Video: ExpenseBot (December 2024)
Medarbejdere ønsker, at udgiftssporingssoftwareprocessen skal være så enkel, at de ikke behøver at læse en manual. Administratorer og revisorer ønsker imidlertid finjusteret kontrol over forretningsprincipper og godkendelsesarbejdsgang. For de fleste teknologier i denne situation kan du måske sige "Aldrig skal twain mødes, " men med ExpenseBot (som begynder ved $ 9 pr. Måned), der muligvis ikke holder. Omkostningsregnskabsapplikationen overvælder ikke medarbejderne med valg, men alligevel tilbyder regnskabspersonalet unikke tilpasningsmuligheder. Kun en lidt klønet eksportproces og manglen på en selvbetjenende købsproces holder den bag vores vindere i Editors Choice Choice Certify Now og Expensify.
Priser og funktioner
Et ExpenseBot-abonnement koster $ 9 pr. Måned pr. Aktiv bruger med et minimum på $ 99 pr. Måned. Der er ikke oplyste rabatter for en årlig kontrakt eller virksomheder med mere end 1.000 brugere. Du kan ikke eksperimentere for at lære, om ExpenseBot er den rigtige software til dig, da det ikke har nogen gratis version eller gratis prøveversion. At komme i gang kræver en e-mail-samtale med virksomheden; det er ikke selvbetjening.
Medarbejdere finder ikke nogen smarte egenskaber, og de fleste af dem vil være taknemmelige. Du indtaster udgiftsdata i ExpenseBot via en webbrowser, via mobilappen, ved at videresende en kvittering til et dedikeret e-mail-id, eller direkte via en kreditkorttransaktion (ved hjælp af et registreret firma eller personligt kreditkort). Hver fanger de relevante regnskabsdata, f.eks. Leverandørens navn, udgiftskategori og transaktionsdato, før du tildeler udgiften til en rapport. Udgifter kan markeres som fakturerbare, så du kan videregive omkostninger til en klient.
Som med alle disse apps vender de fleste først til mobilappen for at fange kvitteringer. Hvis ikke på salgsstedet, så i slutningen af hver dag, mens du stadig kan finde det sammenkrøllede papir i lommen og huske, hvad det var til. Mobilappen er temmelig enkel med kategorier til rapporter, udgifter, kvitteringer og indstillinger. Mens andre (som Expensify) forsøger at give dig alle værktøjer ved hånden, stikker ExpenseBot ikke alt i appen.
Der er dog ingen grund til at klage over dens modtagelsesscanningsfunktioner. ExpenseBot har nøjagtigt analyseret flere kvitteringer, inklusive tip-i-scribbled, og huskede tidligere anvendte kategorier og leverandørnavne. Processen er krævende og minimerer beslutningstagningen. Hvis du forbinder et personligt eller firmakreditkort, efter at ExpenseBot har scannet og transkribert en kvittering, forsøger den at matche kvitteringen til kreditkorttransaktioner.
Du kan indsende kilometerudgifter manuelt. Eller, hvis du indtaster start- og slutadressen, opfordrer ExpenseBot Google Maps til at finde ud af den faktiske afstand (en funktion, der deles af ExpensePoint). Det er bestemt praktisk til en envejs tur, skønt det ville være pænere, hvis du kunne sige, "Nu dobbelt så mange kilometer beregning, da jeg mødte nogen i centrum og derefter vendte tilbage til kontoret." Et bedre svar kan være på vej: Ved udgangen af året, siger virksomheden, vil ExpenseBot have GPS- og kalenderintegration. Så hvis du har et møde planlagt, siger det, "Du kommer til Client-A 53 miles væk; vil du tilføje det til din rapport?"
En usædvanlig pænhed: Enhver medarbejder kan udpege en delegeret, hvilket giver den enkelte mulighed for at skabe udgifter og rapporter. Hvis du er heldig nok med at have kontorstøtte til at administrere dine udgifter, er det en stor velsignelse.
Enkel betyder ikke enkeltsindet
ExpenseBot anvender muligvis "keep it simple stupid" (KISS) -princippet for ansatte, men det giver administratorer og regnskabsfolk masser af tilpasselig magt. Godkendere kan afvise en enkelt udgift og godkende resten af rapporten, så den $ 5-vare, du snakker om, ikke behøver at holde refusion for resten af de $ 2.500, du har brugt på en rejse til San Francisco. Udgifter kan godkendes via e-mail, så afdelingslederen ikke behøver at bruge en masse tid på webklienten. ExpenseBot kontrollerer for mulige duplikatudgifter og tilbyder også at flette dem. ("To besøg i Starbucks på samme dag i samme mængde? Drik du meget kaffe eller sendte ind dette to gange?")
ExpenseBot leveres med grundlæggende regnskabskategorier forudkonfigureret, og naturligvis kan du tilføje mere. Hver udgiftskategori kan knyttes til en hovedbog eller kontokode, kræve datointervaller eller deltagerlister og understøtte brugerdefinerede felter (f.eks. "Butiknummer"). Du kan også organisere tingene logisk, så gebyrer for flyrejser og bagage til flybillet spores relateret-men-separat med deres egne regler og politikker.
Politikstyring giver dig mulighed for at kontrollere, hvor meget en bruger bruger i en given kategori, f.eks. En månedlig grænse på $ 40 på internetudgifter til hjemmet. Du styrer, om brugere kan indsende en udgift, der overstiger politikken (og vise en advarsel til godkenderen) eller forhindre, at rapporten indgives med en overtrædelse på plads. Tilpasninger udvides til rapporter, ikke kun omkostninger; for eksempel kan en fastfoodkæde kræve butiknummeret på hver rapport.
Det er bare en prøve. ExpenseBot understøtter flere godkendere, afdelings- og brugerprofiler (chefer får forskellig behandling), ældning af udgifter ("Du skal indsende rapporten om 30 dage", som kun er almindelig middelværdi), og en hel masse valutaer.
Desværre er ExpenseBot for al dens tilpasningskraft svag i integration med tredjeparts regnskabssystemer. Udgiftsrapportstyring er en diskret proces, men dens resultater skal registreres i andre systemer, normalt i det mindste et regnskabssystem og nogle gange mere. Med ExpenseBot kan du imidlertid kun integrere med Intuit QuickBooks, når det er tid til faktisk at godtgøre medarbejderen. I sammenligning med nogle af de andre produkter, jeg har gennemgået, indrømmer virksomheden, at dens QuickBooks-integration "kræver brug af Intuit-webstikket og en lille finesse til at konfigurere." Den eneste anden mulighed er at eksportere data til CSV-format og derefter åbne dem med et andet program, f.eks. Microsoft Excel.
Kontrast det med ExpenseBots konkurrenter, såsom Expensifys integration med ikke kun QuickBooks men også Xero, NetSuite og Intacct blandt andre. Med alle disse muligheder får du en masse håndholdelse fra virksomheden. Faktisk kan du ikke undgå det; ExpenseBot arbejder personligt med hver kunde for at konfigurere tingene.
På dette tidspunkt er ExpenseBot en kombination af "Åh hvor sej" og "Hvorfor gør det ikke det?" Det er et godt valg for enhver, der blot ønsker ting for brugere uden at minimere den administrative kontrol. Men dens mangel på en selvbetjeningsgrænseflade, understøttelse af kun QuickBooks-integration og pris, der ikke synes så venlig som den skal, alt sammen kombineres for at holde det bare et hak under vores redaktørers valgvindende værktøjer Certificer nu og udgifter. Hvis negativerne ikke straks forfølger dig, opfordrer jeg dig til at overveje ExpenseBot til din virksomhed. Dens balance mellem enkelhed og magt er virkelig rart.
