Samtidig bekræftelse af omkostninger og vurdering

Concur Technologies blev købt i 2014 af SAP. Som et resultat kaldes dets sæt rejse- og udgiftsløsninger nu SAP Concur, og dets udgiftsprodukt for små til mellemstore virksomheder (SMB) kaldes Concur Expense. Prisfastsættelse afhænger stort set af dine behov. Standardudgaven starter på $ 8 pr. Rapport (baseret ca. 250 transaktioner pr. Måned). Software-as-a-Service (SaaS) udgiftssporing og administrationsapplikation leverer et omfattende sæt funktioner til dets indgangsprissted, herunder oprettelse og godkendelse af udgiftsrapporter, forstærkning af politikken, indhentning af kvittering, integration af personlige og firmakort og foruddefinerede rapporter.

Der er en række valgfri tjenester (såsom avanceret rapportering og integration med tredjeparts tjenester) og en Professional Edition til mellemstore virksomheder. Selvom redaktørernes valg certificerer, udgifter og Rydoo har sammenligneligt robuste funktionssæt med langt mere prissigtighed, er Concur Expense en fair mulighed for en SMB, der vokser til en virksomhed eller med en international tilstedeværelse i understøttede lande.

Dyrt Mystery

Som nævnt ovenfor er Concur-priser pr. Rapport, der starter ved $ 8 pr. Rapport. Minimumsgebyret for en organisation, der køber Concurs SaaS-produkt for første gang, er ca. $ 994 pr. År eller $ 82, 90 pr. Måned, hvilket ikke er urimeligt for et produkt, der er så fuldt udstyret som Concur Expense, især i betragtning af at der ikke er nogen installationsomkostninger. Andre produkter såsom Certify opkræver opstartsgebyrer på $ 1.500 og højere.

Concur opsatte os med en testkonto. Under Personlige oplysninger tilføjede vi vores egen e-mail-adresse til udgifts- og rapportunderretninger. Concur sendte os en e-mail for at bekræfte den for sikkerhed. Under Expense Information udpegede vi vores refusionsvaluta og tilføjede en sekundær fiktiv manager som godkenderen af ​​vores rapporter. Vi bekræftede også vores testers e-mail-adresse, så vi kunne sende e-kvitteringer fra deltagende leverandører direkte til vores konto, hvor de indsamles og kortlægges til udgiftsrapporter. Dette var en stor tidsbesparende, da der ikke var nogen dataindtastning og ingen papirkvitteringer at jage ned for at indsende med vores udgiftsrapport.

Fuldstændige grænseflader

Mobilopsætning til den for nylig redesignede app var lige så let som Certify eller Abacus. SAP Concur-mobilappen er tilgængelig til iPhone, Android, Blackberry og Windows Phone. Bemærk: Mens ExpenseIt-appen stadig er tilgængelig til download, er den hovedsageligt der for brugervenligheden for eksisterende brugere, der til sidst flyttes til den nyere app. Nye brugere bør sandsynligvis ikke gider med det.

Da vi først startede Concur Android-appen, vidste vi straks, at det var en forretningsapp. Vi blev stoppet og fortalte, at appen krævede en skærmlås på vores enhed for passende sikkerhed.

Mobilappen har en ren grænseflade med flere kategorier, afhængigt af hvem du er, og hvilke funktioner din virksomhed bruger. De kan omfatte kategorier som ture (til Concurs rejsetjenester), udgifter (en liste over dine udgifter), udgiftsrapporter, godkendelser, anmodninger (tilladelser) og budgetter. For at tilføje en udgift skal du trykke på et kamera i bunden af ​​skærmen (hvilket lidt forvirrende er mærket som ExpenseIt) og tage et foto af din kvittering. Det oversættes derefter via OCR (Optical Character Recognition). Vi prøvede det med tre kvitteringer. Alt tog under et minut at scanne nøjagtigt.

Vi mailede også mere komplekse kvitteringer fra to forskellige hoteller. En af kvitteringerne blev opført med en af ​​dens udgifter (hotelafgiften) specificeret. Men det lykkedes os at korrigere udgiften, så hele beløbet blev bogført. Den anden kvittering blev indtastet med en udgift på $ 0, fordi hotellet havde opført den som betalt. Også dette blev korrigeret manuelt.

Concur giver dig mulighed for at oprette en udgift manuelt eller beregne din kilometertal på en af ​​tre måder: ved manuelt at indtaste de adresser, du startede og sluttede med, ved hjælp af GPS eller ved hjælp af planlægning af appen til at fange miles i bestemte timer. Dette detaljeringsniveau i dets organisatoriske kapacitet afspejles i den bedste konkurrence, f.eks. Expensify.

Når du er færdig, flytter du derefter udgifterne til en rapport (som kan bygges automatisk af en funktion kaldet Expense Assistant). Softwaren markerer eventuelle problemer. Du forelægger derefter rapporten til godkendelse. Udgifter, der opkræves på et firmakort, matches automatisk med de angivne kvitteringer. Ledere, der har brug for at godkende rapporter, kan også gøre det fra mobilappen.

Concurs webgrænseflade gennemgik en komplet revision på dette tidspunkt. Det nye design skal være tilgængeligt for alle brugere inden udgangen af ​​året eller begyndelsen af ​​2019. Den nuværende grænseflade tilbyder, hvad du ville forvente af et rutineret, fuldt udstyret produkt. På tværs af øverste overskrift findes separate rullemenuer til Concurs forskellige applikationer, herunder rejser (hvis de bruges), Expense og dens App Center. I yderste højre hjørne er brugerens profil rullemenu og link til hjælp. App Center er en meget cool side, der indeholder skøre innovative apps optimeret til Concur til at hjælpe brugere med rejse- og udgiftsrapportering. Jeg kunne have brugt timer på at pirke rundt i disse apps. Dette er kun et af eksemplerne, hvor Concur leverer værdi for at understøtte sit prispoint.

Vi oprettede to konti for at teste Concur: En til en fiktiv medarbejder og en for en manager; sidstnævnte kunne godkende rapporter. Fra et individuelt medarbejdersynspunkt gjorde det muligt for Concur Expense at vi kunne tilpasse et par af indstillingerne for præference. Vi konfigurerede e-mail-meddelelser, der skal sendes, når status for en indsendt udgiftsrapport ændredes, når en udgiftsrapport blev sendt, eller når nye firmakorttransaktioner faldt ind på min konto. Vi kunne godt lide, at det havde en mulighed for at vælge en delegeret til at handle i appen på vores vegne. Concur gemmer data i den krævede syvårsperiode, hvis ikke længere, for at imødekomme kundens IRS-revisionsregler.

Hvis du bruger Concur Travel, vil alle data fra den applikation - hotellet, udgifter til flyrejser, firmakortgebyrer - tilføje direkte til Concur. Concurs erhvervelse af SAP giver kunderne adgang til SAP-løsninger via prebuilt konnektorskabeloner oprettet omkring SAP filstrukturer. Det sikrer udgiftsrelaterede data, der er fanget nøjagtigt i Concur-stillinger i SAP-løsningen, hvilket betyder, at Concur nu har et fast fodfæste på det mellemstore og større forretningsmarked.

Concur Expense er lige så let at bruge som ExpensePath, men lidt mere involveret end Abacus, Certify eller Rydoo. Hvis du tager dig tid til at oprette din profil, vil dine erfaringsopbygningsudgiftsrapporter fremskyndes. Den mobile billed OCR-indfangningsapp øger billedets kvalitet i høj grad og reducerer mængden af ​​tastetryk, der kræves for at gennemføre en udgiftsrapport, hvilket forbedrer den samlede oplevelse.

Meget forbedret

Siden dette produkt sidst blev gennemgået, blev mobilappen ExpenseIt foldet ind med Concur Expense, hvilket gjorde processen meget enklere end den var. Når produktet opleves sammen som slutbruger, leverer produktet alle de fornødenheder, en løsning til omkostningssporing skal og meget mere.

Concur Expense er en løsning, der er mere velegnet til SMB, der har mindst 10-15 ansatte eller mere, der indsender udgiftsrapporter. Når web-redesignen er gået i live, vil det sandsynligvis konkurrere med kvaliteten af ​​vores redaktørvalg Valg og Rydoo.