Abacus anmeldelse og vurdering

Et solidt udgiftssporingsprogram giver dig mulighed for at håndtere flere opgaver. Især når dets afkast på investering (ROI) er afhængig af teamprojekter og klienter; i dette tilfælde er det nødvendigt at hjælpe en virksomheds finansafdeling og ledere med at forene udgifterne på adskillige måder. Abacus (som begynder med $ 9 pr. Bruger pr. Måned) gør et godt stykke arbejde med at dække alle disse baser for virksomheder, der driver forretning i USA med sin trendy, brugervenlige interface. Abacus-mobilgrænsefladen kommer tæt på dem fra Editors 'Choices Certify og Rydoo. Selvom det ikke helt kan matche deres internationale anvendelsesområde eller muligheder for politik- og reglerne, er Abacus-refusionsværktøjet førsteklasses som en del af en omfattende udgiftssporingsplatform for indenlandske virksomheder.

Prisfastsættelse og planer

Abacus-priser begynder ved $ 9 pr. Bruger pr. Måned for sin startpakke, der inkluderer automatiserede politikkontrol, integrationer med Intuit QuickBooks og ubegrænset datalagring, blandt andre. For $ 12 pr. Aktiv bruger pr. Måned (faktureres årligt) tilføjer Abacus programmerbar godkendelsesrutning, kommerciel kortintegration og yderligere support. Det tilbyder også en tilpasset plan for virksomheder. "Aktiv" bruger betyder, at du kun betaler for brugere, når de har en udgift, der er godkendt i måneden.

Abacus opkræver heller ikke noget ekstra for en medarbejder, der udgifter er tungt. Abacus opkræver heller ikke noget for din regnskabsfører, implementering eller løbende support (e-mail til Starter-planen; telefon og live chat til Professional og Enterprise). Virksomheden dækker også betalingsgebyrer for automatiseret clearinghus (ACH) uden ekstra omkostninger.

Du kan tilmelde dig en 30-dages gratis prøveversion af Starter-planen ved at kontakte firmaet. En del af Abacus-tjenesten og værdipropositionen er virksomhedens tro på, at det, det leverer, er direkte ACH-refusion af godkendte udgifter. Lige nu arbejder Abacus kun med amerikanske banker, så internationale transaktioner er ude. I modsætning til ExpensePath udfører kunden alle sine egne indstillinger for dataopsætning af konto. Af sikkerhedsmæssige årsager blev Abacus-demokontoen udfyldt ved hjælp af sine egne økonomiske data. Når den oprindelige konto blev oprettet, inviterede jeg mig selv som bruger til at deltage via andre e-mail-adresser.

En frisk look and feel

Virksomheden er ung. Som et resultat er både web- og mobilgrænseflader designet med det nyeste inden for moderne udseende, fornemmelse og mobiloplevelse i tankerne, noget der adskiller det fra konkurrenter med sværere UI'er, såsom Expensify. Webgrænsefladen samles i høj grad mobilgrænsefladen i form, størrelse på skrifttype, brugervenlighed og funktionsboring. Grænsefladeens lighed gør det føles let at flytte fra det ene til det andet.

Abacus 'webadmin-dashboardoverskrift omfatter rullemenuer Udgiftsliste, kortvisning og kvitteringsvisning sammen med et søgefelt. Længst til højre er en knap til indtastning af en ny udgift og filtrering, sortering og eksportmuligheder. På venstre side kan du nemt skifte fra administrator til dine egne personlige funktioner. Nedenfor er der link til hovedskærmbillederne: Indbakke, afventende, godkendt, indbakke med advarsler, indbakke uden advarsler og godkendt - sidste 6 måneder. Du kan også se udgiftsrapporter for forskellige ture, se de kreditkort, der er tildelt dit team, se alle de personer i dit team, styre din virksomheds udgiftspolitik og finpusse din konto og generelle indstillinger.

Mobile apps er tilgængelige til Android og ioS. Den mobile grænseflade er enkel og let at forstå. Når du har svaret på managerens invitation til at registrere dig hos Abacus, bliver du derefter inviteret til at downloade appen; Jeg downloadede Android-appen.

Du får to valg: For det første kan du, hvis du ønsker det, tage et foto af en kvittering, der skal bruges senere. I modsætning til iOS-appen giver Android-appen ikke en transkription af kvitteringen på appen. Du kan dog hente kvitteringen på webgrænsefladen, hvor leverandøren og beløbet indtastes for dig.

Dit andet valg er at indtaste oplysningerne for hver udgift manuelt på mobilappen. Når du indtaster leverandørnavnet, vil appen kigge efter og angive lignende navngivne virksomheder i dit område (hvilket kan være upraktisk, hvis den pågældende etablering er ny og ikke i dit område). Du kan knytte udgifterne til en tur, der blev oprettet ved hjælp af webgrænsefladen.

Hver udgift, når den er færdig, indsendes straks uden at skulle vente med at oprette en rapport. Da jeg indsendte tre udgifter ved hjælp af en fiktiv medarbejderkonto, optrådte de næsten øjeblikkeligt i min administratorkontos indbakke; en, der blev indsendt uden kvittering, blev passende markeret som "Med advarsler." Jeg kunne derefter sende en meddelelse tilbage med forespørgsel om den manglende kvittering, som medarbejderen modtog i sin e-mail. Derfra kunne medarbejderen logge på webkontoen og sende et svar.

Mens Android-appen er pænt designet, gør den ikke meget mere end at oprette og sende udgifter. Dette i modsætning til tjenester som Concur Expense, der tilbyder fuld funktionalitet på deres mobile apps.

Nem udgiftsgodtgørelse

Medarbejdere, der regelmæssigt indsender udgifter, kan lide Abacus. Jeg satte pris på, at jeg kunne indsende udgifter én ad gangen til refusion uden besværet med at udfylde en komplet rapport med mange forskellige udgifter. Denne proces adskiller sig fra apps som ExpensePath, som kun giver dig mulighed for at indsende udgifter via rapporter. Endnu vigtigere er, at de fleste medarbejdere ikke ønsker at være i stedet for at udføre virksomhedsudgifter i uger.

Med Abacus er tilbagebetalingsomgangen ca. to dage. At tage sig tid til at oprette en rapport kan være mindre tidskrævende end at indsende en udgift ad gangen, men hvis godkendelsesprocessen sparker tilbage en hel rapportgodkendelse til godtgørelse for kun en vare, vil de ansatte kunne lide det? Ikke så meget.

På administrationssiden af ​​ligningen fandt jeg, at indstillingsregler var lettere end ExpensePath. Afsnittet Indstillinger indeholdt alle advarsels- og blokeringsregler, kilometertal og automatisk udgiftsindstillinger, jeg kunne bruge, og derefter nogle. Det er ekstremt enkelt at godkende udgifter, enten enkeltvis eller i en gruppe, og at sende dem tilbage til medarbejderen med en kommentar. Medarbejderen bliver straks underrettet om kommentaren via e-mail og kan svare igen. Det er også let at overdrage en godkendelse til en anden manager.

Fra et regnskabsmæssigt synspunkt satte jeg pris på, at Abacus gav mig flere muligheder end Certify. Det synkroniseres automatisk med Xero, QuickBooks og Oracle NetSuite-regnskabssoftware. Jeg kunne også godt lide, at Abacus gemmer data og tillader adgang i den krævede IRS-periode på 7 år, hvilket giver en fuld revisionsspor. Når manageren og administratoren har godkendt udgiften til refusion, foretages ACH-betaling inden for en 24-timers periode.

Abacus tager også ekstra sikkerhedstrin for at sikre kundens administratorkonti. Få dage efter, at jeg begyndte at teste Abacus, sendte virksomheden mig en e-mail, hvori der blev suspenderet godtgørelsesbetalinger i afventning af identitetsbekræftelse, og anmodet om de sidste fire cifre i vores testers personnummer. Disse ekstra trin er irriterende på et niveau, men beroligende på et andet.

Omkostningerne ved at drive forretning (med andre ord udgifter) er den næststørste linje under lønningerne for de fleste virksomheder. Det er kritisk at sikre, at dette gøres nøjagtigt, og det begynder med at gøre indsendelsesprocessen mindre belastende. Abacus's selvopsætning, brugervenlighed og hurtig direkte refusion er et plus, forudsat at kunden er i orden med at afsløre følsomme bankoplysninger for at få dette til. Det er et solidt valg for SMB'er uden en international tilstedeværelse, der leder efter hurtig udgiftssporing uden besvær og godtgørelse af medarbejdere.