller betaler for brugere, der kun indsender rapporter et par gange om året.

Skære til jagten

ExpensePaths webdashboard og mobile app-grænseflader er gennemtænkt og komplementerer hinandens forskellige processer. Hverken er overudformet, og begge placerer klart opgaveikoner i logisk rækkefølge. Design og visuel fornemmelse af det aktuelle websted er mindre moderne end Abacus eller Rydoo, men stadig en mide bedre end dem, du finder for Expensify; ifølge virksomhedsrepræsentanter skal webstedet redesignes ved udgangen af ​​2018.

Overskriften på tværs af webgrænsefladen indeholder dropdowns for Dashboard, Expense Reports, Configuration, Accounting and Reporting og My Expenses. Administrator Dashboard angiver blot antallet af brugere (som hver kan nedbores), antallet af udgiftsrapporter, som handling kræves, og en liste over handlinger. Udgiftsrapporter viser forudsigeligt enten verserende eller alle rapporter.

Konfigurationsmenuen er det sted, hvor den tunge løft begynder for administratoren. Du adresserer alt fra virksomhedsprofiler til projektkoder her, inklusive bruger- og brugergruppeprofiler, afdelingsprofiler, universelle udgiftspolitikker, udgiftskategoripolitikker og afdelingspolitikker.

Regnskab er også tungtvejende. Det er her du vælger, om du vil eksportere dine data til Intuit QuickBooks, Intacct Online eller Oracle NetSuite regnskabsprogrammer. Du kan også eksportere refusion og godkendte rapporter i CSV-format. Derudover fungerer ExpensePath med American Express, MasterCard og Visa-konti. Du kan importere data fra disse kort via et direkte bankfeed, individuelle kortlink eller en filoverførsel. Rapporteringsfunktioner er lig med Certificering og ikke helt så altomfattende som Concur Expense. Det er lagt op, som du kunne forvente, organiseret af bruger, projektkode, kategori eller tendens.

De mobile apps er tilgængelige til iPhone og Android. Medarbejdere kan fange billeder af kvitteringer, oprette, redigere og indsende udgiftsrapporter direkte fra deres enhed eller fra webgrænsefladen på deres fulde system. Ledere underrettes automatisk via e-mail om rapporter, der skal gennemgås, og kan godkende eller afvise dem fra deres telefon uden at downloade mobilappen.

Gå online

ExpensePath udførte den indledende konfiguration på en testkonto og udpegede mig som administrator. ExpensePath onlines kunder ved at opsætte hver nye kundekonto med data indsendt fra kundefinansiering. En gang i tilføjede jeg min tester som bruger til at teste mobilappens muligheder.

Som administrator borede jeg ned til Universal Expense Policies, tilføjede en ny grænse for salgsteamet og ændrede aldersgrænsen for indsendelse af rapporter fra 30 dage til 15 dage. Jeg kunne godt lide fleksibiliteten i reglerne for konfiguration af indstillinger og proces, fordi ikke alle ansatte er skabt lige.

Praktisk erfaring

At bestemme brugervenligheden til omkostningssporingsprodukter er mindst en dobbelt proces. Jeg kiggede på det fra en finansafdeling og leder synspunkt såvel som en medarbejder eller udgiftsrapport indsender synspunkt.

Logget ind som administrator gik jeg til rullemenuen til konfiguration. Under virksomhedsindstillinger udpegede jeg standardvalutaen, Auto Refusement Rate, markerede et felt, der kræver, at ledere kommenterer rapportgodkendelse eller afvisning, og en anden boks, der kræver, at der sendes en e-mail til os som administrator, når en rapport er klar til gennemgang og godkendelse. Jeg kunne godt lide, at der også er en mulighed for at kræve forhåndsgodkendelse af store udgifter, som f.eks. Flybillet, hotel og lejebiler, en mulighed, som Rydoo også leverede, men ikke var tilgængelig i Abacus. Andre konfigurationer og rapportgennemgang og godkendelsesopgaver gik lige så glat.

Som bruger værdsatte jeg, at vores udgiftspolitikker let blev opnået fra en rullemenu øverst til højre på webgrænsefladen. Dette gør det lettere for medarbejderen at forblive i overensstemmelse og indsende rapporter, der hurtigt vil blive godkendt, hvilket sparer alle tid. Ingen af ​​de andre produkter havde et overblik over overholdelse, hvor brugere hurtigt kunne se deres grænser.

Den nyligt opdaterede mobilapp (jeg downloadede Android-versionen) var også let at forhandle. Dens åbningsskærm gav os muligheden for at udkast til rapporter, oprette en udgiftsindgang (hvad appen refererer til som "ikke tilknyttede udgifter"), finde en tidligere fotograferet kvittering i kvitteringsgalleriet eller oprette en hurtig kvittering. Denne sidste lader dig hurtigt fotografere en kvittering; senere kan du oprette en post og vedhæfte billedet til den. Udarbejdelse af en rapport var så simpelt som at give den en titel, tilføje de udgifter, du havde indtastet, og derefter indsende den.

Ingen OCR

På den nedadrettede side har ExpensePath ingen OCR-funktioner, der kan genkende information som priser eller datoer på billedet; du skal indtaste alle dine oplysninger manuelt. Det er en temmelig betydelig undladelse, idet mange konkurrenter, inklusive Editors 'Choices Certify og Rydoo, gør OCR-optagelser til en central del af udgiftsoptagelsesprocessen. E-mail-meddelelsen om, at rapporten var klar i vores administrator pipeline til gennemgang, ankom som forventet.

Generelt er ExpensePath en rimelig pris med SaaS-omkostningssporingsløsning, der skal gøre for de fleste SMB'er, så længe du ikke har noget imod den manuelle indtastning af data. Dets brugervenlige tilpasningsfunktioner giver både finansfolk og medarbejdere masser af plads til at justere parametre, der passer til individuelle situationer og virksomhedspolitik, sikre overholdelse og letter revisioner med nyttige GL-koder inkluderet. Mens redaktørernes valg certificerer og Rydoo tilbyder større funktionalitet med lidt mere bang for din buck, er ExpensePath en løsning, der er værd at overveje.