Video: Kom godt i gang med Projekter (Oktober 2024)
Til styring af en overdreven bunke af projekter med mindst mulig besvær kan du ikke gøre meget bedre end Teamwork Projects, et af vores redaktørvalg til softwareløsninger til projektstyring. Teamwork Projects har en moderne, intuitiv brugergrænseflade (UI) og et funktionssæt, der overflader til den enkleste, mest brugervenlige funktionalitet på forhånd. Teamwork Projects er en let mulighed for at holde projekter organiserede og teams på opgaven.
Da Teamwork Projects har så stor funktionalitet ude af boksen, er virksomhederne måske ikke klar over, at der er en række nyttige funktioner og integrationer under overfladen for yderligere at tilpasse og forenkle projektstyringsoplevelsen. De følgende syv tip kan hjælpe dit team med at fokusere på at gennemføre projekter og maksimere produktiviteten på både desktop og mobil.
1. Omfavn skabeloner
For at hjælpe dig med at spare tid på gentagne opgaver og lignende projekter giver Teamwork Projects dig mulighed for at gemme ethvert projekt som en skabelon. Hvis du vil kopiere et projekt og udpege det som en skabelon, skal du klikke på knappen Indstillinger på oversigtssiden for ethvert projekt og vælge "kopiér / flyt dette projekt." Derfra kan du omdøbe projektet som en bestemt type skabelon eller ændre startdato og opdatere individuelle elementer for at omdanne projektets rammer direkte til dit næste projekt.
Du kan også gemme en opgaveliste som en skabelon. I en hvilken som helst opgaveliste i Teamwork Projects kan du klikke på indstillingerne og vælge Skabeloner for at gemme den opgaveliste som en skabelon (sammen med eventuelle noter om listens brugssag). Når du opretter opgaveliste-skabelonen, kan du også angive, om du gerne vil medtage afsluttede opgaver og beslutte, om det skal være en offentlig skabelon eller en privat skabelon, der udelukkende er til din virksomhed. For at føje den opgaveliste til et nyt eller eksisterende projekt skal du vælge Ny opgaveliste og klikke på fanen Avanceret for at se tilgængelige skabeloner.
2. Tag alt
En anden måde Teamwork Projects holder tingene organiseret på er ved at give dig muligheden for at mærke ethvert aspekt af et projekt. Teamwork introducerede for nylig en ny funktion kaldet Task Tags, der er adgang til via et tagikon helt til højre for ethvert projekt på en liste. Dette henter en farvekodet liste over tilgængelige tags inklusive godkendte, afvist, faktureret, til gennemgang eller afventende. Du kan også tilføje tilpassede opgaver, mærke et projekt med flere tags eller flette mærker. Funktionen inkluderer også en administrativ indstilling til at angive, om kun administratorer eller alle teammedlemmer kan oprette tags.
Opgaver er ikke det eneste projektelement Teamwork Projects giver dig mulighed for at tagge. Platformen inkluderer også muligheder for at tagge filer, links, beskeder, milepæle, notesbøger eller projekter i sig selv. Tagging fungerer på samme måde: Du skal blot holde musen over en given fil, milepæl eller projekt, vælge tagikonet og enten vælge et eksisterende tag eller oprette et nyt.
3. Stil lyden
I et særligt travlt projekt, måske et, hvor flere teams samles, og der altid er en masse meddelelser og nye opdateringer, kan brugere muligvis slå meddelelser fra for at declutter deres indbakker. Hvis du vil deaktivere bestemte typer af projektunderretninger, skal du vælge Rediger mine detaljer under din profil, og under Præferencer skal du deaktivere indstillingen for at modtage fuldstændige e-mails med opgaver, statusopdaterings-e-mails, "tilføjet som en efterfølger" -emails osv. Du kan også stille meddelelser til lydløs kun for dig selv på et bestemt projekt ved at gå ind på fanen Personer i projektet og vælge mailikonet ved siden af dit navn. Når det bliver rødt, modtager du ikke længere underretninger om dette projekt.
Teamwork introducerede også en ny funktion sidste år kaldet Filter, som kan hjælpe med at declutter et projekt, en opgave eller en milepæl-instrumentbræt ud over meddelelser. Ved at indtaste et nøgleord i filterlinjen øverst til højre på instrumentbrættet, vil layoutet derefter udfyldes med kun resultater, der indeholder det nøgleord. Filtre kan også søge efter specifikke tags, for at se projekter på en bestemt arbejdsgangstrin eller efter en bestemt bruger for at spore et teammedlems aktuelle arbejdsbyrde og fremskridt. Filterbjælken fungerer også til filer, beskeder og notebooks.
4. Tag genveje
Teamwork Projects inkluderer et antal indbyggede tastaturgenveje for at spare tid på almindelige handlinger. Nogle af de mest nyttige er:
- Redigerer den aktuelle opgave, som musen svæver over.
- Registrerer et tidsstempel på den aktuelle opgave, som musen er over.
- Starter en timer på den aktuelle opgave.
- Vedhæftes filer hurtigt til den opgave, musen er over.
- Opretter hurtigt en påmindelse til opgaven.
- Lukker / annullerer enhver åben dialog.
- Åbner Gantt-diagrammet i projektets opgavefane.
- Fokuserer søgefeltet for øjeblikkelig søgning.
- Åbner menuen "Hurtig tilføjelse" øverst til venstre.
- Åbner menuen "Skift projekt".
- Der er masser af andre genveje i Teamwork Projects-videnbasen.
5. Bliv involveret i Helpdesk
Teamwork Projects integreres med virksomhedens Teamwork Desk helpdesk-løsning, som giver dig mulighed for at tilføje Desk-opgaver til Projekter. For at aktivere integrationen fra Teamwork Desk skal du gå til Indstillinger fra hoveddashboardet. Vælg Tilføj opgave for at vælge et projekt og opgaveliste direkte fra Teamwork Projects; det vises derefter markeret med et Teamwork Desk-ikon. Når de er aktiveret, kan Teamwork-brugere drage fordel af Desk-funktioner såsom Smart Inbox til at omdanne kundespørgsmål til billetter, som derefter kan omdannes til projekter og afsluttes i Teamwork Projects.
6. Udnyt de mobile apps
Et af Teamwork Projects 'hovedudviklingsfokus i de sidste to år har været Android- og iOS-apps. Resultatet er en ret god appoplevelse, der spænder over Teamwork-projekter og nogle funktioner i Teamwork Desk og Teamwork Chat. Android- og iOS-apperne er nyttige til at starte eller logge fremskridt på de vigtigste Teamwork Projects-komponenter, og virksomheden har for nylig implementeret en Quick Add-knap til iOS-appen for at tilføje en opgave, begivenhed, milepæl, skrive en meddelelse, log-tid eller uploade en fil. Du kan også administrere teammedlemmer og status på et projekt og starte en chat direkte i appen med en anden bruger. Når du opretter en opgave, kan du altid hurtigt tildele den til dig selv ved at stryge til højre. Sørg dog for at konfigurere underretninger både i selve appen til specifikke projekter og i din smartphones indstillinger (for at sikre, at du kun modtager de push-meddelelser, du ønsker).
7. Tilslut udvidelser og integrationer
Teamwork har tilføjet en masse nyttige integrationer og udvidelser for at forbedre projektstyringsfunktioner på mobil og gøre tingene enklere på skrivebordet. Den mobile deludvidelse til Teamwork Projects 'Android- og iOS-apps giver brugere mulighed for at dele billeder, PDF-filer eller enhver anden filtype til en Teamwork Projects-konto med en simpel svejse og hurtig upload. Der er også en iPhone-integration kaldet I dag, som giver brugerne mulighed for at styre opgaver eller tid fra fanen I dag på iPhone-låseskærmen.
Brug Google Chrome browserudvidelsen til at tilføje opgaver, oprette projekter, log-tid og flere andre indstillinger direkte fra browseren uden at kræve, at brugeren har Teamwork Projects åben. Tilføj teamwork-projekter til Chrome fra Chrome Web Store for at installere udvidelsen, og efter tilmelding åbner udvidelsen en pop-up-boks for at tilføje et nyt projekt, en opgave osv. Når du opretter en ny vare, giver browseren dig mulighed for at indstille hvilken brugere, typen af meddelelser, og hvor høj prioritet de skal indstille en given opgave. Teamwork tilbyder også en lang liste med andre tredjepartsintegrationer, herunder Xero og Zendesk.
