Bliv organiseret: 7 enkle trin til oprydning af dit Google Drive

Ligesom ethvert andet sted, hvor du opbevarer dine ting, kan Google Drive blive rodet. Du opretter en fil eller to, importerer et par dokumenter fra Gmail, accepterer en delt mappe, og før du ved det, er hele stedet en katastrofe.

Du kan organisere filer på dit Google Drev ved at placere dem i mapper og bruge andre værktøjer, både konceptuelle og faktiske, for at sikre, at du altid kan finde det, du har brug for. Disse tip og råd kan vise dig, hvordan du organiserer filer i Google Drev, og de skal også fungere godt, hvis du bruger Google Drev til arbejde.

1. Indstil din standardvisning

Du kan se filer og mapper i Google Drev en masse forskellige måder. For eksempel kan du vise alt på en liste eller rutenettsvisning samt indstille linjeafstanden til at være komfortabel, hyggelig eller kompakt. Bestem, hvordan du kan se på dit Google Drev ved at lege rundt med indstillingerne, indtil du er lykkelig. Jeg kan godt lide listevisning med behagelig afstand, så det er det, du vil se i de fleste af skærmbillederne her.

Glem ikke den venstre sideskinne. Mange mennesker fokuserer på midten af ​​skærmen, når de ser på Google Drev. Når det drejer sig om organisering af dine mapper og filer, skal du dog sørge for at venstre skinne. Du kan nemt se dine mapper og undermapper og reservere midten af ​​skærmen til indholdet af den mappe, du vælger at se.

2. Opret et skelet af mapper

Opret et skelet af mapper til dig selv ved hjælp af uanset struktur og navn, der fungerer bedst for dig. Hvordan organiserer du dine filer og mapper i andre apps? Hvad kommer der i tankerne, når du tænker på et dokument, du har brug for? Den bedste måde at finde ud af, hvordan du konfigurerer dine mapper, er at besvare disse to spørgsmål.

For mange mennesker er det, der først kommer op i tankerne, indholdet af deres arbejde, så de bruger tematiske navne som f.eks. Projekt X eller skolearbejde til mapper. Personligt holder jeg mig til datoer. Når jeg har brug for at finde en fil, det være sig et stykke skrivning eller et billede, tænker jeg altid på, når jeg oprettede den. Som et resultat bruger jeg datoer kraftigt i min mappe- og filnavnkonventioner. For eksempel har jeg mapper til 2019, 2018, 2017 osv. Jeg bruger også tal, der svarer til år og måneder. For eksempel betyder 1906 året 2019 og den sjette måned eller juni. Når jeg ser på en mappe, der begynder med nogle tal, ved jeg nøjagtigt, hvad de betyder, og det hjælper mig med at finde de filer, jeg har brug for hurtigt.

Jeg har set nogle mennesker online anbefale, at du tilføjer en emoji til dine mappenavne for at give dig flere visuelle signaler. Må ikke! Emoji konverterer ikke altid godt til andre formater, så når du prøver at oprette et delt link til en mappe eller eksportere det, kan billederne ødelægge det.

3. Opret undermapper

Undermapper er et organisatorisk vindfald. Lav dem og brug dem! De hjælper dig med at sortere og klassificere dine filer i mindre og mere specifikke grupper.

Hvis du har oprettet mapper, men sidder fast ved at finde ud af, hvilke undermapper du skal lave, har du måske ikke brug for dem endnu. Du kan også oprette en mappe kaldet DONE eller OLD, så når arbejdet er afsluttet eller en mappe er ubrugt, kan du trække og slippe den derinde.

4. Brug farve

Farver er en fantastisk visuel signal, og Google Drev giver dig mulighed for at tilføje tilpassede farver til dine mapper. Højreklik på en mappe, enten fra sidebjælken eller hovedvinduet, og vælg Skift farve. Vælg derefter den ønskede farve.

Et trick, som jeg bruger, er at gøre mine aktive mapper grønne. Nogle gange har jeg mapper eller undermapper, der sidder i tomgang et stykke tid, men en eller to mapper blandt dem er stadig i brug. Jeg fremhæver de aktive mapper i grønt og forlader de andre grå. På den måde, når jeg vil hoppe lige ind i mit arbejde, har jeg et grønt lys, der leder mig mod den mappe, der indeholder mine værker, der er i gang.

5. Tilføj stjerner til ofte brugte filer og mapper

Med Google Drev kan du føje en stjerne til filer og mapper. Du gør det på samme måde som du tilføjer en farve: højreklik på filen eller mappen og vælg Tilføj til stjerne.

Jeg anbefaler at tilføje en stjerne til ofte anvendte filer. På den måde kan du trække en liste over alle de materialer, du får adgang til regelmæssigt, uanset hvor de er i Drive, ved at klikke på overskriften Stjernemarkeret i venstre skinne.

6. Flyt vigtige 'delte med mig'-filer

Se på overskriften i venstre skinne kaldet Delt med mig. Klik på det, og et rod med filer og mapper kan vises. Du skal ikke bekymre dig for meget om dem. Hvis der er noget vigtigt i den batch af ting, er der tre nyttige ting, du kan gøre med dem:

Tilføj en stjerne. At føje en stjerne til en fil, der er delt med dig, gør det samme som at tilføje en stjerne til en af ​​dine egne filer. Det får det til at vises på listen over stjernemarkeret indhold.

Gem på Drev / flyt til en mappe. En anden mulighed er at tilføje filen til dit Google Drev og lægge den i en mappe. Du kan højreklikke på filen og vælge Flyt til. Naviger derefter i det vindue, der vises, til den mappe, hvor du vil gemme denne fil. En anden mulighed, der gør det samme, er at vælge det element, du vil gemme, og derefter klikke på Google Drev-ikonet øverst til højre på skærmen. Du har derefter en mulighed for at flytte den til den valgte mappe. Uanset hvad opretter du effektivt en genvej til den delte fil fra den nye placering, du vælger. Filen deles stadig med alle og hører stadig til den oprindelige ejer.

Lav en kopi. Hvis du opretter en kopi af en fil, der blev delt med dig, bliver den nye kopi din. Og det er bare det, en kopi. Det er ikke længere forbundet til den delte fil, og de samme mennesker har ikke nødvendigvis tilladelse til at få adgang til den længere.

• Google Drev Google Drev
• 35 Google Drive-tip, du ikke har råd til at gå glip af 35 Google Drive-tip, du ikke har råd til at gå glip af
• Bliv organiseret: Sådan tændes læsemodtagelser i Gmail Bliv organiseret: Sådan tændes læsemodtagelser i Gmail

7. Dump papirkurven

Når du fjerner en fil eller mappe fra Google Drev, går den i papirkurven, og den bliver der, indtil du tager papirkurven. Jo længere du lader papirkurven opbygges, desto mindre sandsynligt er det, at du har total tro på, at alt deri skal ødelægges fuldstændigt, og så hænger du endnu længere på dit papirkurv. Gør dig selv en tjeneste, og tøm papirkurven fra tid til anden. Det vil hjælpe med at holde din Google Drev-lagerplads på et nøjagtigt niveau, og det vil hjælpe din sundhed, når du prøver at bevare en organiseret konto.