Konto-kameratanmeldelse og vurdering

Oprindeligt en klient / serverapplikation, da den blev oprettet i midten af ​​1980'erne, samarbejdede AccountMate med IBM og dets minicomputere for at drive serverhalvdelen af ​​ligningen. Nu kan du købe AccountMate enten på stedet eller i skyen (skønt det begynder på $ 3.125 pr. Bruger til en installation på stedet). Men som de fleste af de andre små og mellemstore virksomheder (SMV) -hovedbøger og lagerbehandlingsapplikationer, som vi testede i vores gennemgangsoversigt, blev AccountMate's kun solgt gennem dens kanal til udbyder af løsninger. Dette betyder, at du har at gøre med en partner og ikke med softwarevirksomheden. Bemærk, at denne kendsgerning med sikkerhed vil påvirke dens endelige pris for dig.

AccountMate-systemet er fuldstændigt modulopbygget. Den består af en obligatorisk System Manager-komponent og et udvalg af andre moduler rettet mod specifikke forretningstyper eller processer, som hver kan konfigureres til en brugers krav. Med den nødvendige tilpasning resulterer dette i en mere eller mindre tilpasset løsning. Generelt er det et solidt system, der vil være attraktivt for mange brugere. Men nogle mangler ved rapportering og et design, der ikke er så intuitivt som andre i denne kategori, holder det bag Acumatica, Intacct og Oracle NetSuite OneWorld, vores Editors 'Choice-vindere i dette rum.

Sparsom landing og navigation

I modsætning til de fleste af de små til mellemstore virksomheder (SME) -orienterede apps, jeg har gennemgået til denne roundup, er AccountMates startskærm temmelig karrig. De fleste af de andre leverandørs regnskabssystemer starter med en skærm fuld af widgets eller i det mindste et procesflowdiagram til navigation. AccountMates åbningsskærm er til sammenligning sparsom til sammenligning og giver for det meste tom plads, to båndstænger øverst på skærmen og et lodret panel på kanten.

Det betyder ikke, at AccountMate ikke har den samme funktionalitet som andre regnskabsprodukter i sin klasse, kun at de ikke er så intuitive ved første øjekast. For eksempel, mens mange andre apps sætter nøgleprestationsindikatorer (KPI'er) på startsiden i form af widgets, giver AccountMate en Executive Summary, med disse tilgængelige via Systemværktøjslinjen, der er øverst på skærmen under hovedbåndslinjen. Dette hovedbånd giver adgang til transaktioner, rapporter, vedligeholdelse, husholdning og hjælpeprogrammer. Ved at klikke på et af disse valg erstattes hovedværktøjslinjen med en, der passer til valget. Ikke intuitivt, når du er på farten, men gennemgå det en eller to gange, så husker du, hvordan du bruger det.

Det lodrette panel på venstre side af skærmen indeholder en liste over installerede moduler, genveje til både den person, der bruger systemet, og dem, der gælder for en gruppe af brugere (såsom personale til konti, der skal betales) og andre dokumenter, programmer og websteder, som du ønsker let adgang til. Genveje bringer dig til specifikke opgaver, men de skal konstrueres af din systemadministrator eller den leverandør af løsninger, der installerede softwaren. Der findes ikke nogen skabeloner, men når du først har oprettet en genvej, kan du kopiere den og ændre den til en anden genvej.

AccountMate bruger ikke flow- og procesdiagrammer, men disse er faktisk illustreret i nogle af de omfattende instruktionsvideoer, der udgør hjælpesystemet. Også inkluderet i Hjælp-systemet er komplet dokumentation til apps, en Kom godt i gang-guide og kontekstfølsom Hjælp-funktion.

Jeg så ikke en masse grafiske indstillinger i min test. De fleste grafik findes i vedligeholdelsesafsnittene i forskellige moduler under fanen Analyse. Men dette opvejes af muligheden for let at overføre rapportdata til en række outputformater, herunder Microsoft Excel, som har fremragende graferings- og kortlægningsfunktioner eller valgfrit til F9 Report Manager, som også giver betydelige grafer og kortlægningstilbud.

En funktion, der vil vise sig nyttig for næsten enhver bruger, er AccountMates drilldown-muligheder. Fra en finansieringsoversigt eller mange rapporter er det muligt at gennemgå rapporten helt til den oprindelige transaktion. AccountMate gør det muligt for flere skærme at være åbne på samme tid, og disse skærme kan være fra forskellige moduler. For at gøre flere skærme mere læsbare kan du flise dem.

Og for virksomheder, der er underlagt revisioner, er der en revisionssporrapport, der sporer transaktioner tilbage i databasen. Du konfigurerer, hvilke felter du vil spore og AccountMate-poster adgang til og ændre data. Dette er en funktion, som din revisor virkelig vil sætte pris på, og er en stærk faktor for krav til intern kontrol og lovgivningsmæssig overholdelse, såsom Sarbanes-Oxley.

Mange af SMV-regnskabssystemerne, jeg gennemgik, tilbyder optioner i flere valutaer. AccountMate gør det også, og derudover gør Kontoplanen det nemt at oprette flere virksomheder. Der er en radioknap, når du opretter en konto, der spørger, om kontoen er for moderselskabet i et datterselskab (eller hvis du ikke konsoliderer virksomheder, et tredje valg). Konsolidering af flere virksomheder kræver det valgfrie Consolidated Ledger-modul.

Spredt men fleksibel rapportering

AccountMate hævder at have flere hundrede rapporter. Det kan være tilfældet, hvis du kører hvert enkelt modul, der er tilgængeligt, men der er betydeligt færre i blot System Manager og General Ledger-modulerne. Når det er sagt, er de rapporter, der er til stede, rapporter, som du finder nyttige. Jeg fandt også, at rapportopsætning var lettere end mange af de andre leverandørers tilbud, med enkle radioknapper til at vælge funktioner såsom sammenligningsrapporter.

Der skal bemærkes to ting, når vi diskuterer AccountMates rapporteringsfunktioner. Den første er, at du kan vælge mellem Generelt accepterede regnskabsprincipper (GAAP) og International Financial Reporting Standards (IFRS). Flere af SMV-regnskabspakkerne, som jeg testede, tilbyder dette også, og det er en kritisk funktion, hvis du driver en multinational virksomhed, da de finansielle rapportformater er forskellige i andre lande end USA.

En rapport, jeg savnede, var en Working Trial Balance, som er meget nyttig under periodeafslutninger. Men AccountMate har omfattende eksportfunktioner (og importfunktioner også), så det er lidt svært at eksportere de tilgængelige prøvebalance-data til Microsoft Excel og tilføje et par kolonner for at gøre det muligt at arbejde med justering og lukning af poster. Og med administratorværktøjerne fandt jeg, at det ikke var svært at oprette en simpel ad hoc-rapport.

Den anden bemærkelsesværdige funktion er, at AccountMate leverer kildekoden til at generere alle dens rapporter. Andre kildekodemoduler kan købes, men inkluderet i det første køb er RPT- og PRG-filer til disse moduler. AccountMate inkluderer hjælpeprogrammer, der giver en god tilpasning af rapporterne uden at skulle dykke ned i koden. Men hvis du eller din løsningsudbyder har programmeringsekspertise, kan du oprette en hvilken som helst rapport, du muligvis har brug for, eller foretage omfattende tilpasning af de samlede grupper.

Udvides til ERP

Bortset fra et stærkt hovedbog (G / L) -funktionssæt, er AccountMate også en fuldgyldig ERP-platform (enterprise resource planning). Som med nogle af de andre helt modulære systemer, der er gennemgået her, såsom Acumatica, har AccountMate en tendens til at være skæv noget mod en bestemt type virksomhedsenhed. I dette tilfælde gør valg af moduler AccountMate til et stærkt valg for fremstillingsvirksomheder på grund af tilgængeligheden af ​​flere moduler, der udvider lager og stærke økonomiske moduler til indkøb og distribution (dvs. salg og indkøbsordrebehandling).

Et andet område, hvor AccountMate er stærkt, er inden for analyse og rapportering. I en makroskala giver AccountMate Business Alerts, drevet af dens Info-Alert-moduler, dig mulighed for at indstille parametre til dataforhold, hvor du vil have personale, der skal underrettes, hvis et bestemt niveau overskrides. Disse betingelser kan være noget som en kunde har overskredet deres kreditgrænse, eller måske er visse indkøbsordrer ikke blevet udfyldt ved en lovet forfaldsdato. Nogle af disse funktioner findes i denne og andre leverandørers separate salgsordremoduler, men Business Alerts giver dig mulighed for at indstille disse betingelser på et makroniveau for hele virksomheden. Du kan også specificere handlinger, der automatisk udføres, når en tilstand registreres, f.eks. At sende en betalingspåmindelse, når en kreditgrænsesituation opstår.

Som nævnt leverer AccountMate Key Performance Indicators (KPI'er) i afsnittet om Executive Summary. Hvis du har brug for mere detaljeret analyse og grafisk kapacitet, kan du købe AccountMate Business Analyse Powered by F9 eller Business Intelligence Module. F9 gør det nemt at oprette komplekse analytiske regneark fra dataene indeholdt i AccountMates database med en rapportguide, der leder dig gennem processen. Og Business Intelligence (BI) -modulet udvider også antallet og typer rapporter for salg, kunder, leverandører og andre områder, så du kan oprette brugerdefinerede dashboards, der muligvis mangler i basismodulerne.

Lagerstyring

AccountMates grundlæggende lagerstyringsfunktioner kan opgraderes via dens modulære arkitektur. Dette giver kunderne mulighed for at tilføje yderligere lagerforbedrende moduler med flere muligheder og funktioner. Disse ekstra moduler inkluderer Customer Inventory Manager, som giver dig mulighed for at administrere dine lagerbeholdninger ved hjælp af kundernes varenumre og delnumre. Derefter er der Inventory Specification, som giver dig mulighed for at kategorisere din beholdning i henhold til egenskaber som farve, størrelse, struktur og vægt, når det sporer omkostninger og mængde efter den specifikation. Endelig er der et kittemodul, der udvider BoM-kapaciteten (Bill of Materials), så de lader dig gruppere emner og oprette en gruppe med højere orden, der bruges som et element i BoM. Andre valgfri og inventarelaterede moduler inkluderer et Produktionsmodul, der giver en forbedret produktions BoM og et MRP-modul (Materials Resource Planning), der er funktionelt, men ikke så omfattende nogle af MRP-modulerne fra andre leverandører, især Acumatica og Syspro. Testsystemet, der blev tilvejebragt for mig til gennemgang, havde alle ovennævnte moduler.

Desværre sparer den måde, AccountMate har organiseret sine funktioner i disse forskellige lagermoduler sandsynligvis ikke dig penge. Hvis du kører noget andet end en meget grundlæggende opgørelse, skal du købe stort set alle de ovennævnte yderligere lagerrelaterede moduler for at opgradere til et mere fuldt funktionelt system. Det er især tilfældet, hvis du driver et let produktionsfirma med fremstillingsproblemer. AccountMate's Inventory, selv med Manufacturing-modulet, mangler omfattende butiksgulvefunktioner, skønt det giver mulighed for at spore arbejdsordrer, arbejde i processen og ledetid såvel som sælgers leveringstid.

En interessant kapacitet, som jeg bemærkede i Fremstillingsmodulet, er muligheden for at tildele et trinnummer til en komponent, der bruges til fremstilling af et afsluttet emne. Du ønsker at overvåge lageret på disse varer, da det at stoppe fremstillingen af ​​en vigtig komponent, der bruges i produktionsprocessen, kan komme til at stoppe.

Som med de fleste andre lagerbeholdningssystemer, som jeg testede, har AccountMate's Inventory omfattende omkostningsmetoder, herunder First-In First-Out (FIFO), Last-In First-Out (LIFO) og gennemsnitlige omkostninger. Systemet understøtter Standard Costing, og du kan udvide det med specifikke vare- og serienumre om nødvendigt. Flere lagre understøttes ligesom skraldespande, og du kan specificere afhandlinger såvel som måleenheder, indtægtskode, kit og andre varespecifikationer i en lagerregistrering. Stregkodning understøttes også.

Fuld lageroverførsel mellem lager understøttes, og du kan medtage fragt og andre omkostninger (landede omkostninger) i beregningen af ​​værdien af ​​den overførte beholdning. Du kan også oprette drop-ship-lagre, der understøtter forsendelse direkte fra leverandører til kunder. En nyttig funktion er muligheden for at købe den samme lagerbeholdning fra forskellige leverandører ved at bruge forskellige omkostninger og endda forskellige måleenheder.

Alt i alt var jeg imponeret over AccountMates beholdningskapacitet. De mange tilgængelige moduler til inventar og andre ERP-områder betyder, at du kan opbygge et godt tilpasset system ved at vælge, hvilke funktioner der skal aktiveres og implementeres. Som med andre områder af AccountMates ERP-app har dens lagermoduler et stort antal nyttige rapporter, som både er lette at generere og lette at forstå. Og som med hele ERP-systemet leverer AccountMate kildekode, så din forhandler skal være i stand til at tilpasse systemet til en rimelig pris, herunder oprette tilpassede rapporter og dashboards. Den eneste ulempe, jeg har brug for at nævne, er, at testinventarsystemet, som jeg fik leveret, manglede avancerede prognoser og analysefunktioner, som er forbundet med nogle af de andre leverandørers systemer, herunder ikke kun Syspro, men også SAP Business One Professional. Du kan foretage nogle prognoser i Fremstillingsmodulet, men ikke i det omfang, der er tilgængeligt i nogle af de andre leverandørers inventarapps.

Ikke stærk i alle områder

Få af de ERP-systemer, vi kiggede på, er lige så stærke overalt, og det er bestemt tilfældet for AccountMate. Der er lidt i vejen for ægte projektstyring (PM), kraftige materialebehovsbehandling (MRP) eller Supply Chain Management (SCM) -funktioner såsom Just-In-Time (JIT) opgørelse. Beholdningen er imidlertid stærk på nogle områder, såsom Kitting (skønt dette kræver et separat modul) og Bin Tracking.

Lønning er temmelig generisk, men bør være tilstrækkelig for mange brugere i SMV-rummet. Selvom en bemærkelsesværdig undladelse er, har den begrænset evne til at tildele forskellige lønninger til den samme medarbejder baseret på det job, der udføres, noget der er nødvendigt i mange virksomheder med fagforeningsaftaler. Og i disse virksomheder er det ofte også nødvendigt at rapportere til forskellige fagforeninger, hvilket er en anden evne, der ikke er indbygget i AccountMate (skønt du kan omgå den begrænsning med nogle omhyggelige planlægning og løsninger).

Vigtigere er det, at AccountMate ikke i øjeblikket tilbyder menneskelige ressourcer (HR) eller Point-of-Sale (POS) moduler. Det er langt fra alene i dette, da få af SME ERP-systemerne, jeg gennemgik, tilbyder udvidede HR- eller fordeladministrationsfunktioner. Da HR-styringssoftware og relateret teknologi fortsat vinder popularitet, ville det være rart at kunne få adgang til sådanne funktioner fra en enkelt, virksomhedsdækkende ERP-platform. Hvis du har brug for stærke kapaciteter på disse områder, kan du have det bedre med at se på en anden leverandør med flere lodrette versioner af deres ERP-system eller undersøge nogle af tredjepartspartnere og -udviklere, der er specialiserede i tilføjelser og lodrette implementeringer, der udvider AccountMates kapaciteter.

Generisk eller lodret?

Med disse begrænsninger i tankerne tilbyder AccountMate et udvalg af moduler, der giver dig mulighed for at opbygge dit eget ERP-system ved kun at bruge de grundlæggende komponenter, der gælder for din operation. Det giver multi-company (med Consolidated Ledger Module) og multikurrency-regnskabsmuligheder, og for virksomheder, der er centreret omkring fremstilling og distribution, er Kitting, Lot Control og Manufacturing-modulerne godt designet og skal imødekomme de fleste af kravene i små producenter og grossister.

CRM (Customer Relationship Management) er en anden hjørnesten i de fleste ERP-implementeringer, der ofte integreres i en slags salgsmodul. Med AccountMate implementeres det over adskillige diskrete moduler. Der er et Customer Relationship Manager-modul, der giver omfattende rapporter om hver registreret transaktion med en kunde, kunde, leverandør, kontakt eller afdelingskontor. Der er også et separat Contact Manager-modul, der er tæt integreret med Microsoft Office; det giver dig mulighed for at oprette salgskampagner og hente data fra finansielle poster til at inkludere i kundekontaktmateriale. Et tredje kundrelateret modul, Upsell Management, giver dig mulighed for at vedligeholde en liste over tilbehør eller udsalgselementer, som du kan vælge at tonehøjde i en nuværende rækkefølge eller specifikt målrette mod en kunde, hvor du tror, ​​at der er en chance for, at du kan interessere dem i opsalg. Jeg gennemgik ikke dette bestemte modul, men det er en god ide og burde være værdifuld for ethvert firma, der direkte salg.

Pris kan hurtigt tilføjes

AccountMate er helt modulopbygget, hvilket betyder, at du i mange tilfælde skal betale ekstra for de funktioner, du har brug for, fordi de vil være en del af et valgfrit modul. Også det modsatte er også sandt: Hvis du ikke har brug for at udføre multivirksomhedskonsolideringer, behøver du ikke at købe Consolidated Ledger Module. Budgettering er et andet valgfrit modul, ligesom moduler til enheder, der udfører distribution og fremstilling.

Som nævnt tidligere kan du vælge, hvilken version af AccountMate du har brug for: enten den version, der kører på Microsoft SQL eller den, der kører på Express-versionen af ​​SQL. AccountMate for SQL Express er den billigste mulighed, men den er begrænset til fem brugere. "Listepris" for den fulde Microsoft SQL Server-version starter med et engangsgebyr på $ 3.125 per bruger med obligatoriske vedligeholdelsesgebyrer i det første år og valgfrit i de følgende år. Ved denne buy-in får du System Manager, General Ledger, betalinger og tilgodehavender, salgsordrer, indkøbsordrer, bankafstemning, lagerkontrol, kitting, partikontrol og flere moduler med kildekode. Naturligvis, ligesom anden SMV-software, er disse før den uundgåelige løsningsudbyders gebyrer, du vil tilfalde, da du ikke blot kan købe denne software fra producenten og installere den selv. Dette krav kan øge dine endelige omkostninger betydeligt, afhængigt af hvor meget partneren skal gøre under den første installation og vedligeholdelse på lang sigt.

Med SQL Express-versionen koster en Small Business Pack til én bruger $ 4.000 og inkluderer systemadministrator, hovedbog, betalinger og tilgodehavende konti og bankafstemning.

Set fra et ERP-perspektiv giver AccountMates mange tilgængelige moduler en god mængde fleksibilitet på den måde, du kan konfigurere systemerne til dine særlige behov, under forudsætning af at det ikke mangler nogen kapaciteter, der specifikt kræves i din virksomhed. Men det betyder også, at købsprisen stiger med hvert modul, du tilføjer, så den ultimative pris kan være væsentligt større end basisprisen. Det er ikke en kritik, da de fleste af ERP-systemerne i dette sæt anmeldelser vil sætte dig i samme position. Men det betyder, at du nøje skal se på dine behov og matche dem til de funktioner, som basissystemet og hvert valgfrit modul giver. På denne måde slutter du ikke med at betale for muligheder og funktioner, du ikke har brug for og aldrig vil bruge.

Almindelig men kraftfuld

Sammenlignet med nogle af de andre regnskabssystemer i denne roundup, såsom Acumatica eller endda QuickBooks Enterprise Solutions, er AccountMate ikke meget prangende. Og jeg er ikke overdreven imponeret over navigationen, især lige uden for boksen, før en partner har skiftet til at indstille genveje.

Men blot ved hjælp af appen havde jeg ikke meget problemer med at komme rundt. Og jeg kan godt lide let at filtrere rapporter og det faktum, at du kan bore ned fra mange steder i systemet helt til den oprindelige transaktion. Et komplet system med de fleste af de tilgængelige moduler kører ganske mange penge, men det er sandt for næsten alle produkter på SMV-markedet. Generelt fungerer AccountMate godt, tilbyder brugbare funktioner, fremragende dokumentation og e-læring og er en god værdi, hvis du kan håndtere modularitet og design.