Dropbox forretningsanmeldelse og vurdering

Dokumentdeling og samarbejde

Brugere kan dele dokumenter på et par forskellige måder. Først vil enhver fil, du placerer i teammappen, automatisk være tilgængelig for alle på den samme Standard-konto. For det andet kan du dele en mappe eller et dokumentlink, som du kan med Google Drev, som du kan angive som offentligt (alle med et link kan få adgang til), eller du kan begrænse det på flere måder. Hvis du ikke ønsker, at en fil eller mappe skal være offentlig, kan du beskytte den med adgangskode, begrænse den til kun teammedlemmer og / eller indstille en udløbsdato. Du kan også indstille redigeringstilladelser for både mapper og filer.

Du kan ikke redigere dokumenter i Dropbox; Når du klikker på knappen Åbn på en fil, omdirigeres du til Microsoft Office 365 online, hvor du enten skal oprette en Enterprise-konto eller logge ind på en eksisterende. Dette er ikke ideelt, især da Box (for Business) inkluderer gratis adgang til Microsofts online Office-apps. (Dropbox Basic- og Pro-konti inkluderer også gratis adgang.)

Alternativt kan du tilmelde dig Dropbox Paper, som er i beta, men åbent for alle Dropbox-brugere. Med Dropbox Paper kan du oprette og redigere dokumenter, kommentere og tildele relaterede opgaver. Når du har knyttet din Standard-konto til Dropbox Paper, kan du få adgang til dine Dropbox Paper-dokumenter fra dit Dropbox-betjeningspanel. Du kan indsætte Dropbox-dokumenter i Dropbox Paper-dokumenter, men de kan ikke redigeres. Hvis du vil samarbejde om dokumenter, er det bedst at oprette dem i Dropbox-papir i første omgang.

Manglen på ægte dokumentredigeringsfunktioner kan ikke sammenlignes med Google Drive for Work, der har online redigering og sporændringer. Andre DM-systemer såsom Ascensio System OnlyOffice, Microsoft SharePoint Online og Zoho Docs Standard tilbyder også sådan funktionalitet.

Hvis du downloader Dropbox-skrivebordsappen, kan du bruge en funktion kaldet Dropbox Badge, som udvider nogle Dropbox-funktioner til Microsoft Excel, PowerPoint og Word-filer. En badge vises på et hvilket som helst af de dokumenter, der er gemt i din Dropbox, så du kan se, hvem der ser eller redigerer filen, tilføj kommentarer, del filen og se filhistorikken. Dropbox anbefaler også at bruge desktop-appen til at uploade hele mapper og store filer, da uploaderen af ​​webstedet har en grænse på 10 GB.

Alle filer, du markerer som favoritter, er også tilgængelige offline, skønt du skal gøre det én efter én, det samme som i Citrix ShareFile. Dette er en dejlig funktion, skønt Evernote for Business og Google Drive for Work giver dig adgang til alle dine filer offline.

Ud over en desktop-app har Dropbox også mobile apps til Android og iOS. Dropbox Business tilføjede for nylig nogle nye mobile funktioner på iOS, der lader brugerne se filaktivitet og teamfeedback i fileksempel. Virksomheden planlægger snart at tilføje disse funktioner på Android. Alle disse mobile apps synkroniseres med din online konto. Med de mobile apps kan du oprette filer og mapper og dele dem. Det inkluderer også en anden vigtig mobilfunktion, nemlig dokumentscanning ved hjælp af din telefon, enten fra din eksisterende kamerarulle eller ved at tage et foto og omdanne det til et dokument. Dropbox gør et godt stykke arbejde med at skitsere det dokument, du prøver at scanne, det være sig så lille som et visitkort eller en side i fuld størrelse. Det glatter billedet op (selv i tilfælde af den mildt sammenkrøllede kvittering, vi kastede på det under test), og det giver dig mulighed for at tage op til 10 sider ad gangen, som du kan gemme i enhver Dropbox-mappe enten som en PDF eller en PNG-fil. Som med andre dokumenter i Dropbox-systemet, kan du tilføje kommentarer til det eller @tage nogen for at underrette hende om, at hun skal tage et kig.

Dropbox Business er fremragende med hensyn til deling eller annotering af dokumenter på denne måde, så længe du stadig arbejder med mobilappen. Du kan tilføje en signatur til dokumentet, hvis du har Adobe Acrobat installeret, eller du kan gøre det direkte fra appen. Du kan også kommentere billedet med en dato eller brugerdefineret tekst.

Den eneste miss er med hjælpetekst, som kun indeholder en kort omtale af, hvordan man udfører tekstgenkendelse, og denne post var for det meste ubrugelig information. Vi kontaktede endda teknisk support for at få flere oplysninger (uden at informere dem om, at vi var presse), og de bad blot om mere information og svarede derefter aldrig, efter at vi havde givet dem dem. Årsagen til forespørgslen er, at mobilappen har et søgefelt, der betyder, at du kan foretage en tekstsøgning på et scannet dokument, du har gemt i PDF. Dog søgte man efter ordet "chokolade" på et to-siders dokument, der specifikt vedrørte chokolade, nul resultater. Så vidt vi kan vide det, skal brugerne betragte den mobile scanningsfunktion mere som en billedfangstmekanisme snarere end et værktøj til optisk tegngenkendelse (OCR). Hvis en stor stak dokumenter, der har brug for OCR, er i din fremtid, ville du være bedre stillet med en af ​​Editors 'Choice-vinderne i vores mobile scanning-app-roundup, Abbyy FineScanner eller Evernote Scannable.

Andre muligheder blev på samme måde blandet sammen, såsom deling. Du kan e-maile et scannet dokument til nogen eller oprette et link, du kan dele på næsten alt, men du bruger nogle frustrerende minutter på at finde disse funktioner i grænsefladen. Når du først har fundet dem, er Dropbox's mobile scanning et anstændigt nok værktøj, selvom fuld OCR ville være en meget efterspurgt tilføjelse i fremtidige versioner.

Integration og sikkerhed

Dropbox har været i skylagringsspil i lang tid og har en betydelig API-tilstedeværelse til tilpassede integrationer. Faktisk har Dropbox-support været allestedsnærværende blandt nogle af de mest populære apps fra virksomheder som Adobe, Microsoft, Salesforce og Slack. Det er også et af de mest tilgængelige API'er, der understøtter en lang række tilgængelige programmeringssprog. Dette svarer direkte til at imødekomme fremtidige forretningskrav ud over dagens process- og samarbejdsbehov. Derudover tilbyder Dropbox DBX-platformen integration med flere værktøjer og giver en central placering til at forbinde indhold, enheder og apps.

På datasikkerhedssiden opretholder Dropbox ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 og ISO 22301 certificeringer. Det opretholder også SOC1, SOC2 og SOC3 forsikringer. Overholdelse af lov om sundhedsforsikring og ansvarlighed (HIPAA) er som standard ikke aktiv og kræver en forretningsassocieret aftale (BAA) med din organisation, inden du overholder den. Aktivitetsrevisionslogfiler er også tilgængelige for administratorer, hvilket kan være nyttigt til at opretholde Sarbanes-Oxley Act (SOX) overholdelse. Dropbox fremhæver denne lovgivningsmæssige succes og tilskriver dem i vid udstrækning investering i proprietære datacentre. I modsætning til f.eks. Jungle Disk, der simpelthen tilbyder sin softwareløsning oven på Amazon Web Services (AWS) eller Rackspace Managed Cloud-lagringsinfrastruktur, har Dropbox investeret i sine egne datacentre. Det giver det mere direkte kontrol af datasikkerhed og potentielle lovgivningsmæssige overholdelsesproblemer end konkurrenter, der overlader det til tredjepart.

Dropbox har endnu ikke produceret en brugerkrypteringsnøglehåndteringsfunktion, så eventuelle taster er under kontrol af Dropbox. De har dog sat meget stramme kontroller på, hvilke data der er tilgængelige for teknikere til fejlfinding og kun når det er absolut nødvendigt. Det er ikke fuldstændigt privatliv, men de har arbejdet hårdt for at sikre, at deres tillid er tjent. Selvom dette muligvis ikke er nok til at kvalificere sig til FedRAMP, er det sandsynligvis godt nok i mange tilfælde.

Dropbox understøtter også flere to-faktor- og multifaktorautentificeringsstrategier (MFA) strategier, der inkluderer brugen af ​​en SMS-tekstmeddelelse, der leverer en separat kode til brugerens mobile enhed, Google Authenticator, Duo Mobile, Amazon AWS MFA eller Windows Authenticator. Dropbox anbefaler kraftigt, at brugerne drager fordel af disse funktioner, fordi de tilføjer et pænt lag af sikkerhed omkring følsomme data.

Næsten en one-stop shop

Dropbox tilbyder en masse hjælp, hvis du løber ind i problemer, herunder en PDF-guide, selvstyret support, et søgbart Hjælp og support via live chat, e-mail og telefon (hverdage, fra 8 til 8 ET). For telefonstøtte skal du generere en pinkode, som du kan gøre direkte fra hovedsiden.

Med en simpel brugergrænseflade (UI), ubegrænset lagring og arkivering af filer og enorme brugertilladelser hjælper Dropbox Business dit team med at samarbejde mere effektivt. Faktisk kan Dropbox prale af, at 300.000 hold bruger Dropbox Business. For at redigere filer online skal du få en separat Microsoft 365-konto, der kan hæve omkostningerne eller bruge Dropbox Paper, som ikke er fuldt integreret. Du finder den bedste dokumenthåndteringssoftware i Editors 'Choice Zoho Docs Standard. Men til en all-purpose cloud-lagrings- og fildelingsløsning i business class er Dropbox Business en fremragende løsning og fortjener PCMag Editors 'Choice-betegnelse fuldt ud.