Acumatica anmeldelse og vurdering

Masser af tilpassede indstillinger

Som med mange af de små til mellemstore virksomheder (SMV) regnskabssystemer, jeg har gennemgået, har Acumatica omfattende tilpasningsmuligheder. Og som med næsten alle de andre, har du det bedre med at lade den partner, som du arbejder med, gøre det tunge løft på dette. Du kan foretage nogle filtrering på mange af dataskærmbillederne og rapporterne, hvoraf der er hundreder til rådighed. Jeg fandt nogle af skærmene til indtastning af data bare lidt optaget, og dette kan være et sted, du beder din partner om at lave lidt finjustering. Som med AccountMate, køber din licens dig adgang til alle appens kildekoder. Appen er skrevet under Microsoft.NET, og hvis du har en IT-afdeling, kan de være behagelige med at bruge Visual Studio til at gøre en smule optimering.

Import- og eksportfunktioner er let tilgængelige, og systemet er Open Data Protocol (OData) -overensstemmende, så du kan eksportere data til andre apps, f.eks. Microsoft Power BI. Det er nyttigt, hvis du har brug for yderligere analyse, gengive forskellige datavisualiseringer eller tilfredsstille et tredjeparts revisionsprogram.

Kontostruktur er let at forstå. Konti består af en femcifret kontokode, der lokaliserer, hvor kontoen falder under (Aktiver, Aktier, udgifter, indtægter og forpligtelser), og du kan tilføje op til 10 yderligere tre-tegns underafsnit til disse. Da Acumatica er i stand til drift af flere virksomheder og konsolideringer, kan disse underafdelinger eller underkonti bruges til at definere virksomheder, afdelinger, afdelinger og mere.

Acumatica på flugt

Da det er browserbaseret, kunne jeg få adgang til Acumatica på alle tre af mine mobile enheder ved hjælp af Chrome-browseren. Mens skærmen var betydeligt overfyldt på en 10-tommer skærm, var den anvendelig ved at trække skærmen til det område, som jeg ønskede at få adgang til. Til smartphone-brug er browser-brugergrænsen bare for klodset. Heldigvis tilbyder Acumatica apps til Android og iOS.

Mobilapperne til Android og iOS er identiske og har en anden brugergrænseflade end når du får adgang til appen i en browser. Appen har ikoner for specifikke opgaver, såsom indtastning af tidskort, udgiftskrav, udgiftsrapporter, salgsordrer eller indkøbsordrer (PO'er). Jeg fik adgang til iOS-appen på en Apple iPad Mini og Android-appen på en Lenovo Yoga-konvertible tablet, men de er virkelig struktureret til smartphone-adgang.

Usædvanlige priser

Næsten alle de apps, jeg har gennemgået, bruger en eller anden måde licens pr. Sæde; Acumatica gør det ikke. Tværtimod er licensafgifter baseret på ressourceforbrug. Når du abonnerer på Acumatica, arbejder du på SaaS-modellen, hvilket betyder, at du får adgang til infrastruktur, der kører på Acumaticas cloud-servere. Acumatica fakturerer dig baseret på hvor meget af disse ressourcer din bestemte forekomst af appen bruger. Licensgebyret er ca. $ 1.000 pr. Måned (faktureres årligt) for en typisk lille virksomhed med et moderat antal samtidige transaktioner.

Et privat sky-abonnement bruger en sky-stil-arkitektur, men kører på din infrastruktur (hvad enten det er lokal eller i en sky-indstilling, som f.eks. En klynge virtuelle servere, der er vært på AWS eller Microsoft Azure). Et privat sky-abonnement kører omkring $ 850 pr. Måned, faktureres årligt, igen uden brugerbegrænsninger. Licensgebyret begrænser CPU-behandling, så hvis du virkelig skubber app-serverens behandlingsevne, så kan du opskalere ved at licensere flere kerner (forudsat at din server har flere kerner til rådighed).

Endelig er der en Privat Cloud Perpetual License til et engangsgebyr på ca. $ 30.000 plus et årligt vedligeholdelsesgebyr på 18 procent. Igen, alle disse priser er estimater, som jeg har samlet fra Acumatica, og tilbydes uden de ekstra gebyrer, du vil pådrage dig, alt efter hvilken værditilvækstspartner, du beslutter at købe softwaren. Partnere tilføjer gebyrer baseret på tjenester, de leverer, herunder installation, konsulent før salg, tilpasning, softwarekonfiguration og træning for at nævne nogle få.

Acumaticas usædvanlige prismodel er lidt svær at ombryde hovedet med det første, men det henvender sig virkelig til et firma, hvis brugerbase svinger enten gennem slid, vækst eller sæsonudvidelse. Hvis disse behov ændres, er det let at skifte fra en skymodel til en lokal installation eller omvendt. Par det sammen med fleksibel navigation, robust rapportering og let browserbaseret adgang, og du har et finansielt system, der er ekstremt brugbart og giver en stor værdi.

Udvides til ERP

Selvom det bestemt er værd at Editors 'Choice-prisen som et SMB-regnskabsprodukt for hovedbøger, ændrer ting sig lidt, når vi betragter Acumatica som en ERP-platform. Selvom det stadig er et solidt valg som ERP-udbyder, får det ikke vores redaktørvalg valg her, som i stedet går til NetSuite OneWorld.

Acumatica skæver sin ERP-implementering hovedsagelig mod fremstillings- og distributionssektoren. Meget af Acumaticas økonomiske regnskabssystem tilbyder allerede funktioner, der er attraktive for disse typer virksomheder, såsom en forbedret opgørelse, der giver support til flere lagre samt lageromkostning ved hjælp af Standardomkostninger, Bevægende gennemsnit, Først ind først ud (FIFO) og specifik Omkostningsmetoder. Acumatica understøtter ikke Last In First Out (LIFO), selvom det ikke er så dårligt, da denne metode er faldet uden for fordel og i øjeblikket ikke bruges meget uden for USA under Generelt accepterede regnskabsprincipper (GAAP). Da mange ERP-systemer vil blive brugt af multinationale enheder, vil dette sandsynligvis ikke være en aftale.

Acumatica understøtter også parti- og serienummerering, hvilket er nyttigt i produktionssporing såvel som totrinsoverførsel, så poster i transit spores ved at slette varen fra lageret på den oprindelige placering, øge varen i transit-konto (GiT) -kontoen og juster derefter GiT-kontoen, når lagerbeholdningen ankommer og checkes ind på destinationslageret. Dette er en almindelig praksis, men ikke alle lagersystem håndterer det godt.

Beholdningen forbedres yderligere med Acumaticas Bill of Materials (BOM) og routing-funktioner. Som forventet bruges disse funktioner mest af fremstillingsvirksomheder. BOM indeholder en liste over alle de dele, der går i produktionen af ​​en vare - ned til det sidste fastgørelsesorgan, møtrik eller skrue. Som en del af BOM understøtter Acumatica også kitting, der udføres, når færdiggørelsen af ​​en produceret vare kræver brug af underenheder, der skal formonteres, før den egentlige vare kan bygges. Disse underenheder er derefter inkorporeret i BOM.

Håndtering af inventar med Acumatica

Beholdningssystemer kan være generiske eller designet til at fungere i en bestemt type enhed. Testimplementeringen af ​​Acumatica, som jeg gennemgik, var stærk inden for distributions- og lagerområdet. Brug af flere lagre er intuitivt, og du kan nemt oprette salgsordrer, der sender forskellige varer fra forskellige lagre som en del af en enkelt ordre. GiT kan spores til individuelle lastbiler, hvis det ønskes, hvilket er nyttigt, hvis du har lange transittider, og en GiT-rapport er også tilgængelig.

Acumatica gør det nemt at spore genstande og komponenter ned til et meget kornet niveau om nødvendigt. Bit- og lodnumre er lette at implementere, og stregkodning er tilgængelig ved hjælp af en USB-stregkodescanner eller endda en smartphone. Acumatica understøtter en BOM, men hvis du har brug for mere granularitet end en BOM, er der også kitting, som giver dig mulighed for at opbygge de komponenter, der går ind i en BOM. Om ønsket kan inventarelementer have billeder knyttet til posten, hvilket er nyttigt, hvis du har lignende elementer, som nogle gange skal identificeres ved øjet.

Inventory-modulet har også robuste omkostningsmetoder. Acumatica understøtter alle de populære metoder bortset fra Last-in First-Out (LIFO), en metode, der er faldet ude af fordel i de senere år. Tilgængelige metoder inkluderer standardopgørelse, bevægelse (eller vægtet) gennemsnit, først-ind først-ud (FIFO) og specifik produktudgift. Forskellige lagerbeholdninger kan have forskellige omkostningsmetoder. Der er også stor variation i at opretholde lagerniveauer. Du kan indstille en vare ved hjælp af min / max, som specificerer minimums- og maksimumsniveauerne for det ønskede objekt, eller bruge økonomisk ordremængde (EOQ) til at forudsige forventede lagerbehov. Forskellige lagre kan have forskellige lagerniveau-tilgange.

Ligesom rapportering på andre områder, skinner Acumaticas rapportering af lagermodul også. Beholdningsrapporter er rigelige, pænt udformet og lette at forstå. Rapportfiltre gør tilpasning af output relativt enkel, selvom du sandsynligvis vil arbejde med din forhandlerpartner for at sammensætte rapportlayouter, der er væsentligt forskellige fra de mange tilgængelige standardformater.

For dem med mangfoldige behov, når det kommer til lagerstyring, kan du også få et MRP (Materials Requirement Planning) modul, der er målrettet mod produktions- og produktionsenheder. Modulerne Acumatica ERP og Inventory integreres også med Avalara Sales Tax-software til at spore moms, hvor det er relevant, især nyttigt til fast ejendom og mange e-handelsoperationer. Avalara er kun et eksempel på Acumaticas temmelig store partnerøkosystem, så hvis din forretningsdrift kræver yderligere eller brugerdefineret funktionalitet, skal du huske at undersøge Acumaticas partnerprogram for at se, om dine behov kan opfyldes af en overvåget tredjepart.

Klatring i forsyningskæden

Indkøbs- og salgsordrefunktionerne i Acumaticas modul til regnskabsaflæggelse binder også godt sammen med dets forsyningskædeledelse. Supply Chain Management-processen følger de elementer, der kræves for at opbygge produkter fra deres køb gennem levering eller ombestilling, og til sidst til at få dem indtastet i lagersystemet, hvis nødvendigt.

Acumatica spreder som mange andre ERP-leverandører sine Supply Chain Management-funktioner på tværs af flere moduler. Ud over indtastning af indkøb og salgsordrer findes disse forsyningskæde-funktioner i et separat MRP-modul (Material Requirements Planning) samt i et valgfrit produktionsmodul.

MRP afbalancerer salgs- og PO'er, produktionsordrer og produktionsplaner for at generere tidsplaner og rapporter, der forudsiger, når virksomheden har brug for at afgive materiale- og vareordrer (for at sikre, at beholdningen er tilstrækkelig til at imødekomme efterspørgslen). I nogle ERP-systemer indeholder MRP eller Inventory ofte Just-In-Time (JIT) Inventory-funktionalitet for at minimere den tid, hvor varer faktisk oplagres (men Acumatica giver i øjeblikket ikke denne funktion).

Ligesom mange andre ERP-leverandører arbejder Acumatica med partner-softwareproducenter for at udskifte sit tilbud og skræddersy det til specifikke vertikaler. Der er adskillige tilbud fra tredjepart, der er anført på Acumaticas websted, men interessant nok, Acumatica-private mærker produktionsmodulet fra JAAS Systems. Vi havde ikke chancen for at gennemgå det, men vi nævner det her, fordi det sandsynligvis vil være et krav for virksomheder, der producerer varer.

Andre ERP-funktioner

Fremstilling og distribution er ikke de eneste områder, hvor Acumatica er stærkt. Der er et godt, grundlæggende produktstyringsmodul (PM), som giver dig mulighed for at planlægge og følge projekter og opgaver inden for virksomheden. Som en del af finansregnskabets kerne er styring af tids- og udgiftsstyring en let at bruge funktion. Mens jeg ikke gennemgik dette modul, tilbyder Acumatica også en valgfri Service Management Suite, der giver dig mulighed for at afbalancere serviceanmodninger med tilgængelige ressourcer. Servicestyring inkluderer planlægning, afsendelse, rutestyring (som optimerer den rute, som servicepersonale kører til en kunde), styring af udstyrsvedligeholdelsesregistre og styring af service- og garantikontrakter. Plus, det giver personalets betjeningspaneler, der kan e-mailes til medarbejderne for at vise begivenheder såsom planlagte bookinger og aftaler. Nogle af disse funktioner, inklusive rutestyring og vedligeholdelse af udstyr, er også tilgængelige i separate moduler.

Customer Relationship Management (CRM) er en anden kerne ERP-funktion og er tilgængelig i basen Financial Management-systemet. Der er et separat betjeningspanel til Sales Manager, og du kan indtaste kundeemner, oprette massemails og klager og følge kontakter. En ekstra Customer Management Suite tilføjer salgs- og marketingautomation samt salgsprognoser og analyse.

For at sammenfatte, selv om vi ikke kunne tildele Editors 'Choice til Acumatica som et ERP-produkt, tildelte vi det Editors' Choice i både kategorien Enterprise Accounting og Inventory Management. Produktet udmærker sig i begge disse områder, og hvis du er i markedet for et ERP-system med fremragende finansiel regnskabsmæssig kapacitet og du er skæv over for produktions- og distributionsindustrien, er Acumatica også et godt valg der, og stadig tjener det Fremragende bedømmelse.