Certificer gennemgang og vurdering

Problemfri opsætning

Opsætning til småbedriftscertificeringsplanen er selvbetjening og udføres via en gratis 15-dages prøveperiode uden oprindeligt behov for at droppe et kreditkort. For at teste dette produkt brugte jeg en kombination af både en forudkonfigureret Certify-konto og en konto, som jeg oprettede for mig selv for bedre at forstå konfigurationsoplevelsen for administrationskontoen. Da min konto blev oprettet, vejledte Certify mig øjeblikkeligt til de tilgængelige ressourcer, hvor jeg fandt dens implementeringsvejledning til selvbetjening og et link til dens Certify Training Camp. Dette var store ressourcer, der tog mig trin for trin gennem onboarding-processen. Selvom det ikke er så simpelt som noget som Abacus, bør Certifics installationsproces ikke være en hindring for kunder på noget teknisk niveau.

Jeg startede med at oprette afdelinger, da i Certify skal enhver bruger være medlem af en afdeling. Derefter tilføjede jeg påkrævede kategorier og derefter udpegede politiske indstillinger, indstil kilometertalssatser (du kan simpelthen gå med de seneste IRS-satser, som automatisk tilføjes) og tilføjede brugere. Der er en video om nøjagtigt, hvordan man udfører hver af disse opgaver, hvilket gjorde opsætning af tjenesten til et stykke kage. Mobilapps er gratis og tilgængelige til Android, iOS, Windows Phone og endda BlackBerry fra enhver af de relevante app-butikker samt på Certify-webstedet. Virksomheden har gjort installation og onboarding endnu lettere med en installationsguide til nye brugere. Dette inkluderer et "Hvad er næste" -panel, der hjælper brugere gennem onboarding-processen til at opsætte appen Certify Mobile, konfigurere direkte indbetaling, tilføje kreditkort og drage fordel af træning og tutorials i Certify Training Camp.

Ud over det grundlæggende

Certifys support og ressourcer var den bedste og mest grundlæggende af alle de gennemgåede produkter, mere omfattende end Concur Expense eller ExpensePath.

I supportafsnittet fandt jeg flere forskellige måder at få al nødvendig hjælp, inklusive e-mail-adressen til min sysadmin, et telefonnummer til at tale med en live tech (tilgængelig 24/5), en Knowledge Base og en FAQ. Til sammenligning tilbyder Abacus et søgefelt fra sit supportlink.

Det webbaserede dashboard er blevet redesignet siden sidste gang vi gennemgik dette produkt og er endnu bedre organiseret end før, hvilket giver nem adgang til forskellige funktioner. Jeg kunne få adgang til min Certify Wallet, som indeholder alle mine ventende kvitteringer og udgifter; tilføje nye kvitteringer og udgifter via mobil, e-mail, upload og endda fax; starte en ny rapport eller tjek status for eksisterende; Brug ReportExecutyfunktionen til automatisk at samle og planlægge rapporter; og brug SpendSmart til at finde fantastiske restauranter, hoteller og andre leverandører.

Certifys sæt af medarbejderfunktioner er rig ud over standardudgifter til sporing af udgifter, med funktioner som kvittering af kvittering fra din smartphone-kamera, kvitteringslagring, geo-placeringstjenester og gratis mobile apps. Admin-funktionssættet inkluderer typiske opgaver såsom kontrol over godkendelsesrutning, flere brugerroller, personlig kreditkortintegration, cloud-kvitteringslagring og SMB-versionen, jeg testede, integreres med Intuit QuickBooks Online Plus-regnskabssoftware. For dem, der ikke bruger QuickBooks, integreres Certify Professional Plan med andre regnskabspakker, herunder Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite og SAP, blandt andre - selvom du bliver nødt til at arbejde med Certify Integration Services for at få disse forbindelser til at ske. Med NetSuite kan du for eksempel kortlægge og synkronisere elementer i NetSuite til datafelter i Certify. Denne integration kan give mere synlighed for beslutninger om forbrug. Certifys applikationsprogramgrænseflade (API) gør dette muligt.

Certify giver dig mulighed for at tilføje refusioner af direkte indbetaling, integration af firmakort, refusion af fremmed valuta, rapporter om multikurser og rapportering i realtid til dit system. Du kan også trække daglige udgifter til pendling fra forretning ved at vælge kategorien pendeldistribution i dine udgiftsrapporter. Certify har forbedret rapporteringsfunktionerne siden vores sidste gennemgang med muligheden for at udskrive virksomhedsdashboards som PDF-filer, samt nye udgiftspolitiske rapportvisninger, udskrivningsrapportopdateringer og en ny behandlet dato-kolonne tilføjet til Mine udgiftsrapporter. En anden praktisk funktion er Certifics evne til på en fast tidslinje at oprette et udkast til rapport til en styring at gennemgå.

Programmet gemmer alle eksisterende kundedata i de syv år, men hvis en kunde kobler fra Certify, fjerner den alle data efter 90 dage. Opbevaring af skymodtagelse er inkluderet i alle certificeringsplaner. For at give ekstra ro i sindet tilbyder Certify også en opt-in-service, der giver kunderne mulighed for at downloade en kopi af de månedlige data, der koster $ 25 pr. Måned.

Sikkerhed for alle Certify-planer er omfattende ved hjælp af Symantec Secure Sockets Layer (SSL) -certifikater og kørsel af Verisign ugentlige test af sårbarhed. Virksomheden samarbejder med ControlScan til kvartalsvis og årlig PCI-overensstemmelsescertificering og bruger Rackspace SSAE 16-certificerede datacentre. Certify har også tilgængelig en applikationsprogrammeringsgrænseflade (API) til dybere integrationer.

OCR Magic

Android-appen er en af ​​de bedste, jeg har oplevet, og en af ​​de mest præcise. På hovedsiden kan du enten tage et foto af en kvittering eller manuelt indtaste en udgift. Når du vælger kvittering, bliver du bedt om at vælge din billedopløsning blandt høj, medium eller lav. Du kan også hente et tidligere fotograferet billede fra telefonens galleri. Når du har taget billedet, kan du acceptere eller afvise det (desværre mangler Android-versionen de oprydningsmuligheder, som iOS-appen tilbyder). Derefter sendes du til Enter Expense-siden, og en autofyldknap læser kvitteringen i løbet af få sekunder a ved hjælp af dens handelsmærkede ReceiptParse-teknologi. Du kan derefter foretage de rettelser, du ønsker. En oprydningsguide giver dig mulighed for at gennemgå alle udgifter, der kræver opmærksomhed af en eller anden grund - for eksempel dem, der går over den tilladte udgift - så du kan undgå grimme overraskelser senere. Certify har også direkte integration med flere leverandører, såsom Uber.

Når dine kvitteringer er indtastet, skal du gå tilbage til hovedskærmen og manuelt synkronisere dem ved hjælp af en knap i øverste venstre hjørne.

Når alle dine kvitteringer eller udgifter er indtastet, kan du derefter oprette en ny rapport, kontrollere, om nogen af ​​udgifterne er i strid med regler, og derefter indsende rapporten. Hvis du har mere end én person, der kan godkende dine udgifter, kan du vælge den person, du vil sende dem til. Du kan derefter indsende den, når du har passeret en skærm, der beder dig om at bedømme nogle af de steder, der vises på din udgiftsrapport (for eksempel var det i mit tilfælde Staples og Dunkin Donuts).

Andre knapper på hovedskærmen lader dig tjekke ud og besvare eventuelle forespørgsler, der er foretaget om dine udgifter op ad linjen, og lader dig bruge Certifics rejseapp til at booke fly, hoteller, lejebiler osv.

Alt i alt er Certify et overordentligt godt afrundet udgiftssporingsprodukt, der passer til et SMB-miljø, og vil være der med enterprise support, når SMB er klar. Produktet gør et godt stykke arbejde med at gifte sig med admin og finansieringskrav med en mobil brugers behov for ende-til-ende omkostningsrapportering enkelhed. Af de produkter, jeg testede, er Certify bundet med Rydoo til vores redaktørers valg som omkostningssporingssoftware med det mest at tilbyde for SMB'er.