Video: Intro to Evernote Business (Oktober 2024)
Du kan tænke på Evernote som en simpel notatplatform, men det er udvidet langt ud over det til at omfatte dokumentdelings- og samarbejdsværktøjer. Det er et fantastisk værktøj til at fange brainstorming sessioner, gemme dokumenter og indlejre lyd og billeder i noter. Det er dog bedst for små hold med begrænsede behov; større virksomheder med behov for robuste samarbejdsværktøjer vil blive skuffede.
Evernote Business tilbyder en gratis 30-dages prøveperiode, der kræver et kreditkort på forhånd. Derefter betaler du $ 12 pr. Bruger pr. Måned for op til 25 brugere; Hvis du har brug for mere end det, kan du kontakte salg for en tilpasset plan. Evernote tilbyder også en gratis basisplan, en Plus-plan ($ 34.99 pr. År) og en Premium-plan ($ 69.99 pr. År). Forretningsplanen tilføjer administratorkontroller og brugeradministration. Selvom det tilbyder samarbejdsfunktioner, deling af dokumenter og offline adgang til alle filer på alle dine enheder, kan det stadig ikke konkurrere med Zoho Docs Standard, vores redaktørernes valg i denne kategori.
Kom godt i gang med Evernote for Business
Tilmelding til Evernote Business er enkelt. Først giver du kontaktoplysninger og opretter en adgangskode, og derefter tilføjer du faktureringsoplysninger og vælger en betalingsplan og til sidst accepterer Evernote servicevilkår. Du kan betale årligt med kreditkort ($ 120 pr. Bruger), månedligt med kreditkort ($ 12 pr. Bruger) eller årligt med faktura ($ 120 pr. Bruger). Dernæst kan du invitere teammedlemmer én efter én eller i bulk eller gemme det til senere; Du kan også udfylde din profil med et billede, mobiltelefonnummer og din virksomheds størrelse.
Dashboardets sports knapper, der løber ned til venstre på skærmen for at tilføje noter, søge, åbne en arbejdechat, oprette genveje, se noter og notesbøger og tags. Nedenfor kan du se dine kontooplysninger og administrationskonsollen. Lige til højre for disse knapper er en liste over dine noter, der er opdelt i personlige noter (ikke delt) og forretningsnotater (deles med andre). Du kan sortere listen efter oprettelsesdato, hvornår den sidst blev opdateret eller efter titel. Ved at holde musen over en note afsløres knapper til deling, indstilling af påmindelser, tilføjelse af genveje eller sletning. Klik på en note, og du kan se den på højre konsol.
Dokumentdeling og samarbejde
Selvom Evernote primært er kendt som note-take software, kan du også bruge den til at gemme og dele filer, dog ikke på samme måde som Box for Business eller Dropbox Business. Du kan oprette notesbøger, der stort set er mapper, og noterne inde i dem, men for at dele dokumenter skal du vedhæfte dem til en note. For at redigere dokumenterne skal du derefter åbne dem fra Evernote-skrivebordsappen; Du kan kun se eksempler på filer fra online-grænsefladen. Når du har redigeret et dokument ved hjælp af skrivebordsappen og gemt det, opdateres vedhæftningen på tværs af alle platforme og brugere, så du ikke behøver at uploade det igen. En sej funktion: Når du integrerer en fil i Evernote, bliver dette indhold fuldt søgbart.
Din Evernote-konto kan nu linkes til Google Drive; Når du først har aktiveret det, kan du nemt integrere Google-filer i dine Evernote-notesbøger og noter. Eventuelle redigeringer af Google-filen gemmes automatisk, hvilket tjener som en løsning på løsning af samarbejdsredigering. På samme måde kan du linke til Evernote-noter på din Google Drive-konto. Dette giver dig mulighed for at drage fordel af de funktioner, du kan lide på begge platforme. Du kan også forbinde Evernote med Dropbox og Box til skylagring og Basecamp, til projektstyring.
Evernote Business har også en række tilgængelige skabeloner, såsom en kalender, udgiftsspor, telefonlog og andre brantspecifikke dokumenter.
Du kan invitere brugere én efter én eller i bulk ved at indsætte adresser i en boks. Inviterede skal derefter enten oprette en konto eller logge på en eksisterende og udfylde en profil. Derefter bliver brugeren bedt om at downloade desktop-appen uden nogen måde at springe over, medmindre du åbner et nyt vindue og logger på. Det var lidt irriterende, selvom desktop-appen er påkrævet for at få adgang til nogle funktionaliteter.
Selvom Evernote ikke er forbundet til dit domæne som Google Drive for Work er, kan du specificere dit domæne i indstillingerne, og enhver med en e-mail-adresse, der slutter på dette domæne, vil automatisk kunne tilmelde dig din virksomhedskonto; ingen invitation eller godkendelse kræves.
For at dele individuelle notesbøger og noter bruger du den indbyggede work-chat, som jeg fandt lidt kedelig. Jeg var nødt til at søge Evernotes hjælpefunktion for at finde ud af, hvordan man deler Notebooks og andet indhold med hele personalet. Det viste sig, at dette er en anden funktion, der kun er på skrivebordet. Der klikker du på delingsknappen på en notesbog og vælger "offentliggør notebook." Derefter kan du vælge tilladelser: se, redigere eller redigere og invitere.
Teammedlemmer kan samarbejde ved hjælp af noter, men brugere kan ikke samtidig redigere en note. Du bliver advaret, hvis du prøver at åbne en note, som nogen allerede redigerer, men du kan stadig vælge at åbne den. I dette tilfælde, hvis du foretager nogen redigeringer, opretter Evernote en anden kopi af filen, som kan blive forvirrende. Der er ingen måde at låse andre brugere ud af en fil.
En stor bonus er, at du kan få adgang til alle dine bærbare computere og filer fra enhver enhed, også når du er offline. Dette er meget mere praktisk end at vælge dokumenter én efter én til offline adgang, som du har at gøre med Citrix ShareFile og Dropbox Business.
Inden for noter kan du oprette checklister og indstille påmindelser til mindre projektstyring. Evernote har apps til Android, iOS og Windows, som alle tilbyder offline adgang til dine filer.
Evernote Business giver dig grundlæggende dokumenthåndtering
Når du har brug for hjælp, kan du få adgang til Evernotes læringscenter, der inkluderer guider til at komme i gang, tutorials og fejlfinding artikler. Du kan også kontakte support ved hjælp af en webformular; når du giver et specifikt nøgleord relateret til dit problem, giver Evernote links til artikler, der muligvis kan besvare dit spørgsmål. Du modtager også Evernote Business User Guide, når du har tilmeldt dig.
Evernotes forbrugersoftware er meget let at bruge; dens forretningsplan tilbyder mere funktionalitet og desværre mere komplikationer. Jeg elsker at det giver offline adgang til alle filer på alle dine enheder, men det er upraktisk at skulle stole på en desktop-app eller Google Drev til dokumentredigering. Hvis du har brug for denne funktion, anbefaler jeg at se på Box Business, Google Drive for Work eller vores Editors Choice Zoho Docs Standard.
