Bliv organiseret: 7 nemme tip til endelig at blive papirløse

Hvor mange papirstykker er der på din køkkenbord, spisebord eller et andet sted, hvor de ikke hører hjemme? Hænger du på kvitteringer, hvis du har brug for dem igen? Er der en stak papirer fra dyrlægen, som du opbevarer, hvis du skal huske nøjagtigt, hvad medicinen dit kæledyr tog for tre år siden? Alt det papir sidder der og venter på et tidspunkt, hvor du kan håndtere det, uanset hvad det betyder. (Det betyder at kigge på hver side og derefter skyve dem alle sammen i papirkurven.) Det er tid til at slippe af med papiret og al den skyld, der følger sig sammen med det. Det er tid til at gå papirløs.

Jeg har været papirfri i næsten et årti. Med papirfri mener jeg ikke, at der er nul papirstykker i mit liv. Jeg har stadig brug for mit papir fødselsattest, selvfølgelig, og jeg bruger en lille papir notesbog til en sprogklasse, som jeg tager. For det meste hænger jeg dog ikke på papir. I stedet scanner jeg vigtige dokumenter til en lagringstjeneste og opbevarer digitale noter i en notat-app. Jeg skriver også min to-do-liste og indkøbsliste i min telefon, og fastgør restauranter-anbefalinger til et online kort. Der er mange enkle måder at fjerne papir fra dit liv på.

At gå digitalt er let. Den hårde del er ikke at lade papir begynde at krybe ind igen. Hvis du er klar til at slippe af med det meste af papiret i dit liv, her er hvad du har brug for at vide for at komme i gang og holde det ved.

1) Glem ordlyden

Det lyder muligvis modsætningsfuldt, men det første skridt i at gå papirløs er at glemme alt, hvad der er bagud på papiret, du allerede har samlet, og i stedet fokusere på de nye vaner, du har brug for at gå for at gå papirløst fra nu. Se ikke bagud: Vedtag en fremadgående tilgang.

Du kommer til dine eksisterende bunker med papir en dag - eller ikke. For nu, lad ikke disse papirer holde dig tilbage. At skulle tage sig af en efterslæb kan føles overvældende, og når folk føler sig overvældede, udsætter de det. Så glem det nu. I stedet for, gør en indsats for at sikre, at efterslæbet ikke bliver større.

2) Hent disse fem apps

Der er fem apps eller tjenester, du har brug for for at blive papirløs. De er:

• en opgaveliste-app,
• en scanne-app,
• en online lagringstjeneste, hvor du vil placere dine digitale filer (mere om dette i et øjeblik),
• e-signaturværktøjer (Adobe Acrobat er et godt eksempel) til at underskrive digitale dokumenter uden at udskrive dem, og
• en dokumentleveringstjeneste til afsendelse af officielle dokumenter uden at udskrive dem.

Se mine anbefalinger til hver apptype her.

3) Vælg en opbevaringstjeneste

Lad os grave lidt mere ind på den tredje app, en lagringstjeneste, fordi den er mere kompliceret end de andre. Lagringstjenesten er, hvor du opbevarer digitale versioner af dine papirdokumenter.

Ideelt set ønsker du en lagringstjeneste, der gør dine filer tilgængelige, uanset hvor du er og sikkerhedskopierer dem. En mulighed er at bruge en online lager- og fildelingstjeneste, såsom Dropbox eller Microsoft OneDrive.

En anden mulighed er at bruge en service, der er specielt designet til folk, der vil gå papirløse. Neat og FileThis er to eksempler. De har specielle værktøjer til folk, der går papirløse, såsom muligheden for automatisk at mærke og mærke dokumenttyper, den genkender, f.eks. Afgifter. FileThis har også en "hent" -tjeneste, der automatisk kopierer vigtige dokumenter, den finder på din e-mail-konto.

Uanset hvilken tjeneste du vælger, skal du vælge en og holde sig til den, så du kan placere alle dine digitale dokumenter et sted.

4) Tilmeld dig e-mail-erklæringer og digitale betalinger

Hvis du stadig modtager papirregninger og erklæringer, kan du tilmelde dig at modtage dem via e-mail i stedet hvor du kan. Hvis du stadig sender kontroller regelmæssigt, kan du se, om du i stedet kan skifte til at foretage betalinger online.

Mens forsyningsselskaber og banker har hædret digitale betalinger i årevis, er de sidste holdouts, der ikke altid accepterer dem, udlejere og administrationsselskaber. Hvis du sidder fast i dette forhold, kan du prøve at forklare, at de får deres penge hurtigere og mere pålideligt, når de accepterer digitale betalinger. Selv de mindste virksomheder kan acceptere direkte bankoverførsler uden at der er knyttet lidt eller ingen gebyrer. Når du kan betale alle dine regninger digitalt snarere end med kontroller og konvolutter, kommer du et skridt tættere på at være papirløs.

5) Scan og makulering

Nu er det tid til at begynde at udvikle nye vaner. Scanning og makulering eller genbrug er det, du sandsynligvis gør mest. Jeg foretrækker meget at scanne ved hjælp af en mobilapp, men du kan også bruge en desktop-scanner eller scanningsfunktionen på en multifunktionsprinter.

Lav en regel for dig selv, der går som sådan: Når jeg får et nyt stykke papir, som jeg skal digitalisere, skal jeg bruge min telefon til at scanne det med det samme og derefter placere papiret i genbrugs- eller makuleringshøjlen. Bedre endnu, bortskaffes det direkte i makuleringsmaskinen. Hvorfor vente?

Det er vanskeligt at tvinge dig selv til at følge denne vane. "Jeg har ikke tid til at scanne dette lige nu, " siger du måske. Øv din nye vane ved at scanne et dokument eller to fra din efterslæb, bare for at prøve det. Hvor lang tid tager det? Hvilken app brugte du? Du kan også opleve, at scanning af dokumenter i naturligt lys går mere problemfrit end at gøre det med indendørs belysning. Når du først har fået en fornemmelse af, hvordan du gør det, og hvor lang tid det tager, har du måske en lettere tid at følge igennem.

6) Udvikl andre arbejdsgange

Scanning og makulering er en arbejdsgang. Når du bliver komfortabel med din papirløse livsstil, vil du opdage, at du har brug for flere arbejdsgange til andre situationer.

Her er et eksempel: Når du køber et nyt produkt, kan du tage billeder af brugermanualen, kvitteringen, garantien og serienummeret eller andre relevante oplysninger. Upload disse billeder til din opbevaringstjeneste, og slippe så af med de fremmede papirer.

En anden arbejdsgang, du muligvis oprette, er at gemme en bunke papirer, som du synes, du skal makulere, men ikke er sikker lige nu, og derefter gå gennem dem på en dedikeret dag. Vælg en tid og en dato, uanset om det er hver lørdag eller den første søndag i måneden, og brug den tid til at rydde din stak.

Undertiden kan du måske scanne papirer, mens du også opbevarer originaler, i tilfælde af forsikringscertifikater, husejers dokumenter osv. Ved at digitalisere dem opretter du en sikkerhedskopi og sikrer, at du har adgang til de oplysninger, de indeholder, selvom du ikke kan få dine hænder på originalen.

7) Ikke overdriv det

Der er nogle dokumenter, som du vil stille spørgsmål om, om du vil beholde originaler eller digitalisere og makulere dem. Når du står over for et hårdt opkald, skal du ikke overdrive det. At være papirløs skal gøre dit liv enklere og lettere - ikke mere stressende. Gem originalen i en mappe, trekkspændingsbind eller arkivskab. Ingen vil komme og tage dit Paperless Club-kort væk, hvis du hænger fast på et par papirer.

Medicinske poster er vanskelige, da du kun skal digitalisere og opbevare dem elektronisk, hvis du har et HIPAA-kompatibelt system. Du kan muligvis beslutte at bare glide dem i en mappe eller et harmonikabindemiddel og sile gennem det en gang om året for alt, hvad der er klar til at smide.

Når det er sagt, skal du ikke hænge på eller gider med digitalisering af papirer, der ikke har noget formål. Hvis du er den type person, der flittigt hænger fast på papiret og tror, ​​at du gør den ansvarlige ting, kan det føles skræmmende at makulere og genbruge noget . Men har du nogensinde brug for denne kvittering for en sandwich eller en forklaring på fordelene erklæringer fra for to år siden? Makul dem og lad det gå.