Video: How to Asana: Asana time tracking (Oktober 2024)
Når det kommer til arbejdsgange og produktivitetsværktøjer, blæser Asana andre samarbejdsplatforme ud af vandet. Arbejdsgange er det, som Asana blev lavet til, og dets beherskelse af dem gav det et redigeringsvalg med at nikke sammen med at få PCMag til at bruge det internt som vores valg af arbejdsgang. Hver funktion og designelement føder sig ind i det endelige mål om at integrere og organisere alle aspekter af et projekt eller enhver opgave på en brugers plade til en helt gennemsigtig oplevelse.
Jeg satte mig ned med vores interne Asana-master, hvis ledelse afslørede de skjulte tricks og teknikker til at udføre arbejdsgangsstyringsværktøjet med næsten ubegrænset kraft. Med stor modvilje accepterede han at kalde væk fra sit komplicerede web af krydsindekserede opgaver, delopgaver og vidtrækkende projektkalender for at dele et par nuggets af workflow-visdom. Asana-mesteren valgte at holde sin identitet indhyllet i skygge og bad til formålet med denne artikel, at PCMag kun omtaler ham som Sheev.
1. Omfavne kraften ved krydsindeksering
Krydsindeksering er forskellen mellem brug af Asana og mestring af Asana. Sheev beskrev det som platformens mest værdifulde funktion: muligheden for at krydse indeks til enkeltopgaver i flere projekter, mens hun bruger denne opgave til at vise oplysninger forskelligt for hver bruger eller team afhængigt af hvor det indekseres. Krydsindeksering duplikerer heller ikke en opgave, så at bruge den betyder en enkelt opgave krydsindekseret 10 gange i forskellige projekter snarere end 10 identiske opgaver forskellige steder. For at krydse indeks til en opgave skal du holde musen lige over navnet på opgaven, og der vises en plus-knap. Klik på det, og skriv projektets navn.
På administrationsniveau kan administratorer derefter se et projekt på højt niveau, der indeholder en liste over sammenvævede opgaver og undergaver, der transporterer i henhold til deres workflow-design. Når en opgave er gået, som de har forudset i et afsluttet projekt, kan de se, hvordan den samme opgave kan gøre på tværs af forskellige hold for at få en følelse af produktivitet (og til at beslutte, om den opgave måske skal udføres hurtigere, hvis den tildeles til et andet teammedlem eller delt projekt).
Du kan også krydse indeks-underværker: åbn undermenuen, klik på overløbsknappen i øverste venstre side og vælg Tilføj til projekt. Underopgaven vises i det eller de specificerede projekt eller projekter, men beholder stadig sin plads i sin overordnede opgave. Asana giver dig mulighed for at oprette uendelige antal og niveauer af opgaver og underopgaver, mens du stadig forbliver forbundet til det overordnede arbejdsgangsdesign. Som Sheev forklarede, at tænke på krydsindeksering med hensyn til forældreopgaver, der forgrener sig udad, skaber et design, hvor krydsindeksering af en opgave til forskellige projekter og teams giver denne arbejdsgang et eget liv i din virksomhed.
2. Hold og underretninger
Sheevs næste tidbit af Asana-visdom angår teamorganisering. Han forklarede, hvordan brugere kan udnytte teamsamtaler og konfigurere underretninger til at skabe en organisationskultur omkring arbejdsgange. I fanen Teamkonversationer på Asana-instrumentbrættet siger Sheev, at selvom den @ omtale-baserede basale chat fungerer på samme måde som Slack (også et redaktørvalg for samarbejde), lader Asana dig sende teammeddelelser, der fungerer som tråd- baserede underretninger. Samtaler er ikke knyttet til opgaver, men du kan @mention brugere eller henvise opgaver i dem, som derefter vises som hyperlinks. Asana-beskeder er begrænset af team og er derfor ikke så velegnet til projektspecifik brainstorming som teamfunktionaliteten, du finder i en platform som Basecamp. Men teambaserede tilladelser sørger for, at underretninger med oplysninger om specifikke opgaver kun går til relevante brugere.
Holdmeddelelser er baseret på, hvem der følger en given tråd, der regulerer, hvor meget information der kommer ind. For administratorer kontrollerer de også, hvor meget synlighed du giver andre teammedlemmer til forskellige opgaver. Asana-beskeder vedrører udelukkende samtaler, mens underretninger vedrører opgaver og projekter, men begge vises nu i den nye Asana-indbakke. Opgave- og projekttilladelser kan indstilles som private for dig, private for et specifikt team eller en brugergruppe i et team eller offentligt til et team eller større organisatorisk arbejdsområde.
3. Behandl avanceret søgning som bogmærke
Som med Slack kan alle arkiverede Asana-data søges. Asanas søgefelt viser nyttige standardforslag, herunder søgninger efter opgaver, du har tildelt, og opgaver eller samtaler, du enten har oprettet eller følger. Men den sande kraft kan findes i dens avancerede søgefelter. En Asana-bruger kan indsnævre en søgning efter bestemte nøgleord, det teammedlem, som en opgave eller samtale blev tildelt til, hvilke projekter eller sektioner i organisationen opgaven tilhører, eller endda hvem der måske følger den. Du kan også søge efter forfaldsdato eller om opgaven er komplet eller ufuldstændig eller indsnævre søgningen til vedhæftede filer, hvis du leder efter en bestemt fil. Der er en endnu længere drop-down liste med søgeparametre, herunder undergaver, specifikke tags eller en søgning på tværs af flere projekter.
Sheev forklarer Asanas søgefunktioner som en slags konserveret søgning efter ledere. Enhver søgning kan hurtigt gemmes og vises derefter i managerens venstre navigation under søgninger (som et let tilgængeligt bogmærke for at få adgang til oplysninger om opgave, team, projekt eller fil, som de ved, at de skal bruge igen og igen). Dine søgeresultater vises i det centrale vindue. Klik på stjernen lige til venstre for sidens titel, og den gemmes på din venstre søgelinje. I stedet for at søge efter deres følelser for at huske de samme nøjagtige parametre, næste gang de har brug for de nøjagtige projektdata, er informationen ret i deres instrumentbræt.
4. Ikke tildelte projekter = Mental Organisationsværktøjer
Opgaver kan tildeles i Asana, men projekter kan ikke, selvom du kan begrænse, hvem der ser projekter. Inden du deler det, kan ingen se det projekt, men dig. Sammen med at bruge Asanas kalendervisning til at inkludere forfaldsdatoer for opgaver og projekter foreslår Sheev at lade opgaver ikke tildeles i et privat projekt som et mentalt organisationsværktøj. Du kan for eksempel skrive ned din ønskeliste over alle kommende opgaver, du vil arbejde på for det næste år, og krydsindeksere disse opgaver en efter en til offentlige projekter, når de kommer op i realtid. Det er en måde at holde alle dine opgaver organiseret og dele med andre teams og afdelinger, som du vil, mens du holder styr på alt hvad du arbejder på. På denne måde kan du kontrollere, hvornår en bruger - f.eks. Din manager - finder ud af, om en bestemt opgave, du udfører, snarere end at overbelaste den person med en oversvømmelse af din kommende aktivitet.
5. Hold et "switching Station" -projekt praktisk
Deling mellem teams i Asana kan være udfordrende, så Sheev anbefaler at bruge et offentligt synligt projekt som en tværfaglig opgaveliste for at holde hele arbejdsområdet opdateret om, hvad forskellige teams arbejder på. Da Asana-betegnelser kan blive lidt vanskelige, betyder dette et offentligt projekt i et team, som alle er medlem af. Når projekterne skrider frem, kan administratorer tildele forskellige opgaver på listen til forskellige afdelinger eller brugere. På denne måde ved alle, hvad de er ansvarlige for, og hvilke teams der deler arbejdsbyrden på en given opgave.
6. Skabeloner, sikkerhedskopiering og onboarding
En af Asanas nyeste funktioner er evnen til at klone opgaver på tværs af hold ved at tildele kopier. Ved blot at klikke til højre for en opgave og vælge Tildel kopi, kan Asana-brugere i det væsentlige oprette en skabelon ud af denne opgave uden at bruge duplikatkommandoen. Når du har tildelt en kopi til andre teammedlemmer, tilføjes du automatisk også som en følger med denne opgave, hvilket er en naturlig måde at holde ledere i løkken. Klik på feltet Tildel, og klik derefter på personikonet i boksen lige til højre. Indtast derefter flere navne, og opgaven kopieres og tildeles flere personer.
Brug af selve duplikatkommandoen er dog en god måde at sikkerhedskopiere dine projektdata på. Asana inkluderer en grundlæggende ændringslogg i bunden af en opgave eller et projekt, men for en arbejdsgang, som flere medlemmer eller teams ændrer, er det en god ide at bruge kloningsfunktionen til at oprette en skabelon i et skjult projekt, hvis noget kritisk bliver slettet eller overskrevet. Hver side i Asana har også en tilpasset URL, så det er let at tage den låste skabelon og dele den, hvis du har brug for det. Hvis du manuelt skal kopiere en opgave, skal du klikke på knappen Overflyt i yderste venstre hjørne af en opgave og derefter klikke på duplikat. Du kan vælge de felter, du vil duplikeres i processen.
Skabeloner er også et godt værktøj til onboarding. Oprettelse af en bestilt række skabeloner kan hjælpe med at få en ny medarbejder fanget i, hvordan man bruger platformen, og hvad deres projektbelastning indebærer ved at navigere gennem nøjagtigt, hvordan deres teams arbejdsproces ser ud. Kombineret med den interaktive tour, som Asana tilføjede i sin seneste større udgivelse, fungerer en klonet opgave eller projektliste som en række kuglepunkter til at få nybegynder op til hastighed.
7. Flere opgaver
Sheevs bedste trick til at holde projekter i bevægelse, hvis opgaver eller hold bliver stoppet, er igen at bruge krydsindeksering. Dette gør det muligt for ledere at opdele et projekt i flere stykker, inklusive undergaver, og bevæge ting rundt for at holde et projekt brummende - så flere hold kan arbejde parallelt uden at være bundet til en lineær fremgang.
Asana tager ikke venligt en person, der prøver at tildele en opgave til flere brugere - ud fra den tanke om, at den mindsker ansvarligheden ved at sprede ansvaret. Men Sheev har et trick for at komme omkring dette. Når du ser på et projekt, du vil tildele til mere end en bruger, kan du selv tildele opgaver og derefter kopiere dem med yderligere opgaver eller delopgaver, der er tildelt forskellige teammedlemmer. Det er en teknik, som Asana overvejer at være unaturlig, men det kan hjælpe med at få et stoppet projekt i bevægelse igen ved at tildele arbejdskraft mere effektivt.
